Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Сроки хранения документов организаций
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сколько хранить документацию по кадрам
Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.
|
Вид кадрового документа |
Срок хранения, год |
Основание для хранения |
|---|---|---|
|
По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) |
50 (75, если оформлены до 2003 г.)*, ** |
Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) |
На руководителей — постоянно. На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, ** |
Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет. При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)* |
Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
Правила трудового распорядка |
1 год после замены их новыми |
Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
Графики предоставления отпусков |
1 |
Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
Штатные расписания и изменения к ним |
Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
|
Постоянно |
|
|
3 года после замены новыми |
|
|
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.) |
До востребования. Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.* |
Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка) |
5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)** |
Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
Командировочные удостоверения*** |
5 лет после возвращения из командировки. Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.* |
Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
|
О несчастных случаях на производстве |
45 |
Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК |
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Как архивировать трудовые договоры
После того, как срок хранения договоров истек, его важно правильно отправить в архив. Этот процесс зависит от предприятия и может отличаться. Например, бывают организации, где архивные документы просто сшиваются и убираются, что называется «в стол», что и считается архивом. А в других компаниях весь процесс может быть строго определен нормативными документами с специально выделенным для этой работы человеком.
Рекомендуем к прочтению: Как рассчитать стаж для больничного листа
Оба эти способа законодательно допустимы. Один удобен в масштабах маленькой организации, другой для крупного предприятия.
Итак, общим правилом, в независимости от способа хранения, есть время передачи документа в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять договоры в архив не раньше определенного срока, в независимости от даты их окончания. Обычно это происходит в начале года.
Главным ответственным лицом на протяжении всего хранения документов и их архивации считается руководитель организации. В принципе, он может передоверить эти обязанности другому человеку, что облегчит процесс в целом, но это, ни в коем случае, не снимает с него ответственность за всю процедуру.
Стоит пару слов сказать и об уничтожении архивных документов, так как это тоже считается частью условий хранения. Дело в том, что договоры просто так нельзя уничтожить. Для начала важно убедиться, что срок точно истек. В некоторых случаях, чтобы избежать ошибки, сотрудники архива уничтожают документацию только после согласования с руководством. После утверждения перечня договоров руководителем, документ подшивается и начинается момент непосредственного уничтожения всей ненужной документации.
Хочется отметить, что хранить трудовые договоры на постоянной основе абсолютно не целесообразно и затратно, хотя, в некоторых случаях работодатели пытаются компенсировать расходы отправкой документации на макулатуру.
Хранение документации в архиве должно быть произведено с соблюдением законодательства и установленных норм хранения подобной документации.
Личная карточка работника
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2). которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.
Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а). а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета (для военнообязанных);
— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Сроки хранения кадровых документов на примере
Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо своих прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.
Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.
Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.
Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.
Срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников
Сколько хранятся трудовые договоры Учитывая значимость документов, описывающих трудовые отношения граждан и предприятий, трудовые договоры, трудовые книжки, которые по различным причинам не были отданы уволенным сотрудникам, должны храниться не менее 75 лет.
Но не каждое предприятие или организация физически существует и осуществляет свою деятельность столь длительный срок. При прекращении существования компании, документация, подлежащая длительному или постоянному хранению, передаётся в специальные архивные службы и по соответствующему запросу можно получить требуемый документ.
Срок хранения – такой же, как в первом случае.
- Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.
- Обращайтесь к профессионалам Если вы хотели бы установить точный срок хранения трудовых договоров работников на вашем предприятии, то в этом вам может помочь наш представитель.
На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.
После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.
Срок хранения трудовых договоров уволенных работников
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.
В силу этого, следует дождаться истечения всех сроков оспаривания профессиональных отношений. Только после этого можно будет уничтожать книгу ведения.
Однако рекомендуется следовать типовым правилам делопроизводства. Они относят данные книги к юридическим документам. Следовательно, срок их хранения составляет 75 лет.
На это следует и ориентироваться при определении сроков хранения.
Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?
Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
Подробнее особенности сроков хранения кадровой документации рассмотрим в следующих разделах.
