Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Система и процесс контроля в менеджменте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эффективность работы в компании нужно оценивать по конкретным критериям. Они могут отличаться в зависимости от специфики должности и отдела, категории персонала, особенностей бизнес-процессов. Эти критерии вносятся в планы, которые являются ориентиром для последующего управления персоналом.
Виды контроля в системе управленческого учета
В управленческом учете существует 2 вида контроля:
-
внутрихозяйственный — это комплекс мер и процедур, которые используют в компании для соблюдения политики управления и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Все эти меры, как правило, нацелены на эффективное выполнение всеми работниками своих обязанностей;
-
внутренний управленческий контроль — это, в первую очередь, контроль финансовых показателей. Он также позволяет определить законность проведения хозяйственных операций и их экономическую целесообразность, выявить ошибки и злоупотребления, которые приводят к финансовым потерям.
Управленческий контроль входит в общую систему управления организацией и отвечает за решение таких задач:
-
определяет фактическое состояния единицы управления;
-
следит за эффективностью использования средств компании;
-
проверяет обоснованность и полноту целевых показателей обычной деятельности;
-
прогнозирует риски возможных негативных отклонений;
-
оценивает степень отклонений и их влияние на работу организации;
-
выявляет «виновных» и причины таких отклонений;
-
контролирует качество отчетов об исполнении бюджетов, плановых и нормативных калькуляций, методической документации;
-
следит за своевременностью предоставления отчетности для принятия управленческих решений;
-
вовлекает работников центров ответственности в контрольный процесс;
-
передает информацию по результатам контроля ответственным лицам.
В процессе управления предприятием возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределенностей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация.
Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, координация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм.
Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы.
Исходя из основных понятий, можно сделать вывод, что главной целью контроллинга на предприятии является ориентация всех процессов управления на достижение определенных поставленных целей, которые могут выражаться в усовершенствовании продукции, достижение должного уровня конкурентоспособности и так далее. Другими словами, цель – это поддержание эффективного управления организацией. Каково же его назначение?
Исходя из цели, выделяют следующие основные задачи контроллинга при управлении компанией:
- разработка методологии планирования и его организация;
- учет, включающий сбор информации и ее обработку;
- контроль;
- организация мероприятий по специальной системе наблюдений.
Данные задачи, изложенные в кратком виде, имеют своеобразные подзадачи, которые должны выполняться службой или отделом, на который возложена функция контроллинга. Разработка методологии планирования и его организации включает в себя следующее:
- обеспечение создания нормативной базы, которая поможет осуществлять прогнозы развития компании;
- оказание консультативной помощи лицам, которые разрабатывают стратегические планы;
- выполнение координационной работы при составлении различных планов, при определении главных целей фирмы и составлении бюджетов;
- принятие участия в обсуждениях и определениях параметров (качественных и количественных) работы.
Задача учета включает в себя следующее:
- разработка структуры передачи и получения информации;
- создание системы информационного обеспечения для предоставления справок, сведений и отчетов лицам, ответственным за определенный процесс в управлении компанией;
- определение потребности в снабжении необходимой информацией менеджеров или других ответственных лиц;
- сопоставление планов и отчетов и составление промежуточной отчетной документации, которая отображает ход выполнения планов;
- анализ отклонений от планов, выявление возможных причин и разработка предложений по предотвращению влияния негативных факторов, которые повлекли сбои в работе.
Задача контроля включает в себя:
- отслеживание выполнения планов, направленных на достижение стратегических целей;
- отслеживание состояния условий внешней среды, взаимосвязанных с отработкой стратегических планов;
- контроль за слабыми местами, которые были выявлены при планировании или анализе хода выполнения программ.
Задача по организации мероприятий по специальной системе наблюдений предусматривает следующее:
- разработка нормативной базы для получения и предоставления информации внутри организации;
- разработка мероприятий, предусматривающих дополнительное информационное и аналитическое обеспечение.
Особое место в системе контроллинга финансов, персонала и ресурсов занимает ведение отчетности. Как правило, традиционная отчетность подразумевает ориентацию на прошлое и изложение фактических данных о прошедших процессах и явлениях, а отчетность в контроллинге ориентирована в будущее.
Таким образом, можно увидеть, что организация контроллинга на предприятии способствует созданию текущего контроля за процессами с целью определения последствий тех или иных управленческих решений. А также можно сказать, что внедрение контроллинга позволяет уберечь руководство компании от принятия необдуманных или нерентабельных решений, влекущих за собой расход ресурсов.
Инструменты контроллинга – это некоторый набор действий, который позволяет выполнять определенные функции и задачи. Данный инструментарий можно классифицировать по таким критериям:
- период действия (стратегический или оперативный);
- область применения (зависит от поставленных задач).
