Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдаются на руки сотруднику в 2023 году, при увольнении?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?
Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:
- трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
- справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
- справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.
Справки о размерах заработной платы
Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.
Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.
Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.
Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:
- собственно зарплату;
- премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
- доплаты и надбавки;
- комиссионные;
- «тринадцатую зарплату».
Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений
Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:
- О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
- О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
- По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;
Ответственность за непредоставление документов при увольнении
Не всегда работодатель проявляет ответственность и пунктуальность в вопросах увольнения нежеланных сотрудников или, наоборот, противится уходу ценных работников. Между тем, ст. 62 в Трудовом кодексе устанавливается обязанность выдать бумаги в день увольнения.
Невыполнение влечет за собой административное наказание. Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении составляет 30-50 тысяч рублей для предприятия, и для руководителя – до 5 тысяч рублей. В крайнем случае, работодателю грозит приостановка деятельности до 3 месяцев.
Если документы не были предоставлены сразу, стоит написать заявление и передать его на предприятие в письменном виде. Если в трехдневный срок просьба не была исполнена, сотрудник вправе обращаться в надзорные органы с жалобой:
- трудовую инспекцию;
- прокуратуру.
Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?
Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:
- трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
- справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
- справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.
Как делаются компенсационные выплаты на основе справки
Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).
Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:
СДЗ = ОЗ : КОД – ДИП
где: СДЗ – среднедневная зарплата, ОЗ – общая зарплата (за два года); КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года); ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.
Справки, выдаваемые нанимателем уволенному сотруднику, носят не только информационно-ознакомительный характер. Они могут понадобиться следующему работодателю при расчете налогов по доходам человека, начислении социальных пособий. Перечислим какие справки дают при увольнении:
| Название документа | Комментарий |
| О доходах для расчета пособий по линии соцстраха. | В документе отражаются заработки увольняемого специалиста за текущий год, который не закончился на дату расторжения трудового контракта, и предшествующих два полных года. Необходимость бланка обусловлена требованиями Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ. Справки при увольнении должны быть составлены по шаблону, утвержденному Минтрудом в Приказе от 30.04.2013 г. № 182 н (приложение 1). |
| Форма 2-НДФЛ за текущий налоговый год. | Ее оригинал потребуется по новому месту работу, если физическое лицо решит воспользоваться налоговыми вычетами. Это поможет корректно определить суммарную величину дохода за год, от накопительного значения которой зависит возможность применения налоговой льготы. Заработки показываются помесячно с детализацией по видам выплат. |
| Подтверждающая средний заработок справка с места работы при увольнении | Без нее не обойтись при постановке на учет в службу занятости. По данным этого документа будет определяться размер пособия по безработице на период поиска подходящей вакансии. |
Что должно подписывать увольняемое лицо?
Рассмотрим, какие кадровые документы нужно подписывать человеку, который увольняется. При увольнении сотрудник обязан подписать ряд документов:
-
Заявление об увольнении (при увольнении по собственной инициативе). Оно пишется в произвольной форме, с указанием следующих данных:
- Обязательно должны указываться наименование организации и ФИО ее руководителя или лица, уполномоченного принимать решения по расторжению трудовых отношений.
- Четкая формулировка прекращения трудовых отношений, не оставляющая места для двоякого толкования. Это важно для организации, чтобы потом не было проблем, и увольнение не было признано неправомочным.
- Указана точная дата последнего дня работы (без предлога «с»).
- Дата написания.
- Подпись работника, написавшего заявление. Без нее документ не имеет юридической силы.
Работник может добавить другие сведения, например, попросить сперва предоставить положенный ему отпуск или подробно указать причины оставления работы. Если есть намеки на вынужденный характер принятого решения, то при обжаловании увольнения в суде работодатель проиграет процесс. Поэтому важно, чтобы формулировка была корректной и четкой.
- Приказ об увольнении, который передается сотруднику для ознакомления под подпись. В случае невозможности оповещения работника в приказе делается пометка. Документ составляется строго по заявлению, особое внимание уделяется указанию даты увольнения. Если сотрудник написал «с 10 мая», значит уволить его нужно 9 мая, если указано просто число, то именно его ставим в приказе.
