Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о порядке работы с конфиденциальной информацией в учреждении.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выделяют сведения о субъектах, сохраняемые в бумажном и электронном виде. Каждый вариант есть свои плюсы, минусы и особенности. Нередко информация дублируется для эффективного выполнения рабочих задач и в целях безопасности.
Проведя работу над ошибками, команда поняла, что правильнее будет все же дублировать инфраструктуру в защищенной зоне и скопировать лишь файлы с данными. Было принято решение не требовать от заказчика доплаты за дополнительные серверные мощности, которые пришлось развернуть для завершения миграции.
В результате, когда кластеры в защищенной зоне были полностью продублированы, миграция прошла без проблем.
Далее требовалось лишь разделить сети защищенной и незащищенной зон. Здесь обошлось несколькими незначительными перебоями в работе. Этап тестирования всей системы в защищенной зоне без какой-либо защиты удалось запустить в штатном режиме. Собрав положительную статистику работы системы в таком режиме, мы перешли к последнему этапу: запуску систем защиты и ограничению доступа.
Какой должна быть система хранения персональных данных
Основная нагрузка по работе с ПДн ложится на плечи кадрового департамента, поэтому его работники должны иметь точное представление о том, что и как делать для предупреждения несанкционированного доступа. Законодательной базой является Конституция, ФЗ-152, ФЗ-149, Трудовой Кодекс и другие нормативные акты. Особое внимание должно уделяться срокам хранения, передачи и обработки персональных данных. На сегодняшний день правовые нормы определяют следующие требования:
- 3 года предприятие имеет право и обязано хранить заявления о трудоустройстве либо увольнении, письма с рекомендациями, автобиографии, указы о переводе на другую должность, анкеты;
- на протяжении пяти лет сохраняются докладные, служебные записки, командировочные листы, разнообразные справки (которые не включаются в личное дело), а также приказы и выписки;
- финансовая информация (связанная с выдачей зарплаты, премиальных, пособий и т.д.) находится в архиве 75 лет.
Законодательство РФ в области государственной тайны и конфиденциальной информации
Отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации регулируются Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». К государственной тайне относятся защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
В Законе об информации дается определение конфиденциальности информации, под которым понимается обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.
Конфиденциальность информации — принцип аудита, заключающийся в том, что аудиторы обязаны обеспечивать сохранность документов, получаемых или составляемых ими в ходе аудиторской деятельности, и не вправе передавать эти документы или их копии каким бы то ни было третьим лицам, либо разглашать устно содержащиеся в них сведения без согласия собственника экономического субъекта, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.
Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определённой информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя[1].
Конфиденциальная информация — информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и представляет собой коммерческую, служебную или личную тайны, охраняющиеся её владельцем.
Служебная тайна — защищаемая по закону конфиденциальная информация, ставшая известной в государственных органах и органах местного самоуправления только на законных основаниях и в силу исполнения их представителями служебных обязанностей, а также служебная информация о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен федеральным законом или в силу служебной необходимости. Однозначное определение понятия «служебная тайна» в действующем законодательстве РФ отсутствует. Служебная тайна является одним из объектов гражданских прав по гражданскому законодательству РФ. Режим защиты служебной тайны в целом аналогичен режиму защиты коммерческой тайны. В ряде случаев за разглашение служебной тайны закон предусматривает уголовную ответственность (например, за разглашение тайны усыновления, или за разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, лицом, которому такие сведения стали известны по службе)[2].
Служебная тайна — информация с ограниченным доступом, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне и персональным данным, содержащаяся в государственных (муниципальных) информационных ресурсах, накопленная за счет государственного (муниципального) бюджета и являющаяся собственностью государства, защита которой осуществляется в интересах государства [3].
Защита конфиденциальности является одной из трёх задач информационной безопасности (наряду с защитой целостности и доступность информации).
С момента начала использования компьютерных технологий во всех сферах деятельности человека, появилось много проблем, связанных с защитой конфиденциальности. Главным образом это связано с обработкой документов с применением компьютерных технологий. Многие административные меры по защите конфиденциальности частных лиц и организаций утратили свою силу в связи с переходом документооборота в абсолютно новую среду.
