Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
Обновление от 25.08.22
Доработки и изменения для групповой обработки печати МХ-1,3
- Добавлена печать из документа Перемещение товаров
- В форме настройки выведена возможность настраивать форму по-умолчанию для документа Перемещение
- При печати МХ-1 из документа Поступление — выводим подразделение в форму МХ-1
- При печати МХ-1 из документа Поступление — в качестве номера документа выводим значение реквизита «Номер входящий» документа Поступление если он заполнен в документе
- В настройки добавлена галочка для документа Поступление — выводить или нет подписанта со стороны контрагента. Если галочка установлена, то в качестве подписанта берем контактное лицо контрагента, которое задано как Основное.
Комплексный подход предполагает осуществление следующих действий:
- Выгрузка вручную или с помощью электропогрузчиков. Производится все бережно, поскольку целостность груза уже полностью зависит от принимающей стороны.
- Приемка. Она заключается в сверке фактического количества с номенклатурой и в контроле за упаковкой и прочими характеристиками.
- Размещение и каталогизация. В зависимости от типа товара он может быть помещен разными способами на полки, в контейнеры. Информация о местонахождении на складе обязательно заносится в картотеку.
На этом услуга еще не полностью оказана, требуется также осуществить передачу. Что значит выдача ТМЦ из-под ответственного хранения:
- Составление заявки от владельца, ее проверка.
- Комплектация. Если в ходе этого этапа требуется, то проводится маркировка, упаковка и дополнительные фасовочные действия.
- Подготовка партии к отправке — нанесение штрих-кодов, оформление сопроводительной документации.
- Погрузка. Транспорт, как правило, подгоняет сам клиент. Однако часто это предложение приходит от логистических компаний, поэтому отгрузка плавно перетекает в транспортировку.
Если рассматривать не договоренность, а обязанность, возникающую между двумя сторонами торговых отношений по статье 524 ГК РФ, то этапов несколько меньше, они, как правило, ограничиваются приемкой и выгрузкой, размещением, а затем погрузкой без дополнительных манипуляций с грузом.
Когда принимать на хранение необязательно
Переходя в сферу обязательств между продавцом и покупателем, рассмотрим ситуацию, в которых потребитель может отказаться от ответхранения по закону:
- Грубое несоответствие ассортимента партии договору.
- Расхождения в количестве, при этом поставщик находится при заключении сделки и готов сразу забрать неоплаченные излишки.
- Если товар не только не соответствует прописанным в контракте условиям, но и требует особенного обращения при складировании, например, это медикаменты или скоропортящиеся продукты. Если затраты на транспортировку окажутся ниже, чем на обеспечение специальных требований, то стоит сразу произвести возврат.
Объясняем, как правильно составить акт
По своей структуре форма МХ-1 состоит из двух страниц, вторая заполняется на оборотной стороне. Документ можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, перечень передаваемых ценностей, условия хранения и подписи представителей. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Начинаем с шапки акта. Здесь необходимо отметить сведения о сторонах соглашения:
- наименования предприятий со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ООО и так далее);
- структурное подразделение;
- коды фирм согласно классификатору.
Далее оставляем ссылку на заключённый договор хранения (номер, дата подписания), присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранению согласно утверждённой номенклатуре дел.
Ниже по документу берёт своё начало основная часть с перечислением списка передаваемого имущества. Обозначаем срок хранения и утверждаем перечень ценностей:
- наименование товара;
- его характеристика;
- единица измерения, количество;
- цена единицы товара и общая стоимость.
Как производится передача товаров на ответственное хранение
Когда между поклажедателем и хранителем заключены договорные отношения, передача изделий производится в следующем порядке:
- Оформление заказчиком заявки на поставку ТМЦ. Она в обязательном порядке должна содержать информацию о наименовании и количестве товара, марках машин для доставки, типе загрузки продукции – на паллетах или навалом, россыпью.
- Доставка груза на склад. Изделия должны поставляться в транспортной (оптовой) упаковке. Они в обязательном порядке сопровождаются товарно-транспортной накладной, в которой ставится отметка о количестве разгруженных единиц.
- Прием товара на склад. Сдачу может осуществлять представитель заказчика, который должен иметь при себе доверенность и личный паспорт. Прием сопровождается учетом товарно-материальных ценностей и их осмотром на наличие повреждений и брака. В результате может быть составлен акт расхождения по количеству и качеству и акт об обнаружении брака. Брак помещается на складскую площадь по нулевой стоимости. После проведения всех процедур составляется акт о приеме ТМЦ и товар считается принятым.
- Размещение ТМЦ на складской площади. Размещение производится только на зарезервированную по договору площадь, изделия обрабатываются в соответствии с оговоренными условиями и списком процедур.