Для того чтобы четко понять, какие основные инструменты используются в контроллинге и при каких обстоятельствах их лучше всего применять, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.
| Область применения | Инструментарий | Период действия |
| Учет | Отчеты о хозяйственной деятельности
Учетные формы Показатели учета Методы анализа отчетности |
Оперативный |
| Организация потоков информации | Система документооборота | Стратегический |
| Планирование | Работа с объемами заказов
Анализ точки безубыточности ABC-анализ Анализ слабых мест фирмы Анализ инвестиционных проектов Анализ скидок Анализ сбыта и структуры потребления Оценка рентабельности запуска производства сырья для изготовления собственной продукции Оценка кривой обучаемости Методы логистики Бенчмаркинг Оценка потенциала фирмы SWOT-анализ Карты восприятия Оценка качества обслуживания График Гантта Расчет уровня запасов Планирование работы мощностей Ценообразование Анализ барьеров входа Сетевое планирование и др. |
Стратегический |
| Мониторинг и контроль | Система своевременного предупреждения
Анализ издержек Анализ соответствия показателей (плановых и фактических) Анализ разрывов |
Стратегический |
Контроль работы сотрудников подразделяется на несколько видов.
- Итоговый мониторинг результатов деятельности. В этом случае происходит оценка труда работника после того, как он выполнил то, что от него требовалось. Главный плюс такого подхода заключается в том, что специалист мотивирован и стремится к самостоятельному развитию.
- Предварительный контроль означает, что через определенные временные промежутки начальник проводит проверку. Если это потребуется, она дает советы подчиненному, подсказывает, как лучше выполнить задачу. Осуществлять предварительный контроль можно в том случае, когда допустимо внесение исправлений в работу специалиста во время ее исполнения.
- Поэтапный мониторинг. Когда деятельность сотрудника можно разбить на несколько этапов, используется данный вид контроля. С его помощью получится уменьшить число заданий, которые работник выполнил с ошибками либо вообще не сделал.
- Периодический контроль означает, что начальник проводит его систематически и регулярно, в назначенную дату.
- Мониторинг выборочного типа. Руководство имеет полномочия отслеживать работу одного из подчиненных в любое время, даже если задача еще не достигнута.
Использование CRM-системы для контроля эффективности работы сотрудников
Отслеживать работу сотрудников можно по множеству векторов. Начальство самостоятельно определяет методы контроля, а также то, как они будут реализованы. Это могут быть проверки, изучение мнения покупателей о качестве работы, записи телефонных звонков.
Реализовать все вышеперечисленное получится, когда применяется CRM. Она анализирует множество позиций: человеко-часы, если оплата сдельная, заработную плату для специалистов, работающих удаленно, информацию о рабочем дне персонала офиса. За счет того, что данная система контроля работы сотрудников полностью автоматизированная, начальнику не потребуется тратить свое время.
Есть множество программ, с помощью которых получится отрегулировать рабочий день подчиненных, исключить опоздания и правильно делегировать ответственность.
Как организовать внутренний и внешний контроль в менеджменте
Этапы процесса контроля:
- определение характеристик развития и функционирования компании;
- формирование модели управления фирмой;
- подготовка плана замера результатов, мест проведения контрольных действий;
- сбор сведений о достигнутых целях;
- сопоставление итогов с утвержденными нормативами;
- выявление недочетов, отклонений от намеченного результата;
- корректировка работы организации;
- пересмотр планов, модификация задач;
- совершенствование системы управления и технологии производства.
Эффективность контроля отличают:
- нацеленность на результат;
- стратегическая направленность;
- гибкость;
- своевременность;
- экономичность мероприятий;
- универсальность предлагаемых формул;
- соответствие бизнес-задачам;
- качество и т.д.
Для поддержания работы компании необходимо разрабатывать стандарты регулирования, наладить двустороннее взаимодействие между подразделениями, использовать методы стимулирования, оптимизировать производство и т.д.
В управленческой практике различают несколько видов контроля:
На стадии формирования и организации фирмы в функции менеджера входит контроль над разработкой нормативных документов, формулировкой прав и обязанностей сотрудников, а также за подготовкой и изданием документов внутреннего действия на фирме.
При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие материальных, человеческих и финансовых ресурсов, В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и состоянием основных средств, В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач предприятия. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответы на вопросы: когда, сколько, какие средства (наличные и безналичные) потребуются предприятию.
На стадии предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности; диагностический и терапевтический. Такие названия пришли в менеджмент из медицины:
-диагностический — контроль, включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п.; эти категории указывают на то, что на предприятии что-то не в порядке;
-терапевтический — контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры,
В ходе работы неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. Текущий контроль в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения. Другое название данного вида контроля — оперативный. Оно показывает одно из его основных преимуществ — оперативность.
Объектом текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его — их непосредственный руководитель. Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.
Промежуточный контроль — контроль в середине выполнехшя задачи или работы.