На сегодняшний день в организациях для обеспечения корректной работы со сведениями конфиденциального характера существует набор норм. Руководитель организации подписывает перечень сведений, имеющих конфиденциальный характер. В договоре, подписываемом работником и работодателем, существует пункт, в котором говорится об ответственности за некорректную работу с конфиденциальными сведениями, в результате чего при несоблюдении прописанных в договоре норм по работе с этими сведениями, появляется законное основание для привлечения таких сотрудников к административной или уголовной ответственности. А также в организациях имеется комплекс мер, направленных на обеспечение защиты конфиденциальных сведений. Например, такими мерами могут являться: подбор квалифицированного персонала, прогнозирование возможных угроз и проведение мероприятий по их предотвращению, использование различного уровня доступа персонала к информации с различной секретностью.
Конфиденциальность в законодательстве РФ
В законодательстве РФ есть отдельный закон №98-ФЗ определяющий конфиденциальность, а также действует Указ Президента 1997 года (с изменениями 2005 года) об утверждении перечня сведений конфиденциального характера.
Кроме того, в ГОСТ 17799-2005 конфиденциальность определена, как «обеспечение доступа к информации только авторизованным пользователям.»
27 июля 2006 года появился Федеральный закон Российской Федерации N 152-ФЗ «О персональных данных». Данный закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных. Также в рамках данного закона появилось следующее определение: Конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания
Новшеством в данном законе стало принуждение лиц, обрабатывающих персональные данные, использовать технические (криптографические) средства защиты информации при работе с персональными данными.
Федеральным законом от 27.12.2009 N 363-ФЗ обязанность оператора по обработке персональных данных использовать для защиты персональных данных шифровальные (криптографические) средства отменена.
Лица, виновные в нарушении требований Федерального закона о персональных данных, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность в рамках уголовного кодекса РФ.
Зачем нужна информационная система (ИС) Роскомнадзора
Новая ИС для работы с согласиями на распространение персональных данных откроется
с 1 марта 2022 года (Приказ Роскомнадзора от 21.06.2021 № 106). Система будет аккумулировать следующую информацию:
Это будет единая база по всем подписанным и отозванным согласиям, запретам и ограничениям.
Важно! Само согласие и содержащиеся в нем персональные данные не передаются в информационную систему Роскомнадзора, оператору и иным третьим лицам.Чтобы сотрудник мог воспользоваться ИС Роскомнадзора, ему необходимо получить электронную подпись, зарегистрироваться в ИС, ввести в форму согласия свои данные и при желании установить запреты и/или ограничения. Работодатель увидит всю информацию тоже только после регистрации. Подробную инструкцию предлагает Приказ Роскомнадзора № 106, но как на практике выстроится взаимодействие, покажет время.
Существуют ли четкие правила хранения персональных данных?
Многие начинающие бизнесмены полагают, что для урегулирования вопросов, касающихся операций с ПДн, есть четкие инструкции, используя которые получится сформировать четкие правила и привести деятельность в соответствии с законодательными требованиями. На практике единого подхода к решению вопроса нет. Это значит, что каждый руководитель или ИП самостоятельно (или делегируя обязательства на заместителя либо руководителя отдела кадров):
Ответственный подход на начальном этапе дает возможность в будущем не вносить радикальных изменений даже при изменении нормативно-правовой базы. Для того, чтобы все сделать правильно, необходимо принимать в расчет актуальные предписания относительно работы архивов, ограничения доступа к информации разных категорий сотрудников, а также ранее установленный порядок сбора и обработки ПДн (он должен быть закреплен в локальном акте или распоряжении). Еще один существенный момент заключается в том, чтобы политика по данному вопросу учитывала способ выполнения операций (в рамках ИСПДн либо на бумажных носителях).
