Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания, использующая имущество работника, должна выплачивать за это соответствующую компенсацию. Данные правоотношения должны быть обязательно оформлены. Например, такое соглашение можно включить в трудовой договор в качестве специального пункта. Такой вариант оформления подходит для ситуация, когда при трудоустройстве изначально планируется использование автомашины работника.
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Составляя допсоглашение – договор компенсации использования личного транспорта, нужно не забыть сделать его в двух экземплярах – для каждой из сторон соглашения.
Нужно указать полное наименование организации и Ф.И.О. работника. Не забыть вписать характеристики автомобиля (марку, модель, объем двигателя, регистрационный номер и т. п.), а также документ, удостоверяющий право собственности сотрудника на транспортное средство.
В обязательном порядке в текст нужно включить размер компенсации за использование машины. Это обязательное условие. Нужно помнить, что в состав расходов по налогу на прибыль (УСН) компенсация уменьшает прибыль только в приделах норм, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.
Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:
- о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
- обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
- издержках на покупку топлива и иных материалов;
- суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.
По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, скачать бланк 2020
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта.
Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ.
В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Договор на компенсацию за использование личного автомобиля
Основанием для выплат при использовании личного авто в служебных целях является соглашение между сотрудником и наемщиком. Оно может являться составной частью Трудового договора или заключаться дополнительно. Второй вариант более рационален: при смене машины, например, эксплуатационные расходы могут измениться, что отразить в постоянном трудовом договоре не удастся. Дополнительное же легко расторгнуть и заключить новое соглашение.
В документе обязательно указывается:
- технические характеристики машины – тип авто, марка, номер двигателя, регистрационный номер и прочее;
- размеры компенсации;
- список расходов, подлежащих возмещению: текущий ремонт, расходы на покупку топлива и запчастей, плата за парковку во время рабочей смены, мойка машины, другие производственные траты;
- порядок выплат компенсации и возмещения расходов, сроки выплаты.
К документу прилагается копия техпаспорта машины и свидетельство о регистрации. Если сотрудник водит машину по доверенности, то требуется также копия полиса ОСАГО, где указано его имя.
На основании соглашения наемщик издает приказ об установлении компенсации за использование личного авто. Во время действия соглашения требуются документы, подтверждающие использование машины:
- путевой лист или ведомость разъездов в служебных целях (с указанием данных о работнике и машине, а также пунктов назначения и километража);
- чеки АЗС, подтверждающие заправку;
- чеки и квитанции об оказании услуг – мойка, ремонт;
- расчет расходов на основании указанного километража, стоимости бензина или дизельного топлива и норм расхода горючего, которые прописаны в соглашении. Документы служат как подтверждением использования транспорта в служебных целях, так и свидетельствами для налоговой и прочих служб.
Пример договора можно скачать здесь.
Компенсация за пользование личным авто в служебных целях не является оплатой труда, соответственно, никакими налогами или страховыми взносами она не облагается. Это своего рода возмещение ущерба. Однако таковым он является только в том случае, если имеются все документы, подтверждающие эксплуатацию машины для выполнения рабочих обязанностей.
- Наемщику выгоднее оформить соглашение с точным указанием компенсации, чем выписывать работнику премию на ту же сумму, поскольку первая налогом не облагается, а премия подлежит налогообложению.
- Законодательство ограничивает компенсационные выплаты определенной суммой за месяц. Если компенсация превосходит максимальные размеры, эти сверхнормативные расходы НДФЛ облагаются.
Использование личного автомобиля для выполнения рабочих обязанностей вполне допускается, но должно быть соответствующим образом оформлено. Чаще всего применяют компенсационный механизм, так как он наиболее выгоден наемщику, однако возможны и другие варианты оформления договора.
Как документально можно оформить использование личного автомобиля
Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:
| Трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Договор аренды |
| При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017 | Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации | Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать |
Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.
Расчет суммы производимых компенсационных выплат
Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.
Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.
Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций
В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.
Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.
От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).
Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации
Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.
Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.
Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
- компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
- компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
- подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
- в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
- для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.
Сумма затрат на использование личного автотранспорта в служебных целях устанавливается отдельно каждой компанией с учетом установленных норм, дающих право на уменьшение налоговой базы по НДФЛ и налогу на прибыль.
Таблица 3. Размер компенсационных выплат.
| Компенсация | Сумма | Нормативный (локальный) акт |
| Компенсация для госслужащих:
а) для легковых машин б) для мотоциклов |
Объем двигателя до 2 л – 2 400 руб.
Объем двигателя выше 2 л. – 3 000 руб. 1 200 руб. |
Постановление Правительства No 563 |
| Нормы расходов компаний на оплату расходов сотрудников по использованию личных автомашин:
а) для легковых автомашин б) для мотоциклов |
1 200 руб. (двигатель до 2 л.)
1 500 руб. (двигатель больше 2 л.) 600 руб. |
Постановление Правительства No 92 от 08.02.2002 |
Порядок получения компенсации
Получение компенсации расходов, связанных с использованием личной автомашины для служебных поездок происходит в несколько этапов:
Таблица 4. Пошаговая инструкция получения компенсации
| П/п | Этап | Примечание |
| 1. | Подача заявления | В случае, если трудовым договором не предусмотрено использование личного транспорта для служебных поездок |
| 2. | Представление документов | Необходимо представить доказательства принадлежности автомобиля сотруднику (ПТС, СТС, страховой полис) |
| 3. | Заключение договора | По соглашению между работодателем и автовладельцем может быть заключен договор аренды либо оказания услуг, автомобиль передается по акту (официальное трудоустройство не обязательно) |
| 4. | Произведение компенсации | Заполняются путевые листы, предоставляются товарные и кассовые чеки, квитанции в подтверждение расходов на приобретение ГСМ, затрат на ремонт и техническое обслуживание |
Подводя итог сказанному, отметим: наиболее привлекательным использованием личного автомобиля в служебных целях является использование по договору аренды транспортного средства без экипажа. Во всяком случае, для организаций, находящихся на традиционной системе налогообложения либо применяющих «доходно-расходную» УСНО, этот договор позволит учесть все расходы, возникающие в ходе эксплуатации машины (главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены).
«Упрощенцам» с объектом налогообложения «доходы» есть смысл обратить внимание на выплату компенсации за использование личного имущества. Дело в том, что расходы в учете такие налогоплательщики не отражают, а суммы компенсации (как было отмечено выше) не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в то время как с арендной платы НДФЛ исчислить нужно). Только не забывайте: чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы, необходимо подтвердить принадлежность используемого имущества работнику, запастись расчетами компенсаций и иметь в наличии документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы конкретных расходов.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.