Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: правила ведения и заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
-
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
-
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
-
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Минусы электронной трудовой книжки
Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:
Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.
Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.
Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.
Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.
Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек
Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.
Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.
Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
В чём преимущества электронного формата трудовой книжки перед бумажным
У электронных трудовых книжек есть несколько весомых плюсов:
- Работодателю не придется организовывать их хранение и отвечать за сохранность. К хранению бумажных трудовых книжек требования довольно жесткие: нужен сейф и ответственное лицо. С электронной версией всё проще, достаточно вовремя ее заполнять.
- Проще принимать и увольнять удаленных сотрудников. Многие работники оказывают услуги дистанционно и, чтобы их принять на работу на полный рабочий день, нужно придумать, как обменяться кадровыми документами. С электронной версией всё просто — достаточно зайти в систему и внести нужные сведения.
Зачем нужны электронные трудовые книжки
На самом деле, привычная система бумажного документооборота по трудовым книжкам действительно имеет много недостатков:
- Некорректное ведение трудовой книжки работодателем может повлечь за собой серьезные проблемы;
- Бумажный носитель может быть испорчен или утерян, что чревато утратой важной информации;
- Нередки случаи, когда недобросовестный работодатель в случае конфликта с работником «берет в заложники» его трудовую книжку, искусственно создавая препятствия к ее выдаче;
- Необходимость организовать передачу трудовой книжки при географически удаленном расположении работодателя. Отправлять почтой – риск, курьерская служба или личная поездка – дополнительные расходы;
- Возможность махинаций: более одной трудовой книжки у человека, подделка записей и т.д.
Электронный формат трудовой книжки имеет целью устранение всех этих недостатков. С переходом на новую версию нам обещают следующие преимущества:
- Минимизация ошибок в записях о трудовой деятельности;
- Точное и корректное ведение трудовой книжки;
- Удобный дистанционный доступ ко всем нужным сведениям;
- Прозрачность: обладая возможностью доступа к базе в любое время и в любом месте, человек может лично контролировать корректность вносимых сведений;
- Высокая безопасность хранения личных данных;
- Упрощение процесса дистанционного трудоустройства;
- Возможность удаленного оформления пенсий;
- Снижение издержек, связанных с бумажным документооборотом.
Трудовые книжки к началу 2021 года
К началу 2021 года большинство работающих лиц должно было определиться с тем, в каком из вариантов (бумажном или электронном) будет продолжено ведение его трудовой книжки, подав работодателю заявление о сделанном выборе (п. 2, п. 7 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).
Отказ от бумажного варианта влечет за собой (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ):
- внесение в бумажную трудовую книжку, находящуюся на хранении у работодателя, записи о том, что она выдана работнику на руки в связи с выбором им электронного способа формирования сведений о трудовой деятельности, с указанием в этой записи даты выдачи и реквизитов заявления, поданного работником;
- передачу бумажной трудовой книжки работнику, становящемуся ответственным за ее дальнейшее хранение.
После завершения этой процедуры для обеих сторон трудового договора теряет свою актуальность ст. 66 ТК РФ и в полном объеме начинает применяться ст. 66.1 ТК РФ, посвященная сведениям о трудовой деятельности, ведущимся в электронном виде.
Для работника, выбравшего продолжение оформления бумажной трудовой книжки, ничего в ведении этого документа принципиально не меняется. При этом он получает право (п. 4, п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
- продолжить оформление этого документа на бумаге при трудоустройстве к другому работодателю;
- в любое время отказаться от бумажного варианта, подав заявление текущему работодателю о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусматривается.
Действия по переходу на ЭТК, обязательные для 2021 года
Особыми для 2021 года в связи с переходом к ЭТК для работодателя становятся следующие действия:
- С его наступлением прекращается оформление новых бумажных трудовых книжек. Для впервые принимаемых на работу лиц этот документ будет существовать только в виде ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона 439-ФЗ). При этом останутся востребованными бланки вкладышей в бумажную трудовую книжку для работников, выбравших продолжение ведения этого документа в бумажном варианте.
- В нем в срок до 15.02.2021 (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…») должна быть осуществлена подача в единую электронную базу, ведущуюся ПФР, сведений по состоянию на 01.01.2020 о трудовой деятельности тех работников, в отношении которых за весь 2021 год не происходили кадровые события, подлежащие внесению в текущую отчетность о таких событиях.
- С его началом окончательно закрепляются сроки для подачи в ПФР информации о текущих кадровых событиях (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ): в отношении фактов начала или прекращения трудовых отношений — не позднее первого рабочего дня после даты такого события; по иным кадровым мероприятиям (включая факт подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки) — не позднее 15 числа месяца, наступающего после месяца, в котором произошло событие.
Работники, не использовавшие право перехода на ЭТК в 2021 году, могут воспользоваться таким правом в 2021 году и более поздних годах.
- К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК. Для выбравших бумажный вариант и лиц, не имевших возможность сделать выбор к началу 2021 года, продолжается оформление трудовой книжки на бумаге. У работника при этом возникают права на продолжение ведения бумажного документа и у последующих работодателей, а также на возможность перехода к ЭТК. Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке. Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусмотрен.
- В 2021 году продолжается переход к применению ЭТК. Особыми для этого года становятся отмена оформления бумажных трудовых книжек для впервые трудоустраивающихся, завершение накопления в единой электронной базе сведений о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020, закрепление окончательных сроков для подачи в ПФР данных о кадровых событиях.
- Для лиц, выбравших ведение ЭТК, работодателем при увольнении оформляется новый документ — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Создаваться он может как на бумаге, так и в электронном виде. Его вместе с трудовой книжкой (если у работника имеется трудовой стаж до 01.01.2020) нужно будет предъявить по новому месту работы, при этом трудовая книжка после ознакомления с ней работодателя будет возвращена работнику. Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, сформированные по данным, имеющимся в ПФР (форма СТД-ПФР), в которые фонд должен включить отраженную на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера информацию обо всех имевших место работодателях и периодах работы у них.
- Для лиц, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, принципиальных изменений в документальном оформлении кадровых событий не произойдет. Они по-прежнему будут при трудоустройстве передавать этот документ работодателю и получать его при увольнении. Но параллельно сведения о трудовой деятельности таких лиц будут накапливаться в единой электронной базе, что при отказе от использования бумажной трудовой книжки позволит им получать данные из этой базы в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР на общих основаниях
Как перейти на электронный формат
Формировать ЭТК россияне начали не так давно – это стало возможным с первого дня 2022 года. Но переходить на рассматриваемый формат или нет – дело каждого работника. Эта мера не насильственная и проводиться исключительно по согласию работника. Но такое правило уже не касается людей, которые получат свою первую официальную работу в 2022 году. Им уже не будут оформляться бумажную версию, а заведут только электронную.
Если человек хочет получить ЭТК ему потребуется сделать следующее:
- написать специальное заявление работодателю, при этом указав, желает ли он сохранить бумажный вариант;
- можно заявить, что желаете пользоваться старым образцом документа;
- в бумажном формате будет поставлена печать о наличии электронной версии;
- сохраните обычную трудовую, так как в ней информации о стаже до 2022 года.