Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отсутствует по невыясненной причине в табеле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ситуаций, когда отсутствие сотрудника на работе признается прогулом. При этом длительным прогулом считают случай, когда работник в течение нескольких дней, месяцев или лет не появляется на рабочем месте и не предоставляет работодателю информацию о причинах своего отсутствия.
Выясняем причину неявки
Трудовой кодекс не обязывает работодателя немедленно приступать к поиску сотрудника. Но если пропавший – человек ответственный, хорошо себя зарекомендовал и живет один, рекомендуем позвонить, а при отсутствии результата – съездить к нему домой, поскольку сотруднику, возможно, нужна срочная помощь.
Если сотрудник несколько дней не выходит на работу, поиски следует активизировать. Несколько раз позвоните на мобильный или домашний телефон – велика вероятность, что сам сотрудник или его близкие смогут прояснить ситуацию. Результаты звонков изложите в докладной записке на имя руководителя организации.
При приеме на работу с согласия сотрудника получите у него все возможные адреса и телефоны, по которым можно связаться с ним или родственниками. При необходимости эта информация облегчит поиск.
Работодатель обязан запросить у сотрудника объяснения о причинах отсутствия в письменном виде (). Телефонный разговор, даже записанный на диктофон, не может служить достаточным основанием для увольнения. Однако он будет дополнительным доказательством вашей правоты. Запрос о предоставлении объяснений нужно направить отсутствующему работнику на все известные адреса, где он может находиться. Например, по месту постоянной регистрации и на съемную квартиру. Рекомендуем отправить данный запрос заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если нет уверенности, что сотрудник отсутствует без уважительных причин, рекомендуем периодически звонить ему при свидетелях и составлять акты о результатах переговоров. Не ограничивайтесь одним письмом. Периодически (например, раз в месяц) отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении с требованием объяснить причины неявки. Запрос объяснений также можно выслать письмом с объявленной ценностью, с уведомлением о вручении и описью вложения, указав в ней, какой именно документ отправлен работнику.
Если письмо, отправленное работнику, вернулось обратно в связи с истечением срока хранения, нельзя дать однозначный ответ на вопрос, как действовать кадровику. Сотрудник может находиться в больнице, тогда его увольнение будет незаконным.
Проектировщик Василий С. еще в апреле 2014 года стал жаловаться на плохое самочувствие и вскоре перестал выходить на работу. Связаться с ним не удалось, но от общих знакомых сослуживцы узнали, что он в больнице. Мобильный телефон проектировщика был выключен, на звонки домой родственники отвечали, что Василий не может разговаривать. Регулярные просьбы кадровика передать листок нетрудоспособности оставались без ответа, письма возвращались назад в связи с истечением срока хранения. Спустя несколько месяцев проектировщик обратился к работодателю с просьбой оказать материальную помощь на приобретение дорогостоящих лекарств. Факт обращения был зафиксирован в акте. При передаче денег Василия попросили сдать больничный, напомнив, что по нему положены выплаты. Несмотря на то что работник так и не представил листки нетрудоспособности, уволить его за прогул нельзя, и уже второй год в табеле учета рабочего времени Василию ставится код «НН».
Если уведомление о вручении письма, которым были запрошены объяснения, вернулось к работодателю с отметкой «вручено лично», но сотрудник на связь не вышел, составьте соответствующий акт. После этого работника можно увольнять за прогул (). Аналогично следует поступить, если письмо вернулось в связи с отказом адресата от получения. Помните, что увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием и может применяться не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка ().
Но может сложиться ситуация, когда сотрудник злоупотребляет правом и таким образом демонстрирует отказ от дачи объяснений. Это не является препятствием для увольнения (ч. вторая ст. 193 ТК РФ, ).
В случае если длительное время не удается связаться ни с пропавшим сотрудником, ни с его родственниками, можно обратиться в полицию и объявить работника в розыск. Отказ в приеме заявления не допускается ( , Инструкции, утвержденной , Инструкции, утвержденной ).
Учтите, что, подав заявление в полицию, вы лишаетесь возможности уволить пропавшего работника за прогул до тех пор, пока он не будет найден. Не исключено, что спустя установленный законом срок пропавший работник будет признан судом умершим или безвестно отсутствующим, тогда вы уволите его по части первой статьи 83 Трудового кодекса.
