Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить акты выполненных работ ИП?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Здесь есть два варианта. Первый – оплата услуг после того, как составлен и подписан акт выполненных работ. То есть средства перечисляются уже после того, как результат принят заказчиком. Если заказчик не удовлетворен качеством работ, он может отказаться от подписания акта до того момента, пока исполнитель не устранит недоработки. В этом случае важно, чтобы все мелочи, форс-мажоры, сроки и детали работы были заранее прописаны в договоре.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.
Сначала обобщим основные изменения.
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
ИЗМЕНЕНИЕ СРОКА ХРАНЕНИЯ С 18.02.2020 |
| Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества | Теперь – до ликвидации организации вместо постоянного хранения |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества.
Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня) |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет вместо постоянного хранения.
Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. |
| Договор мены недвижимости | До ликвидации организации, а не 5 лет.
Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению. |
| Договор поручения | 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 лет |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет
Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
| Паспорта сделок | 15 лет, а не постоянно.
Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет |
Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.
Что собой представляют закрывающие документы
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.
Закрывающие документы по договорам
Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.
| Причина отсутствия документов | Решения судов, в которых причина признана уважительной |
| Утрачены при пожаре | Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009, ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008, ФАС Дальневосточного округа от 28.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4557, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А26-7118/2006-25 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 18.10.2007 N 13416/07) |
| Изъяты следственными органами | Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 10.01.2008 N Ф09-10883/07-С2 |
| Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы | Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) |
| Утеряны налогоплательщиком | Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156 |
| Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках) | Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, от 15.08.2006 N А17-6893/5-2005, от 06.03.2006 N А17-2408/5-2005, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.06.2010 N А56-79155/2009, от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
| Уничтожены в связи с истечением срока хранения | Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006 |
В любом случае при получении требования о представлении документов, которыми вы не располагаете, имеет смысл уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. Сделать это надо в первый же рабочий день после получения требования (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению приложите копии документов, которыми вы можете подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).
Заметим, что своевременное направление уведомления может помочь избежать лишних споров с проверяющими. Ведь они могут исследовать ваши доказательства и согласиться с тем, что вы действительно не можете представить соответствующие документы.
Акты выполненных работ формы С-2 и С-2в
Акт формы С-2 применяется для сдачи-приемки работ, стоимость которых определена в базисном уровне цен, с пересчетом, в установленном законодательством порядке, в текущий уровень цен с применением базисных индексов изменения стоимости по элементам затрат и индексов изменения стоимости строительно-монтажных работ на отчетный год с помесячной разбивкой. В связи с отсутствием норм по необходимости и порядку оформления приложений к актам формы С-2, данные требования должны определяться в договоре.
Акт формы С-2в применяется для сдачи-приемки работ по возведению объектов строительства, по договорам строительного подряда, заключенным до 1 января 2015 г., предусматривающим формирование договорной (контрактной) цены с применением статистических индексов изменения стоимости строительно-монтажных работ. Стоимость услуг генерального подрядчика в актах формы С-2в не отражается, данные услуги необходимо оформлять отдельным актом.
Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.
Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.
Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.
В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек.
Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2019 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.
Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.
Налоговый кодекс устанавливает, что налогоплательщики на патентной системы могут не применять онлайн-КТТ, а вместо этого выдавать товарный чек (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Однако эта льгота не касается следующих видов деятельности на патенте:
Во всех перечисленных случаях ИП обязан применять онлайн-ККТ при любых оборотах, даже если у него нет сотрудников. И любая розничная торговля входит в этот список. Как разъяснил в прошлом году Минфин, ИП на ПСН обязан применять кассовый аппарат, даже если розничная торговля является его не основным, а дополнительным видом деятельности (письмо Минфина РФ от 20.08.2019 № 03-01-15/63724). Впрочем, в законе о ККТ перечислены ситуации, когда кассовый аппарат при торговле в любом случае не нужен:
Это освобожденные виды деятельности.
Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:
Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.
Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.
В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.
Универсальный передаточный документ
УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.
На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.
Использовать новый документ можно для оформления различных операций:
Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).
УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.
Сколько хранятся акты выполненных работ
1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения
2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет
3 После снятия с учета
[3]
| Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
|---|
| Статья 9. Первичные учетные документы |
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Акт как бухгалтерский документ
| Налог | Обязателен ли акт? |
|---|---|
| Все налоговые режимы | Акт в любом случае лучше подписать исполнителю, чтобы потом не было претензий. |
| УСН Доходы | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
| УСН Доходы-Расходы | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| НДФЛ | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| Налог на прибыль | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| ЕСХН | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| НДС | Без акта выполненных работ рискованно принимать НДС к вычету. |
| ЕНВД | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
| ПСН | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
Когда должны передаваться закрывающие документы
Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:
- задержка бумаг поставщиком;
- задержка покупателем первичной документации;
- недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.
Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:
- из рук в руки;
- по электронной почте;
- по обычной почте.
Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.
Образец акта выполненных работ
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акт N 13 от 19.11.2013 ¦
¦ приемки-передачи результатов выполненных работ ¦
¦ ¦
¦ г. Москва ¦
¦ ¦
¦ На основании договора подряда от 14.10.2013 N 8 ¦
¦ индивидуальный предприниматель Створин Г.П. ¦
¦ Исполнитель, -----------------------------------------------, с одной¦
¦ ООО "Салют" генерального директора ¦
¦стороны, и Заказчик, ----------------, в лице ---------------------------¦
¦Свиридова Н.М. ¦
¦-----------------, с другой стороны, составили настоящий акт о том, что¦
¦Исполнитель выполнил, а Заказчик принял следующие работы: ¦
¦ ¦
¦----T--------------------T--------------T-------------T-----------------¬¦
¦¦ N ¦ Наименование работ ¦ Цена, руб. ¦ НДС, руб. ¦Сумма с НДС, руб.¦¦
¦+---+--------------------+--------------+-------------+-----------------+¦
¦¦ 1 ¦Ремонт принтера ¦ 2000,00 ¦ 360,00 ¦ 2360,00 ¦¦
¦+---+--------------------+--------------+-------------+-----------------+¦
¦¦ 2 ¦Ремонт монитора ¦ 3500,00 ¦ 630,00 ¦ 4130,00 ¦¦
¦+---+--------------------+--------------+-------------+-----------------+¦
¦¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+---+--------------------+--------------+-------------+-----------------+¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ 990,00 ¦ 6490,00 ¦¦
¦L---+--------------------+--------------+-------------+------------------¦
¦ ¦
¦ Общая стоимость выполненных работ, включая налоги, составила¦
¦Шесть тысяч четыреста девяносто рублей 00 коп., в том числе НДС -¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦990 руб. 00 коп. ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ Работы выполнены в установленные сроки, в полном объеме и с¦
¦надлежащим качеством. Претензий друг к другу стороны не имеют. ¦
¦ ¦
¦ИСПОЛНИТЕЛЬ ЗАКАЗЧИК ¦
¦Индивидуальный предприниматель ООО "Салют" ¦
¦Створин Г.П. ИНН 7715123658 ¦
¦ИНН 771023645898 КПП 771501001 ¦
¦Адрес: г. Москва, Адрес: г. Москва, ¦
¦ул. Королева, д. 14, кв. 32 ул. Новодворкина, д. 14, стр. 5в ¦
¦Р/с 20202810120000008765 Р/с 40702810120000009871 ¦
¦К/с 30101810320000000123 К/с 30101810400000000225 ¦
¦Банк ОАО "Росбанк" БИК 0000000 Банк ОАО "Сбербанк" БИК 0000000 ¦
¦Телефон 8 (926) 445-43-34 Телефон 8 (495) 123-56-86 ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор ¦
¦ Н.М. Свиридов ¦
¦Подпись Створин Г.П. Створин Подпись Свиридов ¦
¦ ¦
¦М.П. Печать М.П. Печать ¦
¦ ИП ООО ¦
¦ Створина Г.П. "Салют" ¦
L--------------------------------------------------------------------------
К сведению. Если заказчик не согласен с выполнением работ (оказанием услуг), он имеет право отказаться от подписания акта. В таком случае исполнителю дается время на устранение недостатков, после чего составляется новый акт выполненных работ (оказанных услуг).
Образец акта от самозанятых
Не каждый плательщик НПД разбирается в первичных бухгалтерских документах. Потому заказчику или покупателю лучше самому предоставлять образец акта выполненных работ самозанятому. Последнему останется только заполнить его по шаблону — так стороны смогут избежать многочисленных правок.
В документе обязательно нужно указать:
-
наименование — акт выполненных работ или оказанных услуг;
-
дата приёмки;
-
данные о заказчике (покупателе) и исполнителе (подрядчике, продавце);
-
реквизиты договора, на основании которого оформляется акт;
-
перечень работ, услуг, товаров, заказанных у самозанятого, которые он выполнил, а также их стоимость;
-
наличие или отсутствие претензий к качеству исполнения обязанностей самозанятым;
-
подписи контрагентов (юридическое лицо также скрепляет документ печатью).