Порядок ведения кассовых операций в 2024 году и кассовая дисциплина подотчетные суммы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций в 2024 году и кассовая дисциплина подотчетные суммы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Чем регулируется подотчет

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Положение о кассовых операциях

Правила обращения с наличностью можно вынести в отдельный локальный нормативный акт – внутреннее положение о ведении кассовых операций. В документе, помимо порядка проведения кассовых операций, необходимо также прописать следующее:

• кто будет оформлять кассовые документы;
• лицо, ответственное за соблюдение требований и контроля над ежедневным остатком в кассе;
• составляются ли кассовые ордера на каждую операцию или только в конце смены на основании фискальных документов;
• порядок обеспечения сохранности наличных в кассе;
• периодичность проведения инвентаризации кассы;
• порядок ведения кассовых операций с обособленными подразделениями и другие вопросы.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины?

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

• От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

• От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также, согласно статье 14.5 КоАП РФ, предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

• для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

• для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Важные изменения законодательства

Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:

• поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
• ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
• изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций
Отменено/изменено	Суть изменений в правилах ведения операций с наличными
П. 5.2 утратил силу	П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54
П. 5.1 изменен	П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты
П. 6.1 изменен	П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе
П. 6.2 изменен	П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись
П. 6.3 изменен	П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)
П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу	П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету

Как видим, кассовая дисциплина с принятием последней редакции указания 3210-У значительно изменилась.

Выполнение наличных расчётов

Использование денег при расчёте с поставщиками, подрядчиками допускается законом при выполнении условия, что сумма сделки не превышает определённую величину. В рамках одной сделки предел суммы составляет 100 000 рублей. Ограничение действует, если обе стороны являются юридическими лицами. Если хотя бы одно является физическим лицом, кассовая дисциплина для ООО ограничения не предусматривает.

Выдача зарплаты, командировочных, подотчётных сумм ограничения не имеет. Только в случаях. когда физическое лицо выполняет действия от имени предприятия, на которые выдана доверенность.

Есть траты, где запрещается использовать наличные финансовые средства. Это платежи за арендуемое помещение, выплаты держателям акций (дивиденды), процентов по кредиту.

Нарушения кассовой дисциплины и сроки давности для предъявления штрафных санкций

Ответственность за нарушение ведения операций с ККТ является административной и регулируется Кодексом об АП (статья 4), штрафные санкции предъявляются согласно закону № 290-ФЗ с 2016 года.

Если нарушение кассовой дисциплины не относится к применению ККТ, то срок для предъявления штрафных санкций – 2 месяца.

Если проверяющие установят случай неприменения ККТ в течение последнего года (срок для привлечения за нарушения с ККТ – 1 год), то:

• должностное лицо должно будет уплатить штраф в размере до 50 % от выявленной суммы и не менее 10 тыс. р.;
• юридическое лицо – до 100 % суммы выявленного нарушения и не менее 30 тыс. р.

Если такие нарушения носит систематический характер, срок для предъявления будет считаться от даты установления его проверяющими.

При вторичном выявлении фактов неприменения контрольно-кассовой техники, когда сумма расчетов, установленных с нарушениями, превысит 1 млн р., может быть приостановлена деятельность фирмы или ИП на срок до 90 дней, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет.

Если установлены нарушения лимитов расчета наличными как плательщиками, так и получателями, КоАПом предусмотрены штрафы:

• до 5 тыс. р. – для ИП и должностных лиц;
• до 50 тыс. р. – для юридических лиц.

Если выявляются другие нарушения, когда используется ККТ, не соответствующая требованиям законодательных актов как в техническом плане, так и по нормам регистрации аппаратуры, то:

• должностное лицо наказывается предупреждением или штрафом до 3 тыс. р.;
• юридическое лицо – предупреждением или штрафом до 10 тыс. р.

Порядок проверки кассовой дисциплины

Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.

На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:

• паспорт на кассу;
• карточка регистрации;
• КМ-1, 4, 8;
• КО-1, 2, 4;
• авансовый отчет;
• книга учета расходов/доходов;
• оборот по счету;
• документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
• иные первичные документы.

По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.

Новое и изменения в правилах ведения кассы и работы с наличными с 2021 года

По общему правилу кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным уполномоченным на это работником.

Если ранее юридическое лицо и индивидуальный предприниматель могли вести кассовые операции с применением программно-технических средств, теперь им предоставлена возможность применять автоматические устройства, функционирующие в автоматическом режиме без участия работника (автоматическое устройство). Таким образом, роль кассира перестает быть главной.