П онятие длительного прогула законодательно не закреплено. В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) дано определение прогула, но оно не имеет привязки к его длительности по дням, неделям или месяцам.
Если работник отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности либо хотя бы более 4 часов подряд, то это уже считается прогулом. Причем не важно, было такое отсутствие в начале, середине либо в конце рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Поскольку прогул относится к грубым нарушениям работником трудовых обязанностей, за которые предусмотрено максимально строгое дисциплинарное взыскание – увольнение (ст. 192 ТК РФ), автор полагает, что необходимость в законодательном закреплении понятия длительного прогула отпадает. Так как даже при отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение 1 рабочего дня (не говоря о неделе, месяце или более) уже может быть применена строгая мера дисциплинарного взыскания – увольнение (расторжение трудового договора по инициативе работодателя на основании подпункта «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ).
Для простоты ориентирования в интересующем нас вопросе разделим прогулы на две условные категории:
- классические , обозначенные в ст. 81 ТК РФ, т.е. кратковременные, и
- длительные .
Регистрация прогула сотрудника
Регистрация прогула сотрудника производится с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), раздел Кадры — Все отсутствия сотрудников или раздел Зарплата — Все начисления.
По кнопке Создать следует выбрать вид документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
В поле Месяц выбирается месяц, в котором регистрируется прогул (по умолчанию — текущий месяц).
По умолчанию в поле Организация указывается организация, установленная в настройках пользователя.
Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник.
В полях:
- Дата — указывается дата регистрации документа в информационной базе;
- Сотрудник — выбирается сотрудник, по которому регистрируется прогул.
В разделе Причина отсутствия устанавливается переключатель в положение:
- Болезнь (больничный еще не закрыт) — если известна причина невыхода сотрудника (он болеет, но больничный пока «открыт»);
- Отсутствие по невыясненным причинам — если неизвестна причина отсутствия сотрудника;
- Прогул — если сотрудник отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины в течение рабочего дня (смены), как в нашем примере.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Как зафиксировать прогул и как можно наказать за него
Начнем с того, что прогул — это грубое нарушение работником трудовых обязанностей. Поэтому уволить можно даже того, кто прогулял работу один разподп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Этим прогул отличается от менее «тяжких» нарушений, например опозданий на работу.
Хотя и в случае прогула к работнику могут быть применены более мягкие санкции, чем увольнение, — замечание и выговорст. 192 ТК РФ.
Независимо от того, какую меру наказания вы выберете, необходимо:
- зафиксировать факт отсутствия работника на работе;
- выяснить причину такого отсутствия.
Отображение в табеле учета времени отсутствие работника на рабочем месте в течении нескольких часов
Если работник отпрашивается с работы (работает по пятидневной рабочей неделе) на 2-3 часа по уважительной причине (например на прием к врачу), то как эта ситуация отражается в табеле учета рабочего времени и нужно ли это подтверждать приказом (организация применяет табель формы 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н)?
В силу части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
В рассматриваемой ситуации для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется табель формы 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее – Приказ N 173н). Согласно Методическим указаниям по применению форм первичных учетных документов, утвержденным этим же приказом, в табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней – условные обозначения отклонений. В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяются общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51).
Предположим, продолжительность рабочего дня сотрудника составляет 8 часов. В один из дней работник отсутствовал на рабочем месте 2 или 3 часа (посещение врача). Отсутствие работника на работе в рабочее время будет являться отклонением, фиксируемым в табеле, следовательно, в день отсутствия в верхней половине строки проставляется, соответственно, 2 или 3, а в нижней половине строки следует указать код «А» (неявка с разрешения администрации). В конце месяца в графу 35 табеля вносится общее количество часов неявок.
Законодательство не обязывает работодателя издавать какой-либо приказ в ситуации, когда работник с ведома работодателя отсутствует на рабочем месте. В то же время работодатель вправе издать соответствующий приказ в произвольной форме.
Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Наумчик Иван
Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ Сутулин Павел
19 марта 2020 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Как сделать отметку о прогуле в табеле учета рабочего времени?
При этом такой отказ также нужно зафиксировать . Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика (см., например, ).
Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: , , оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
При этом важно соблюсти . Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в .
Подробности в материалах Системы Кадры: Прогулом признается отсутствие сотрудника на без уважительных причин: Такое отсутствие является грубым нарушением трудовых обязанностей, трудовой дисциплины, условий трудового договора и т.
п. Поэтому даже за однократный случай прогула сотрудника при можно уволить. Об этом сказано в пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году
В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.
Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.
| Код | |
| буквенный | цифровой |
| Продолжительность работы в дневное время | Я |
| Продолжительность работы в ночное время | Н |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ |
| Продолжительность сверхурочной работы | С |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ |
| Служебная командировка | К |
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | ДО |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству | Б |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе | ПВ |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС |
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ |
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН |
| Время простоя по вине работодателя | РП |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП |
| Время простоя по вине работника | ВП |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ |
Вовремя изменяйте данные
Пока не была определена причина неявки работника на свое место, не помечайте табель кодировкой «ПР» или «24». Предварительно стоит убедиться в том, что положительных оправдывающих факторов нет на все дни. В начале стоит потребовать от сотрудника объяснительную, затем начальник может составить указ о назначении взыскания. Хотя работник не оспорит расторжение по факту прогула, если работодатель сразу вместо «НН» оставит пометку «ПР». В суде важна доказательная база (неявка), а не этот момент оформления.
Когда факт прогула станет неоспоримым, напишите корректировочный документ для этого человека. Это дополнительный документ, оформленный с кодом «НН». Он составляется на текущий день, но на все время прогулов. В этом табеле кодировка «ПР» будет правильной». Если на какие-либо дни сотрудник сможет принести документы, оправдывающие прогул, то стоит внести эти данные в документ учета под нужными кодами. Например, можно оставить пометки «Б» или «Т», если причиной неявки стала нетрудоспособность.
Нельзя вносить корректировки в табель, который уже был учтен бухгалтерией. Первая причины – документ будет нечитабельным из-за большого числа исправлений. Начальнику понадобится зачеркнуть пометки, поставить новые, указать дату корректировок и заверить их. Также на момент заполнения табель соответствовал реальной ситуации. И он явно продемонстрирует, что человек не находился на своем рабочем месте. Последняя причина – для бухгалтерии нет разницы между обозначениями «НН» или «ПР». Им важно только то, что работник не имеет право получить деньги за эти часы. Получится, что с расчетами все будет верно.
Отражение в табеле отсутствия работника на рабочем месте
Работник в свои рабочие дни (9 и 10 декабря) отсутствовал на рабочем месте более 4-х часов. Комиссионно составлены в эти дни два акта об отсутствии на рабочем месте работника более 4-х часов. Правильны ли действия- ознакомили работника с актами о нарушении трудовой дисциплины под роспись.
Дали ему срок 2 (два) рабочих дня для дачи письменного объяснения и если он не предъявит соответствующих оправдательных документов, выносим приказ об увольнении. При этом дисциплинарное взыскание было ему вынесено ранее (замечание), которое не снято.
Как эти дни(часы) отражаются в табеле учета рабочего времени
Да, вы все делаете верно.
При отсутствии сотрудника на рабочем месте по неизвестной причине Вы составили акт об отсутствии на рабочем месте за подписью двух и более свидетелей, потребовали с него письменное объяснение причин неявки. Если сотрудник по истечении двух дней не дал объяснение, составьте акт отказа от объяснения за подписью двух и более лиц. После этого издайте приказ об увольнении.
В табеле учета рабочего времени (ф. 0504421) до выяснения причин отсутствия поставьте буквенное обозначение «НН». После выяснения причин отсутствия сделайте «корректирующий» табель. В корректирующем табеле вместо «НН» укажите «П». Из методических рекомендаций следует, что способ заполнения Табеля (ф.
0504421) учреждение должно выбрать самостоятельно и закрепить его в учетной политике. Исходя из этого, вы можете отражать в табеле, как часы фактической работы, так и часы неявок, либо и то, и другое. Например, если вы указываете и явки и неявки сотрудника, то в нижней строке нужно сделать запись: Ф/4 НН/4 или Ф/4 П/4.
Если вы регистрируете только неявки, то в табеле укажите: в верхней строке – время, а в нижней строке – буквенное обозначение.