-
Личную карточку — в день увольнения. В ней делается запись в специальном разделе, которая содержит:
- основания расторжения трудового договора, с соответствующими ссылками на ТК РФ;
- дату увольнения;
- реквизиты приказа об увольнении.
Запись заверяет специалист, внесший информацию, указывая свою должность и ставя подпись с расшифровкой. Работник свой посписью подтверждает все сведения, указанные в документе.
- Трудовую книжку. Работник расписывается в документе, подтверждая указанные в нем сведения, затем пишет расписку о его получении. Все формулировки должны быть внесены в трудовую книжку согласно законодательству, с указанием статьи ТК РФ.
- Дополнительно увольняемый расписывается в получении других справок, если это принято делопроизводством организации. Эти меры нужны для защиты нанимателя, так как он несет административную и материальную ответственность за невыдачу обязательных документов при расторжении трудовых отношений. Расписка сотрудника о получении подтвердит, что документы выдавались.
Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении
Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:
- трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
- справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
- копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
- копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
- копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
- другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.
Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:
- отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
- отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
- копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
Как засвидетельствовать факт выдачи
Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.
Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:
- Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
- Ещё один вариант – журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
- В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.
Какие документы должны выдать при увольнении в 2021 г
Последние изменения: Январь 2020
Увольняясь, сотрудник получает обратно свои документы, а также справки, подтверждающие его стаж, заработок, налоговые отчисления. Однако, перед окончательным уходом, работник должен самостоятельно проявить и уточнить, какие документы должны выдать при увольнении, и что еще может потребоваться для дальнейшего трудоустройства или оформления пенсии.
Различаясь в некоторых деталях, основной пакет документации выглядит одинаково и соотносится с трудовым законодательством. Главный документ, который обязан вернуть работодатель, это трудовая книжка увольняемого. Остальные справки, бумаги администрация предоставит, если сам работник проявит инициативу и напишет соответствующее заявление.
Справка с места работы при увольнении и другие документы по заявлению работника
Помимо обязательных копий, работник вправе попросить и другие бумаги, касающиеся его трудовой деятельности в конкретной компании. В этом случае работодателю следует получить заявление от работника в произвольной форме с перечислением тех документов, которые ему необходимы. Иногда, возможно, придется помочь бывшему коллеге, уточнив, для чего ему нужна та или иная справка, чтобы корректно ее сформировать.
Чаще всего экс-сотрудники запрашивают:
- копии распоряжений о приеме на работу и переводе на другую должность (в другую местность), приказа об увольнении;
- сведения о стаже при выходе на пенсию;
- форму 2-НДФЛ — для самостоятельного оформления вычетов, например (напомним, что в 2021 году работникам выдается документ по новой форме, которая отличается от обновленной 2-НДФЛ);
- сведения о среднем заработке, если работник уволен в связи с сокращением штата либо он собирается получать пособие по безработице;
- другие бумаги, в которых отражены факты трудовой деятельности в организации.
Как подтвердить факт выдачи документов?
Прежде всего, если речь идет о трудовой книжке, то сотрудник должен расписаться в книге учета и движения ТК по предприятию. Многие работодатели просят увольняющихся лиц поставить соответствующую отметку в форме Т-2. Несмотря на то, что это не предусмотрено нормативными актами, но это лишняя подстраховка для работодателя. Обычно просят написать от руки: «Трудовую книжку получил … ФИО… дата… подпись».
Если речь о выдаче документов при увольнении, то работодатель должен все же получить письменное подтверждение, что они выданы, независимо от того, такие справки обязательны к выдаче, либо выдаются по заявлению.
Проще всего сделать второй экземпляр документа, который выдается на руки. На втором экземпляре работник должен проставить соответствующую отметку в получении, дату и подпись.
Другой вариант – создание специального журнала выдаваемых документов сотрудников. В этом журнале можно четко описывать каждый документ и предусмотреть графу для подписи сотрудника.
Все документы, которые обязан выдать работодатель, не требуют от сотрудника составления отдельного заявления. Если у увольняющегося лица нет возможности лично получить документы в день увольнения, то за него это может сделать уполномоченное лицо, но при наличии доверенности, заверенной у нотариуса.
Законодательством предусмотрена возможность для работодателя отправлять справки по почте, однако для этого работник должен дать письменное прошение.