На какие сведения и какую информацию распространяются требования закона о персональных данных
- общие — к ним относится основная информация о человеке: фамилия, имя, отчество, год рождения, ИНН, сведения о работе и т.д.;
- биометрические — группа крови, отпечатки пальцев, рисунок радужной оболочки глаза и иная информация, содержимое которой индивидуально. Сюда же можно отнести фото и видеозаписи, на которых запечатлен гражданин;
- специальные — к такого рода данным относятся философские или религиозные взгляды человека, наличие судимостей и т.д.;
- обезличенные — к такой категории можно отнести любую информацию, если по ней нельзя идентифицировать конкретного гражданина. Например, сам по себе номер телефона или адрес электронной почты не относятся к персональным данным, но если они сопряжены с фамилией человека, его можно идентифицировать.
Перечень конфиденциальных данных, определенных законодательством
Вид |
Перечень сведений |
Законодательная |
Информация, |
Сведения любого характера |
Статья 3 |
Банковская |
Сведения об операциях, о счетах и |
Статья 26 |
Адвокатская |
Сведения, связанные с оказанием |
Основы |
Сведения, |
Любые сведения и документы, полученные |
Статья 9 |
Порядок защиты конфиденциальной информации
В соответствии со ст. 10 Закона N 98-ФЗ меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:
- определение перечня данных, составляющих коммерческую тайну;
- ограничение доступа к таким сведениям путем установления порядка обращения с ними и контроля за соблюдением этого порядка;
- учет лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации, и (или) лиц, которым она была предоставлена или передана;
- регулирование отношений по использованию данных, составляющих коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
- нанесение на материальные носители, содержащие конфиденциальную информацию, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.
В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:
- ознакомить под расписку работника, которому доступ к таким сведениям необходим для выполнения трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;
- ознакомить сотрудника под расписку с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
- создать работнику необходимые условия для соблюдения установленного режима (ст. 11 Закона N 98-ФЗ).
Характерные особенности секретности
Информационные сведения имеют широкое понятие. Ограничить свободный доступ к ним или полностью запретить может федеральное законодательство. Если данные настолько важны, что угрожают государственной безопасности, они относятся к военной тайне и принадлежат к стратегическому значению. Подобное распространение, документальное или устное, считается тяжким преступлением и строго карается. Разглашение конфиденциальной информации принадлежит к уведомлениям ограниченно закрытым. Если они не подлежат к общедоступным сведениям, с ними работают правоохранительные или надзорные органы по установлению закона.
В секрете должны содержаться детали:
- следствий в ходе судебных разбирательств;
- персональные из жизни каждого гражданина, его личные данные;
- телефонных разговоров, переписки;
- коммерческих действий юридических и физических лиц, если они являются тайной определенной законом и нормативными актами организации;
- профессиональных сведений, которые доверены были населением работнику – врачу, адвокату, следователю.
Отсюда можно сделать вывод, что тайна бывает:
- государственной;
- коммерческой;
- служебной;
- персональной;
- иной.
Каждого работника, занимающего ответственную должность, заранее предупреждают, что конфиденциальная информация не подлежит разглашению.
Права лиц, допущенных к конфиденциальной информации
Сотрудники, которые допущенные к конфиденциальной информации, должны:
- реализовывать режим конфиденциальности
- не разглашать конфиденциальную информацию в течении трех лет после окончания трудового договора
- сразу же сообщать высшему руководству о факте разглашения или об известной угрозе разглашения конфиденциальной информации
- Если сотрудник виновен в факте разглашения, должен возместить убытки
- Отдать все материальные носители предприятию с конфиденциальной информацией после прекращения трудового договора
Сотрудниками, допущенных к конфиденциальной информации ЗАПРЕЩАЕТСЯ:
- вести разговоры относительно конфиденциальной информации по незащищенным каналам связи, использовать не документированные средства защиты
- использовать конфиденциальную информацию в открытых статьях, выступлениях
- реализовывать фото или видео съемки в помещениях, где проводятся работы с конфиденциальной информацией
Режим конфиденциальности — организационные, правовые и технические меры, принимаемые предприятием.
Конфиденциальные данные — данные о предметах, лицах, фактах, процессах независимо от формы, составляющие коммерческую тайну, которые охраняемые законодательством страны, и нормативными актами и документами предприятия.