- Обоснование
- Из рекомендации
- Как оформить увольнение за прогул
- Что такое прогул
- Что считается прогулом
- Прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин:
- в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности;
- более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Это грубое нарушение трудовых обязанностей (трудовой дисциплины, условий трудового договора и т. п.). За такой проступок (даже за однократный случай прогула) сотрудника можно уволить.
Об этом сказано в подпункте «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Данная норма законодательства является одним из способов защиты нарушенных прав работодателя и полностью соответствует Конституции РФ (определения Конституционного суда РФ от 19 июня 2012 № 1078-О, от 19 февраля 2009 № 75-О-О и от 17 октября 2006 № 381-О).
Не является прогулом использование дней отдыха, если работодатель отказался их предоставить, хотя был обязан. Об этом сказано в пункте 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 № 2.
Кроме того, к прогулу приравниваются следующие ситуации:
сотрудник заблаговременно не предупредил работодателя о досрочном расторжении договора, об увольнении по собственному желанию (ст. 280, ч. 1 ст. 292, ч. 1 ст. 296, ч. 1 ст. 80 ТК РФ);
- сотрудник самовольно использовал дни отгула;
- сотрудник самовольно ушел в отпуск (основной, дополнительный).
- Ситуация: какие причины отсутствия сотрудника на работе считаются уважительными
Перечня уважительных причин отсутствия на работе трудовым законодательством не установлено. Признавать ли причину отсутствия на работе уважительной в каждом конкретном случае решает руководитель.
Предусмотреть все жизненные ситуации невозможно. Поэтому такой вопрос должен решить руководитель организации в каждой конкретной ситуации с учетом объяснений, которые дал сотрудник (ст. 193 ТК РФ).
На практике уважительными причинами можно признать сбои в работе общественного транспорта, вызов в правоохранительные органы и суд, болезнь сотрудника, прохождение медосмотра, пожары, невозможность явиться на работу из-за стихийного бедствия и т. п.
Важно
При этом получение от сотрудника письменного объяснения с указанием уважительной причины прогула нельзя признать достаточным оправданием его отсутствия на работе.
Сотрудник должен не только назвать причины прогула, но и документально подтвердить их уважительность, например, справками из соответствующих предприятий, повестками, актами, больничными листками и т. п.
Такой позиции придерживается Роструд в письме от 31 октября 2008 № 5916-ТЗ.
Следует отметить, что суд может признать увольнение сотрудника за однократный прогул несоразмерным совершенному проступку вне зависимости от уважительности причины его отсутствия на работе.
При этом могут быть учтены такие обстоятельства дела, как невозможность своевременного возвращения сотрудника из отпуска из-за отсутствия билетов, договоренность с генеральным директором (см.
, например, определение Верховного суда РФ от 30 марта 2012 № 69-В12-1).
- Документальное оформление
- Как документально оформить увольнение за прогул
- Факт прогула нужно подтвердить документально. В связи с этим можно:
- сделать соответствующую отметку в табеле;
- составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
- направить сотруднику уведомление с просьбой явиться на работу.
- Табель учета рабочего времени
- Факт отсутствия сотрудника на работе зафиксируйте в табеле учета рабочего времени.
- Как отметить в табеле отсутствие сотрудника на рабочем месте по неизвестной пока причине
Если причина отсутствия сотрудника на рабочем месте неизвестна, в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) поставьте буквенный код «НН».
Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. Для этого ответственный сотрудник составляет корректирующий табель (ф. 0504421).
При этом в строке «Вид табеля» нужно указать значение «корректирующий», а в реквизите «Номер корректировки» – номер корректирующего табеля начиная с «1».
В корректирующем табеле вместо кода «НН» поставьте код «Б» – временная нетрудоспособность (болезнь) или «П» – прогулы.
Такой порядок следует из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н. Условные обозначения явок и неявок приведены там же.
- Акт об отсутствии на рабочем месте
- Как составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте
- Составьте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте за подписью двух и более свидетелей.
Если у отсутствующего сотрудника есть непосредственный руководитель, он может вместо акта (или наряду с актом) написать докладную записку на имя руководителя организации.