Когда принимать на хранение необязательно
Переходя в сферу обязательств между продавцом и покупателем, рассмотрим ситуацию, в которых потребитель может отказаться от ответхранения по закону:
- Грубое несоответствие ассортимента партии договору.
- Расхождения в количестве, при этом поставщик находится при заключении сделки и готов сразу забрать неоплаченные излишки.
- Если товар не только не соответствует прописанным в контракте условиям, но и требует особенного обращения при складировании, например, это медикаменты или скоропортящиеся продукты. Если затраты на транспортировку окажутся ниже, чем на обеспечение специальных требований, то стоит сразу произвести возврат.
Несмотря на то что форма МХ-18 унифицированная (утверждена Пост. Госкомстата России от 09.08.1999 №66), работа с ней носит необязательный характер с 2013 года. Предприятие вправе применять собственные бланки, закрепив их в своей учетной политике, если они содержат все необходимые реквизиты. За основу можно взять форму МХ-18. На деле же организации используют именно этот бланк, поскольку он удобен и можно не бояться, что у проверяющих органов возникнут вопросы к руководству по использованию тех или иных бланков.
Сотрудник, который несет ответственность за прием товара на склад, должен сверить по накладной количество и состояние продукции. Затем документ заверяют обе стороны процедуры (материально ответственное лицо, доставляющее продукцию, и работник склада, на чье хранение доставлен товар).
Задача документа — фиксация факта передачи готовой продукции на склад. Заполненный бланк передают в бухгалтерию, где специалист отражает в учете организации движение готовой продукции.
Внимание! Форма МХ-18 применяется для учета перемещения продукции внутри одного предприятия. Ее не нужно путать с накладной по форме ТОРГ-12. Этот бланк необходим для передачи товара (готовой продукции) сторонней организации
Этот бланк необходим для передачи товара (готовой продукции) сторонней организации.
Образец акта приема-передачи на ответственное хранение
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
- Вначале документа напишите название и адрес предприятия, которое берет товарно-материальные ценности на ответственное хранение,
- затем наименование структурного подразделения, где непосредственно будет находиться принимаемое имущество.
- Далее аналогичным образом внесите сведения об организации, которая временно расстается со своей собственностью.
- Справа в табличке обозначьте коды ОКПО обеих компаний, дайте ссылку на договор, в соответствии с которым действуете (отметьте номер и дату его заключения).
- После этого сам акт также пронумеруйте и датируйте.
Классификация договора
Существует несколько разделений данного соглашения:
По участвующим сторонам:
- между физическими лицами;
- между юридическими лицами;
Данная разновидность возможна между организациями, например, для сохранения продукции, при этом поклажедатель не обязательно должен быть ее хозяином.
В этом случае соглашение считается заключенным, если обе стороны достигли взаимопонимания и уполномоченные лица предприятий подписали документ.
Для бюджетных организаций есть своя специфика:
— Имущество передается по унифицированной форме № МХ-1 акта передачи;
— Принимается посредством акта МХ-3 возврата;
— При исполнении обязательств на складе ведется журнал МХ-3.
- смешанная разновидность: одна сторона — юридическое лицо, а другая — физическое.
По обозначенному вознаграждению:
- возмездный характер оказания услуг, когда поклажедатель платит за услуги оговоренную стоимость;
- безвозмездный, т.е. бесплатный. Такой характер возможен между физическими лицами. Важной особенностью соглашения является отсутствие ответственности за причинение ущерба имуществу третьими лицами. Допускается в устной форме, но чтобы подстраховаться от непредвиденных ситуаций лучше всего будет изложить условия на бумаге. При этом указываются Ф.И.О, данные паспорта сторон, оговаривается ответственность исполнителя, а также право передачи собственности третьим лицам по просьбе владельца.
Важный момент! Безвозмездный характер взаимоотношений между юридическими лицами расценивается, как дарение. Поэтому в договоре рекомендуется указывать возмещение поклажедателем расходов хранителя на предоставление услуги.
По характеру передаваемого предмета:
- передача на хранение оборудования между юридическими лицами;
- сохранение предметов личного пользования;
- сохранение предметов иного типа.
По наличию или отсутствию у стороны права использовать переданное имущество:
- без права использования — общее условие таких сделок. Лицо не может пользоваться переданной вещью в личном порядке, если только это использование не является целью ее сохранения в рабочем состоянии;
- с правом пользования: в тексте документа указывается право использования вещи в период хранения.
В зависимости от срока:
- до оговоренной даты или до окончания определенного периода, указанного в тексте;
- до востребования, если определенный срок не был оговорен.