При этом автоматические устройства, конструкция которых пре­дусматривает прием и (или) выдачу банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, указанных в абз. 14 – 19 п. 1.1 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П.

В соответствии с действующим порядком обособленные подразделения ведут кассовую книгу 0310004 и передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления им бухгалтерской (финансовой) отчетности. Эта норма действует и далее без изменений. Но теперь в случае, если обособленное подразделение не осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает наличные в кассу юридического лица, ему разрешается не вести кассовую книгу.

Отдельные изменения внесены в общий порядок приема и выдачи наличных денег кассиром.

Учет денег в кассе и правила ведения кассовых операций

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.

Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.

Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.

Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.

При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:

• все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
• приказ об утверждении кассового лимита;
• бухгалтерские регистры;
• авансовые отчеты;
• книги (журналы) по учету БСО.

За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:

1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.

В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:

• превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
• отражение поступившей выручки в неполном объеме;
• невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
• применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
• несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
• необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.

Если в результате проведенной проверки инспекторы выявят нарушения, могут быть предъявлены штрафы согласно следующим статьям административного законодательства:

Кассовая дисциплина
п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ	4 000 – 5 000 руб. для должностного лица (ИП)
40 000 – 50 000 руб. для юр. лиц
Неприменение ККТ
п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ	25 – 50% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 10 000 руб. – для должностного лица (ИП)
75-100% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 30 000 руб. – для юр. лиц
Неприменение ККТ повторно, при сумме продаж без применения ККТ свыше 1 млн. руб.
п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ	1 – 2 года дисквалификации ответственного лица
до 90 суток – приостановление работы юр. лица (ИП)
Применение ККТ, не соответствующей требованиям
п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ	предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица
Непредставление документов по требованию налоговых органов
п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ	предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица
Невыдача бумажного чека (отказ в передаче чека в электронном виде)
п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ	предупреждение или штраф 2 000 руб. для должностного лица (ИП)
предупреждение или штраф 10 000 руб. для юр. лица

Следует отметить, что привлечь к административной ответственности налогоплательщика возможно в течение двух месяцев с момента совершения нарушения.

И при однократном нарушении кассовой дисциплины субъект может избежать штрафов. Но такой факт неизбежно привлечет внимание налоговых органов и при обнаружении дополнительных недочетов в работе субъекта может спровоцировать проведение выездной проверки.

Упрощенный порядок кассовой дисциплины

Под этим понятием имеют в виду возможность отказаться от установления лимита кассы предпринимателями и малыми предприятиями, а также возможность, которую с июня 2014 года получили только ИП – не оформлять документально кассовые операции.

Но хотя такое право есть, но на деле воспользоваться им не всегда будет возможно. Однозначно такая возможность есть только у ИП без работников (или выплачивающих зарплату работникам в безналичном порядке), которые, к тому же, не принимают ни от кого наличные деньги. Почему? Дело в том, что Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У содержит противоречивые нормы:

• Пункт 4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее — кассовые документы). Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
• Пункт 5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее — работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.
• Пункт 6. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

В пунктах 5 и 6 нет обычной оговорки (за исключением…) и получается, что требования распространяются на ИП в том числе. Учитывая, как часто могут менять свою точку зрения Минфин и ФНС по одному и тому же вопросу, можно предположить, что эти положения несут в себе риски налоговых споров. Поэтому пока по этим вопросам нет официальных комментариев, безопаснее кассовые документы вести.

Вторая причина, по которой ИП должны продолжать вести кассовые документы, в том, что заполнение книги учета доходов и расходов на всех режимах, (кроме ЕНВД 2021, при котором КУДиР не ведут) производится на базе первичных документов. Такими документами, подтверждающими приход и расход наличных денег, являются как раз ордера по форме 0310001 и 0310002. Исходя из этого, ИП, ведущие КУДиР, не могут вообще отказаться от ведения кассовых документов, т.к. у них не будет оснований для внесения записей в книгу учета.

Ответственность за нарушения кассовой дисциплины

Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:

• превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
• наличность не была оприходована;
• хранение наличных денег вне сейфа;
• наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
• трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.

В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.

Нарушение	Наказание для ИП	Наказание для юрлица
Отсутствие ККТ	25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р.	От 75 до 100%
Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю	2000 рублей	10 000 рублей
Онлайн-касса не соответствует требованиям	От 1500 до 3000 рублей	От 5000 до 10 000 рублей

Похожие записи:

• Можно ли вернуть деньги за патент?
• Штраф за пересечение двойной сплошной в 2023 году
• Как определяется подсудность дел о взыскании алиментов?