В ней он должен сообщить, что подчиненный не явился на работу, и перечислить меры, которые принимались, чтобы его найти (звонки по домашнему телефону, служебная проверка и т. п.).
В акте и докладной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.
Уведомление сотрудника
Что делать в случае длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте
Совет
В случае длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте направьте на его домашний адрес письмо-уведомление. В уведомлении попросите его явиться на работу и объяснить причины отсутствия. Письмо должно быть заказным с уведомлением о вручении. Оформить его нужно на бланке для писем организации.
В письме укажите срок, в течение которого сотрудник должен будет ответить (двух недель достаточно). После того как вернется почтовое уведомление, нужно подождать ответа.
Если в течение указанного срока ответ не придет, а сотрудник так и не появится, составьте акт об отсутствии объяснений за подписью двух и более свидетелей.
- Письменное объяснение сотрудника
- Нужно ли от сотрудника требовать письменное объяснение причин отсутствия на работе
- Как только сотрудник появится на работе, необходимо потребовать у него письменное объяснение причин отсутствия.
Увольнение за прогул одновременно является мерой дисциплинарного взыскания. Поэтому проводить его нужно по правилам статьи 193 Трудового кодекса РФ.
По истечении двух рабочих дней сотрудник не дал объяснения, составьте об этом акт в присутствии двух и более свидетелей.
Такой порядок предусмотрен в частях 1 и 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 31 октября 2007 № 4415-6.
- Приказ об увольнении
- Когда все доказательства прогула сотрудника будут собраны, оформите приказ об увольнении.
- При составлении приказа организации госсектора могут по собственному выбору:
- использовать унифицированную форму № Т-8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1;
- применять самостоятельно разработанную форму.
Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.
- В течение трех рабочих дней после утверждения приказа с ним нужно ознакомить сотрудника под роспись.
- Об этом сказано в части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ и письме Роструда от 31 октября 2007 № 4415-6.
- Что делать, если сотрудник не подписывает приказ об увольнении за прогул
Если сотрудник отказывается подписать приказ об увольнении, составьте акт об отказе в произвольной форме. Об этом сказано в части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ и письме Роструда от 31 октября 2007 № 4415-6.
После издания приказа внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника: «Уволен в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Закройте личную карточку сотрудника.
Помните, что увольнение нужно провести не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула (без учета времени отсутствия сотрудника) (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.
Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное служебное задание, а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.
Однако и неявкой данное время считать также нельзя согласно нормам статьи 166 Трудового кодекса РФ.
Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.
Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.
Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?
Документальное оформление прогула работника
Итак, мы разобрались, в каких случаях отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом и как его доказать. А как оформить прогул работника и его последствия документально?
Окончательное решение о наказании работника за прогул принимает сам работодатель. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:
- Увольнения. При увольнении за прогул не нужно составлять 2 приказа — о наложении дисциплинарного взыскания и расторжении трудового договора. Достаточно приказа о расторжении трудового договора. В качестве основания для такого приказа указываются докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени, то есть документы, которые доказывают факт прогула и обосновывают увольнение.
- Дисциплинарного взыскания. Оно оформляется приказом руководителя учреждения. Этот приказ не имеет унифицированной формы, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец приказа. За основу можно взять унифицированные формы других приказов, чтобы не забыть указать в документе все необходимые реквизиты. К примеру, приказ по форме Т-6 о предоставлении сотруднику отпуска.
приказа по форме Т-6 вы можете на нашем сайте .
В таком приказе необходимо отразить следующие моменты:
- факт нарушения работником трудовой дисциплины, то есть самого прогула, с указанием его даты;
- документы, которые доказывают факт прогула работника (докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени);
- вид наказания (последствия нарушения): выговор, замечание, лишение очередной премии и т. д.
На нашем сайте вы можете бланка приказа о дисциплинарном взыскании. См. статью «Приказ о дисциплинарном взыскании – образец и бланк».
Алгоритм увольнения за прогул
Шаг 1. Выявите факт отсутствия работника. Точных рекомендаций на этот счет закон не дает. Обнаружить, что работник отсутствует, может любой сотрудник предприятия: табельщик, непосредственный руководитель, коллега. Если сведений о месте нахождения работника или о причинах отсутствия нет, любой из названных сотрудников письменно ставит в известность руководство предприятия.