Передача конфиденциальной информации — обладатель в документированном виде доводит до сотрудников конфиденциальную информацию, в установленном порядке законов. Конфиденциальный документ — зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, которая разрешает ее идентифицировать.
Гриф конфиденциальности -бывают следующие:
- Коммерческая тайна — вид грифа конфиденциальности для документов, которые имеют данные и составляют коммерческую тайну предприятия
- Персональные данные — вид грифа на документы, которые содержат персональные данные сотрудников
- Для внутреннего пользования — вид грифа конфиденциальности для документов, которые имеют другую защищаемую информацию
Ограничительные отметки: отметки которые ограничивают доступ к данным.
Чем отличаются понятия: таблица отличий
| Признак | Коммерческая тайна | Конфиденциальная информация |
| Сведения | Носят специфический характер, ориентированный на экономическую деятельность субъекта. Цель – извлечь прибыль. | Носит общий характер, включает в себя разные виды сведений и тайн, в том числе коммерческую. |
| Ответственность за формирование, классификацию данных и их защиту | Владелец имеет право их охранять и принимать меры по защите в соответствии с законодательством. | Регулируется на государственном уровне посредством НПА. |
Сведения, которые не считаются конфиденциальными
Сведения не считаются секретной информацией, если они внесены в свидетельство о регистрации предприятия, лицензию или учредительные документы.
Конфиденциальной информацией не являются данные об имуществе компании, кадровой политике и способах оплаты труда. Не считаются тайной также любые данные, занесенные в каталоги и прайс-листы.
Руководство предприятия не должно засекречивать сведения о наличии вредных производственных факторов. Оно несет ответственность за сокрытие информации о несоблюдении экологических и санитарных норм.
Открытой информацией являются также данные о проведении на предприятиях тендеров и конкурсов с целью подписания контрактов и набора новых сотрудников.
К секретным сведениям не имеют отношения данные о финансовой деятельности некоммерческих организаций.
Обработка персональных данных
Любую информацию, которая непосредственно связана с лицом, определяет его и способна его идентифицировать, можно отнести к категории персональных данных. Закон предусматривает определенные правила обработки персональной информации. Без согласия физического лица запрещена деятельность по получению, владению, использованию и обработке информации о его жизни. Это же касается и действий, которые нарушают личную либо семейную тайну, вторгаются в конфиденциальную переписку и прочие коммуникации, телефонные переговоры, корреспонденцию и иные сообщения. Исключения составляют действия, основанные на законном судебном решении.
Обязанности работодателя при работе с персональной информацией работников регламентируются Трудовым кодексом. Служащие, которые имеют доступ к ее обработке, перед приемом на работу подписывают соглашение о своих правах и обязанностях при работе в этой сфере.
Требование о неразглашении персональной информации применимо и к служащим органов ЗАГС, как и к работникам консульств, на которых возложены идентичные функции по регистрации актов граждан, находящихся на территории иностранных государств. Закон накладывает на работников органов ЗАГС или консульств обязательство о неразглашении информации, полученной ими в ходе служебной деятельности. Данные, которые содержат акты регистрации, приравниваются к закрытой информации и не могут иметь свободный доступ.
За незаконный сбор и распространение информации о частной жизни граждан возможно уголовное преследование. Кодекс запрещает раскрытие личной либо семейной тайны, распространение таких данных, публичную их демонстрацию или публикацию в средствах информации. Уголовная ответственность наступает, если подобные действия:
Правила обращения со служебной информацией
Перечень «сведений конфиденциального характера» утвержден соответствующим указом Президента. В перечне определен комплекс понятий, действие которых раньше регулировалось исключительно внутренними приказами служб и предприятий. Служебная тайна здесь внесена как комплекс служебных данных, доступ к которым при необходимости могут ограничивать представители государственной власти.
Постановлением Правительства определен порядок оборота служебной информации с лимитированным доступом. К служебной тайне причисляют несекретную информацию, которая касается деятельности государственных учреждений, если вследствие служебной необходимости ее разглашение ограничено. Постановление предписывает, что документы и их копии, которые содержат служебную информацию с ограниченным доступом, должны обрабатываться и храниться отдельно от основного документооборота.