По способу предоставления услуги:
- складской (хранитель имеет товарный склад для исполнения обязательств, товар принимается по складской квитанции);
- банковский (банк предоставляет услуги по безопасному сохранению ценностей, металлов, бумаг, заказчику предоставляется специальная ячейка);
- в ломбарде (физическое лицо передает вещь в ломбард. Если в конце срока она не забирается, то противоположная сторона вправе продать предмет согласно ст.358 ГК РФ);
- гостиничный (личные вещи передаются в момент заселения в номер);
- в камерах организаций транспорта (право пассажиров воспользоваться услугами транспортных компаний);
- в гардеробах (когда физические лица сдают вещи в специально оборудованное место, например в гардеробе кинотеатра).
По форме договора:
- устный;
- письменный.
Как правильно заполнить
Образец акта передачи на ответственное хранение состоит из трех частей. Первая – шапка, содержит информацию о доверителе и доверенном. Во второй, основной части, прописывается информация об имуществе. В основной части прописывается сам факт передачи имущества. Если на хранение передается несколько предметов, основную часть оформляют в виде таблицы, состоящей из следующих колонок:
- в первой проставляется порядковый номер;
- во второй – название и вид упаковки;
- в третьей – код;
- в четвертой – характеристики;
- в пятой – наименование единицы измерения;
- в шестой – код по ОКЕИ;
- в седьмой – количество и масса;
- в восьмой – цена.
На обратной стороне листа прописывается общее количество передаваемых на сбережение предметов и их стоимость.
В конце официальная бумага заверяется подписями сторон соглашения с указанием их должности, Ф.И.О. Копии документа также заверяются подписями ответственных сотрудников.
Информация о бланке вносится в учетный журнал документации. Печати проставляются по желанию обеих сторон. Если акт составляется между физическими лицами, лучше обратиться за помощью к юристу. Специалист поможет правильно составить договор и оговорит все особенности сотрудничества между сторонами соглашения.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
Если в период ответственного хранения произойдет порча или утрата имущества
Если в то время, когда товарно-материальные ценности будут находиться на ответственном хранении, с ними произойдет какая-то неприятность: повреждение, порча, частичная или полная утрата и т.п., всю ответственность за это будет нести тот, кому они были доверены.
Это значит, что данное лицо обязано будет в полном объеме возместить нанесенный ущерб или же отремонтировать, восстановить чужое имущество за свой счет.
В случае, если вдруг между сторонами возникнут какие-то разногласия или споры, в поисках решения которых они дойдут до суда, грамотно составленный пакет документов поможет их правильно и с соблюдением всех интересов разрешить. Именно поэтому к составлению сохранной расписки стоит относиться крайне внимательно и учитывать все нюансы, касающееся товарно-материальных ценностей и условий их хранения.
Существенные условия Договора ответственного хранения (ответ.хранения)
(условия, без которых в силу требований закона, Договор ответственного хранения (ответ.хранения) считается не заключенным):
- условие о предмете договора, т.е. какие услуги оказываются (какие совершаются действия, или какая деятельность осуществляется), а также перечень и идентификационные характеристики передаваемого имущества;
-
фактическая передача имущества по Акту приема-передачи;
- соблюдение установленной формы договора, т.е. его заключение в письменной форме, его подписание сторонами или их представителями и, как правило, если сделка совершается юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями, также скрепление печатями этих юридических лиц, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать. В письменной форме должны совершаться все договоры хранения за исключением:
- договора хранения в виде бытовой услуги;
- договора краткосрочного хранения в камерах хранения и гардеробах вокзалов, аэропортов, учреждений, предприятий, театров, музеев, стадионов, столовых и т.п. с выдачей хранителем номеров, жетонов и других легитимационных знаков.
Примеры употребления на «Секрете»
«Если правоохранители изъяли готовую продукцию, в некоторых случаях могут её уже не вернуть. Большие партии товара подлежат описи, осмотру и передаче на ответственное хранение в соответствующие организации. При этом выбирают их сами сотрудники МВД».
(Старший партнёр адвокатского бюро «Юрлов и партнёры» Тимофей Ермак о том, что делать, если у компании изымают имущество.)
«Чаще всего кошек и собак арестовывают, но при этом оставляют их хозяевам «на ответственное хранение». Арестованных животных нельзя дарить — только продавать с целью последующей выплаты долга».
Формирование документа
Как правило, в российском законодательстве нет такого понятия, как ответственное хранение. Данный термин рассматривается как передача ценностей или другого товара от одного лица другому на определенный промежуток времени за определенное вознаграждение.
Сегодня договор ответственного хранения считается официальным документом, так как эта деятельность является профессиональной и регламентируется строго по закону. Чаще всего хранению подлежат любые изделия, оборудование, транспорт и техника, в общем, все, кроме продуктов питания, так как они имеют маленький срок годности.
Акт приема-передачи по договору ответственного хранения считается приложением и фактом того, что товар или оборудование перешло в собственность другому лицу на определенное время.