Документы: докладная записка; табель учета рабочего времени (с отметкой «НН» — отсутствие по невыясненным причинам).
Шаг 2. Составьте акт об отсутствии работника на рабочем месте. Здесь важно корректно зафиксировать период отсутствия. Акт составляется в тот же день, когда выявлено отсутствие работника, иначе суд не признает достоверность доказательства. В акте зафиксируйте: факт отсутствия, время отсутствия, время составления акта, заручитесь подписями не менее 3-х человек из тех работников, которые находятся вблизи рабочего места и имеют возможность наблюдать за местом отсутствующего. Учтите, если сотрудник отсутствует более суток, то акты необходимо составлять ежедневно.
Шаг 3. Потребуйте от работника объяснений. Сделать это можно и устно, если сотрудник сразу предоставил объяснение. В противном случае, требование составьте в письменной форме и вручите его работнику под личную подпись. Если работник отказывается от получения требования, составьте акт об отказе в свободной форме с подписями не менее трех сотрудников компании, которые засвидетельствуют факт отказа.
Если сотрудник не появляется на рабочем месте в течение длительного периода, отправьте ему требование почтой с уведомлением о вручении, на котором обязательно должна быть проставлена дата получения документа работником.
Документы: требование о предоставлении письменного объяснения; акт об отказе от получения требования.
Шаг 4. Получить объяснения работника или зафиксировать отказ от объяснений. После передачи требования о предоставлении письменного объяснения у работника есть два дня, чтобы объяснить свое отсутствие. Отсчет дней начинается со следующего за днем передачи требования дня. В этот же срок работник может предъявить доказательства уважительных причин отсутствия. Объяснение оформляется в письменной форме. Если через два дня работник не объяснится, то нужно составить акт об отказе предоставить объяснения. Акт заверяется подписью не менее чем трех сотрудников.
Документы: объяснение сотрудника (объяснительная записка); акт об отказе предоставить объяснения.
Шаг 5. Служебное расследование. Используется, когда неизвестно, была ли причина отсутствия уважительной, или когда сотрудник не выходит на связь. Если не понятно, есть ли вина сотрудника, то лучше создать комиссию для проведения расследования. Комиссия составит акт служебного расследования, в нем указываются обстоятельства, которые удалось выяснить.
Документы: приказ о создании комиссии для проведения служебного расследовании, акт служебного расследования.
Шаг 6.Принятие решения о мере ответственности. Увольнение выступает как мера дисциплинарной ответственности, но работодатель вовсе не обязан уволить такого сотрудника. Можно применить иные меры дисциплинарного взыскания – замечание или выговор. Любое решение работодатель принимает самостоятельно.
Документы: представление о привлечении к ответственности.
Шаг 7.Увольнение. По общему правилу дисциплинарное взыскание может применяться работодателем не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Нарушение этих сроков дает основания для признания увольнения незаконным.
Отметим, что ответственность за несовпадение последнего рабочего дня с днем прекращения трудового договора законодательством не предусмотрена. Последним днем действия трудового договора считается день, предшествующий первому дню прогула, именно он является последним днем работы сотрудника.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Как это оформить в 1С ЗУП?
Для начала, давайте разберемся, а какие виды отсутствий сотрудников на рабочем месте заложены в программе для зарплаты и кадров предприятия? Условно, если не брать в расчёт отпуска, командировки, выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и прочих подобных, то документы именно для регистрации отсутствий работников, можно поделить на два вида:
- Документ, где регистрируется факт отсутствия на рабочем месте, но это время оплачивается работнику с сохранением среднего заработка. Таковым в программе является документ «Отсутствие с сохранением заработной платы».
- Документ, где мы регистрируем факт неявки по невыясненным причинам. Т.е. это может быть звонок от работника с информированием о его болезни, но больничного листа или справки от врача у него пока нет.
Или необходимо отразить невыходы, которые уже являются подтверждёнными фактами нарушения трудовой дисциплины. К примеру, был зафиксирован факт прогула. Для этого, в 1С ЗУП используется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
Перед тем как создать эти документы в базе, необходимо проверить настройки системы, которые понадобятся нам для процесса регистрации невыходов работников.