Тесты по трудовому праву
1. Срок регистрации трудового договора физ/ лиц.- работодателем:
+ А. 7 дней
Б. 3 дня
В. 10 дней с момента заключения
Г. 1 месяц
2. Когда трудовой договор не обязателен в письменной форме:
А. если это особая форма договора — контракт.
Б. трудовой договор с несовершеннолетним работником.
В. организованный набор работников.
+ Г. трудовой договор с молодым специалистом.
3. Где регистрируется трудовой договор, который заключается с физическим лицом-предприятием?
А. В Министерстве юстиции
Б. В пенсионном фонде
В. В налоговой службе
+ Г. В государственном фонде занятости.
4. Кем разрабатывается и принимается коллективный договор :
А. на референдуме.
Б. на сессии Федерального собрания.
В. на собрании руководителей предприятия, фирмы, организации.
+ Г. на общей конференции трудового коллектива.
5. Сторонами заключения коллективного договора являются:
А. Работодатель (физическое лицо) и работник.
Б. председатель профсоюзного комитета и работники.
+ В. собственник или лицо им уполномоченное и трудовой коллектив.
Г. комитет по трудовым спорам и работники.
6. Моментом начала действия трудового договора считается:
А. через 5 дней после подписания.
Б. с момента заключения.
+ В. после государственной регистрации.
Г. с момента провозглашения трудового договора.
7. Испытания при приеме на работу не применимо к:
А. Лицам пенсионного возраста
Б. Военнообязанным
В. Инвалидам
+ Г. Работникам до 18 лет.
8. Действие коллективного договора предприятия распространяется на:
А. только на администрацию.
Б. на всех субъектов (членов) предприятия, кроме руководителей этого предприятия.
В. только на временных рабочих.
+ Г. На всех членов (субъектов) предприятия.
9. Не является гарантией обеспечения прав граждан на труд :
А. равенство трудовых прав граждан.
Б. свободный выбор вида деятельности.
В. компенсации материальных расходов, в связи с направлением в другую местность.
+ Г. расовая принадлежность.
10. Виды трудового договора по срокам действия:
+ А. срочный, бессрочный, на время определенной работы.
Б. Срочный, бессрочный.
В. Краткосрочный, среднесрочный, на время определенной работы.
Г. Краткосрочный, сезонный, долгосрочный.
11. Локальные источники трудового права-это…
А. Нормативно-правовые акты, принятые правительством РФ.
Б. Нормативно-правовые акты, принятые федеральным собранием.
+ В. Правовые акты, принятые собраниями коллективов на уровне предприятий, учреждений, организаций.
Г. Нормативно — правовые акты принятые Президентом Российской Федерации.
12. При приеме на работу не требуется документ:
А. паспорт
+ Б. свидетельство о рождении
В. трудовая книжка
Г. диплом
13. В случае реорганизации собственности коллективный договор продолжает действовать в течении срока
+ А. срок, на который он заключен.
Б. 10 дней с момента реорганизации.
В. продолжает действовать неограниченный промежуток времени.
Г. прекращает свое действие сразу после завершения реорганизации.
14. По общему правилу срок испытания при принятии на работу не может превышать:
А. 20 дней.
Б. Две недели.
В. В зависимости от сферы деятельности 1-3 месяца.
+ Г. 3 месяца.
15. Испытательный срок для рабочих составляет:
А. 3 месяца.
Б. 10 дней
+ В. 1 месяц
Г. 6 месяцев.
16. Необоснованный отказ в принятии на работу запрещается в случаях:
А. Лицо, устраивающееся на работу было ранее судимо.
Б. Лицо прописано в другой области страны.
+ В. Ни в коем случае.
Г. Предусмотренных законодательством
17. Трудовой договор может прекратится по инициативе:
+ А. Собственника, работника, профсоюза.
Б. Собственника, работника, сотрудников милиции.
В. Работника, членов его семьи.
Г. Профсоюзного органа, начальника отдела кадров
18. Перевод работника на другое предприятие, или перевод на другую должность возможно при:
+ А. Согласии работника.