Заключительный контроль, или финальный, — контроль, осуществляемый по окончании выполнения задания или работ.
Цель заключительного контроля — предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания какой-либо определенной работы или этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь большую достоверность, так как основная суть здесь заключается в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления на предприятии.
Недостатком заключительного контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем.
Плановый контроль — контроль, осуществляемый в плановом порядке, например, ежемесячно, ежеквартально.
Внезапный контроль — контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия. Например, поступают жалобы на систематические опоздания сотрудников или сотрудники не выполняют своих должностных обязанностей, постоянно пьют чай или устраивают перекуры.
На любом предприятии существует внутренний контроль — система мер, обеспечивающая нормальную работу предприятия. Обычно внутренний контроль осуществляется силами самого предприятия. Например, в финансовой области речь может идти о сохранности активов, достижении плановых показателей, в том числе по прибыли. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия. Кроме того, имеет место внутренний бухгалтерский контроль. Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами предприятия, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества выполнения планов и т.д. С точки зрения контроля со стороны бухгалтерии здесь оценивается строгое соблюдение сотрудниками решений руководства, правил отчетности, в частности точное отражение в ней производимых операций.
Внешний контроль — контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями, например, контроль санэпидемстанции, аудиторская проверка и т.д. Проверка итогов работы предприятия аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в документах и отчетах, В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить.
По назначению и направленности контроль можно разделить на два вида: внутренний и внешний.
Внутренний — это внутриведомственный, внутрипроизводственный, внутриорганизационный (внутрифирменный). При внутреннем контроле субъект и объект (контролирующие и контролируемые органы и организации) объединены в одну систему. Этот вид контроля служит обеспечению надлежащего функционирования и управления самого органа или организации. Это внутрислужебная, внутриуправленческая функция, контроль вышестоящего органа за нижестоящим.
Внешний контроль преследует иную цель — защиту граждан, организаций, государства и общества от всевозможных негативных последствий, которые могут наступить в результате несоблюдения установленных правил осуществления той или иной деятельности и невыполнения субъектами общественных отношений возложенных на них обязанностей. Внешний контроль призван служить обеспечению безопасности субъектов общественных отношений, защите их прав, свобод и законных интересов, безопасности и защите законных интересов государства и общества в целом. В силу особой важности и значимости указанных целей именно внешний контроль составляет основное содержание контрольной деятельности государственных и негосударственных структур.
Виды контроля, его методы и принципы
Контроль представляет собой процесс оценки и измерения фактического развития организации и его сопоставления с планами. Именно контроль позволяет достичь конкретных целей.
Понятие «контроль» в качестве вида административной деятельности подразумевает не только проверку, но и управление. Управленческий контроль это непрерывный процесс, который включает в себя регулирование и наблюдение различных видов деятельности с целью эффективного выполнения конкретных задач.
Эффективный контроль возможен только при его соединении со стратегическим планированием. Благодаря ему обеспечивается наблюдение за воплощением в жизнь стратегических планов. Контроль позволяет определить, насколько хорошо выполняются конкретные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.
Таким образом, контроль — это процесс соизмерения фактических результатов с запланированными.
Внутренний и внешний контроль объединяются общей целью, которая состоит в правильном и своевременном отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности, законности хозяйственных операций и их значимости для предприятия. Перед внедрением системы контроля необходимо проанализировать все обстоятельства деятельности организации. Таким образом, хотелось бы сделать вывод о том, что контроль является неотъемлемой частью системы управления, одной из форм обратной связи, благодаря которой управляющая система получает реальную информацию о действительном состоянии управляемой системы . Контроль позволяет выявить слабые стороны в деятельности организации, способствует нахождению путей рационального использования имеющихся у предприятия ресурсов, помогает в принятии правильных управленческих решений, а также в разработке бизнес-планов и бюджетов предприятия. Внутренний и внешний контроль являются важными компонентами единой системы контроля. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и другому управленческому персоналу получать оперативную информацию о различных отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией, как о допущенных ошибках, так и о недостатках организации внутреннего контроля. Внутренний контроль будет более эффективным в тех случаях, когда организацией будут применяться контрольные процедуры, использоваться методы и правила, разработанные администрацией для достижения целей, стоящих перед предприятием.
Понятие и организация контроля в государственном управлении
Специфика управления и контроля в сфере государственной службы определяется целями, методикой анализа результативности, контрольной деятельностью, распределением ответственности и созданием условий, способствующих выполнению поставленных задач.
Контроль – это аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также проверки фактического состояния государственной организации. Посредством контроля в сфере государственного управления достигается надежная обратная связь, которая позволяет выявлять результаты воздействия управляющего объекта на управляемый, допущенные отклонения от управленческих решений, а также принципов организации и регулирования. Выявляя отклонения и их причины, контроль позволяет определить пути достижения целей и исправления допущенных просчетов или нарушений в работе контролируемой организации.
Развитие науки и практики управления способствовало формированию в государственном управлении гибкой и надежной системы контроля, которая пронизывает все уровни власти.
Типичные ошибки контроля работы сотрудников
Контроль, как и любое другое благое дело, может сопровождаться ошибками, которые приведут к негативному результату. Существует несколько «классических» ошибок организации контроля. Итак,
-
Ошибка 1. Контроль процесса, суть которого не ясна
Естественно, сложно держать под контролем то, что является «загадкой». Например, контролировать технологический процесс должен менеджер инженерной специальности, а не менеджер по кадрам.
-
Ошибка 2. Контроль, сосредоточенный на ошибках
Если сотруднику регулярно указывать только на его ошибки, то он просто не выдержит и сбежит. Контроль работы сотрудников должен носить системный характер, но не должен стать тотальным. Не стоит проводить его раньше установленного срока и, главное, не забудьте похвалить подчиненного за проявленный креатив.
-
Ошибка 3. Неявный контроль, проявляющийся при нарушениях
Если вы не хотите открыто проводить контроль работы сотрудников, то доводите это до логического завершения, а не выскакивайте при первом же нарушении как «черт из табакерки». Сотрудник, который будет знать, что за ним постоянно следят, не сможет нормально работать. К тому же, у коллектива сформируется не очень благоприятное мнение о таком начальнике.
Скрытый контроль работы сотрудников уместен только тогда, когда вы хотите использовать его результаты на благое дело, например, мотивировать отстающих работников.
-
Ошибка 4. Контроль проводится формально
Этапы процесса контроля
Любой контроль как процесс включает в себя нескольких этапов. Всего их три, к ним принято относить:
- Выработку стандартов и критериев оценки ситуации. Этот этап показывает на практике взаимодействие функции контроля и планирования. Стандарты, которые используют для контроля результата, должны соответствовать целям и стратегии организации. Обычно такие стандарты содержат временные рамки. Для первого этапа необходимо выявить уровень эффективности.
- Анализ реальных результатов с ожидаемыми. На этом этапе определяют связь «ожидание=реальность». Для этого нужно зафиксировать отклонение в этом балансе от стандартов. Этап разделяется на четыре стадии:
- Первая стадия – выявление уровня отклонений. Чтобы выявление отклонений получалось делать эффективно, преимущества системы контроля должны превышать затраты на функционирование этой системы.
- Вторая стадия заключается в том, чтобы измерить результаты управленческого решения, а соответственно, и контроля. Для того чтобы провести процедуру контроля правильно и эффективно, нужно определить единицу измерения, которая потом будет изменяться под условия стандарта.
- Третья стадия характеризуется передачей и распространением информации. Она играет ключевую роль в процессе обеспечения контроля. В случае, когда инструментом контроля является информация, важно следить за ее достоверностью, чтобы сотрудники получали ее правильно и в актуальное время.
- Четвертая стадия – заключительная. На этой стадии производится оценка собранных данных о результатах ситуации в организации.
- Выбор варианта альтернативного корректирующего действия. Этап принятия корректирующего действия может наступить только после того, как изучена ситуация в полной мере, и проведена аналитика. Руководитель организации именно на этом этапе может выбрать один из трех путей принятия альтернативного действия:
- первый путь — это бездействие, ситуация, когда лучше «ничего не трогать», иначе может стать еще хуже;
- второй путь – устранение проблемы;
- последний путь, третий – изменение стандартов, в соответствии с ситуацией.
Если руководитель выбрал первый путь и решил не предпринимать никакие действия, тогда, чтобы добиться результата, необходимо лишь контролировать ситуацию и циклично измерять результаты.
Второй путь представляет собой концентрацию на решении (именно решении проблемы) или усугубляющего фактора. Здесь должен просматриваться масштаб отклонения и причина его возникновения.
Если же руководитель выбрал третий путь, ему необходимо анализировать стандарты и корректировать их в сторону более реальных и приближенных к возможным провалам.
Как выглядит итоговая документация?
Это отчет, который заполняется письменно и содержит раскрытые и подробные ответы на такие вопросы:
- Какие задачи были запланированы, какие из них удалось выполнить, каких целей удалось достичь (если удалось), а если не удалось — то почему?
- Как распорядились временем? Если плохо или некорректно, то почему?
- Какие действия нужно корректировать в дальнейшем, чтобы улучшить результаты контроля?
Также, вместе с самим «телом» отчета, к нему идут приложения в виде бухгалтерской и статистической отчетности.
Принципы эффективности и основные требования к организации внутреннего контроля
Ключевое условие успешного функционирования системы внутреннего контроля организации — это соблюдение принципов эффективности — основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом.
- Принцип ответственности гласит: каждый субъект внутреннего контроля, работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.