Б. Необходимости рабочего процесса.
В. Требовании руководства
Г. Строго по решению трудового коллектива.
19. Сфера применения контрактов определяется:
А. Сторонами трудового договора
+ Б. Законодательством РФ
В. Конституцией РФ.
Г. Профсоюзами.
20. Лицо может самостоятельно заключать трудовой договор в возрасте:
А. с 14 лет
Б. с 20 лет
+ В. с 16 лет
Г. с 18 лет
21. Срок действия дисциплинарного взыскания:
+ А. 1 год
Б. 3 года
В. 6 месяцев
Г. 2 недели
22. Днем полного увольнения работника с работы считается:
А. Последний день работы
Б. Следующий за последним днем работы
+ В. День выдачи трудовой книжки
Г. Следующий день, за днем выдачи трудовой книжки
23. Определите, обязан ли работодатель, в случае увольнения работника по инициативе работодателя, выдавать работнику копию приказа:
А. Обязан при любых обстоятельствах
Б. Не обязан.
+ В. Обязан, если требует работник
Г. Обязан, лишь с разрешения начальника отдела кадров
24. Прогулом считается:
А. Отсутствие на рабочем месте свыше 3х часов
+ Б. Отсутствие на работе свыше 3х часов
В. Отсутствие на рабочем месте в течении дня
Г. Неявка на работу более 2х дней
25. При 6-дневной рабочей неделе продолжительность работы не может превышать:
+ А. 7 часов
Б. 8 часов
В. 6 часов
Г. 5 часов
26. Начало и окончание рабочего дня предусматривается:
А. В законе России о коллективных договорах
+ Б. Правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности
В. В уставе предприятия
Г. В постановлении правительства РФ
27. Ночным считается рабочее время с:
А. с20.00 до 8.00
Б. с18.00 до 6.00
+ В. с 22.00 до 6.00
Г. с 23.00 до 7.00
28. Для каких работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени и составляет 34 часа в неделю :
А. для учащихся, работающих в летние каникулы в возрасте 14-15 лет
Б. для пенсионеров
В. для инвалидов
+ Г. для работников в возрасте с 16-18 лет
29. Какой документ является единственным свидетельством о трудовой деятельности работника.
А. Трудовой договор
+ Б. Трудовая книжка
В. Приказ о приеме на работу
Г. Все выше указанные варианты
30. К источникам трудового права относятся:
А. Только нормативно — правовые акты, которые составляют систему законодательства о труде
+ Б. Какие — либо нормативно-правовые акты, которые содержат нормы, направленные на регулирование трудовых отношений.
В. Все нормативно — правовые акты, которые содержат нормы поведения работника
Г. Все нормативно-правовые акты, которые регулируют оплату труда.
31. В предмете трудового права центральное место занимают отношения
А. между работниками одной организации
+ Б. трудовые
В. в области организации труда
32. По общему правилу вступать в трудовое правоотношение в качестве работника можно с
+ А. шестнадцати лет
Б. восемнадцати лет
В. четырнадцати лет
33. Одними из основных понятий трудового права являются:
+ а. трудовые отношения, Трудовая дисциплина
б. административная ответственность, трудовой кодекс РФ
в. центр занятости, отдел кадров
33. Ночное время продолжается с:
+ 22 часов до 6 часов;
— 23 часов до 6 часов;
— 00 часов до 7 часов.
34. Выполнение работы в качестве наказания за участие в забастовке – это:
+ принудительный труд;
— дискриминация труда;
— способ правовой защиты работодателя.
Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее. Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф. Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.
По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:
- личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
- выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
- реабилитационные данные;
- подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
- акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
- бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).
Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:
- резюме и автобиографии уволенных;
- характеристики;
- служебные и докладные записки;
- командировочные удостоверения;
- копии приказов и выписки из них;
- заявления.
Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?
Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
Подробнее особенности сроков хранения кадровой документации рассмотрим в следующих разделах.
Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?
Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
Подробнее особенности сроков хранения кадровой документации рассмотрим в следующих разделах.
Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.
В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.
Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.
Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.