Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно составить служебную записку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Служебная записка на закупку
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
- устаревание оборудования;
- поломка какой-либо из составных частей техники;
- необходимость в дополнительном компьютере.
Служебная записка на приобретение принтера в связи с поломкой
Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:
- В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
- От кого составлена записка.
- Название документа.
- Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
- Дата оформления и регистрационный номер.
- В основной части документа пишется просьба.
- Дата.
- Виза и расшифровка ответственного лица.
Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.
Каждый офис нуждается в использовании канцелярских принадлежностей. Это позволяет ему функционировать исправно и бесперебойно, а сотрудникам – обеспечивать комфортные условия работы.
Для этого по итогам каждого месяца работы оформляется специальная заявка.
Она не имеет шаблона, установленного на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие может разрабатывать ее самостоятельно.
Все товары подобного типа подразделяются на две большие группы. Это расходные материалы и элементы различного времени применения. Предметы первой группы могут расходоваться после определенного отрезка времени, в то время как вторые или изнашиваются, или подвергаются поломкам. Перечень их выглядит следующим образом:
- ручки и карандаши;
- бумажные материалы;
- ластики.
Список предметов, относящихся ко второй группе, можно представить так:
В 1993 году в рамках Постановления Госстандарта РФ №17 перечень был утвержден на законодательном уровне. В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.
Заявка может заполняться различными способами. Это зависит от конкретного вида документа. Например, на практике выделяют документы внутреннего и внешнего оборота.
Первый вид заявлений применяется при совершении заказа у поставщика, форма отображается в нормах заключенного с партнером договора. Второй – когда ответственный компетентный сотрудник совершает обращение в снабженческий отдел.
Внутренние заявки, в свою очередь, также представлены в двух разновидностях:
- на покупку товаров рассматриваемого назначения;
- на выдачу со складского участка.
В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.
Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.
Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.
Главный бухгалтер Петренко В.А.
Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки.
Используйте такие словосочетания, как: “в связи”, “с целью”, “по причине производственной необходимости” и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности.
Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.
Структура документа выглядит следующим образом:
- Адресат – руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
- Составитель служебной записки – должности и фамилия, инициалы
- Наименование документа: служебная записка на приоберетение
- Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
- Подпись сотрудника
- Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.
После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.
Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность.
Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.
О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
- В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
- Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Отличия внешней и внутренней заявки
Внешняя заявка оформляется в адрес поставщика, который обязуется поставить необходимые товары. При их наличии в складских помещениях в составлении бумаги внешнего типа нет смысла, поскольку можно обойтись внутренней заявкой. Образец оформления двух этих видов заявок является идентичным.
На предприятии выявлением потребности работников занимается ответственное лицо. При необходимости организуется ревизионная проверка, в ходе которой собирается общая информация. Далее, после ее получения, формируется заявка, под которой понимается письменное обращение в адрес гендиректора или иного руководителя предприятия.
Традиционно запрос вне зависимости от его вида должен отвечать следующему набору требований:
- Исходя из политики, заполнение производится без шаблона или с использованием фирменного бланка.
- Оформление перечня канцтоваров осуществляется в табличном виде, таблица обязательно содержит шапку и базовую часть с перечнем нужных предметов канцелярии, количеством (шт.), единицами, в которых производится измерение.
- Если есть необходимость, в сводной таблице может быть указан артикул товарной позиции.
- Обязательно прописывается информации о руководителе.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТВЕРИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА МКУ «АВТОБАЗА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ» ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
от 15.08.2014 N 947)
В целях совершенствования порядка предоставления транспортных услуг органам местного самоуправления, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации , Уставом города Твери , Уставом МКУ «Автобаза администрации города Твери», а также распоряжением Главы администрации города Твери от 17.08.2009 N 414 постановляю:
1. Утвердить Положение «О порядке использования служебного автотранспорта МКУ «Автобаза администрации города Твери» при обслуживании органов местного самоуправления» согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Управлению информации администрации города Твери (Н.А. Касаева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя Главы администрации города Твери С.В. Чубенко.
Глава администрации города Твери В.М.ПАВЛОВ
Образец служебной записки
«Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
Служебная записка
№ 19-43/102
От 13 апреля 2015 года
О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.
Служебная записка на приобретение оргтехники
Если это необходимо, документ также может быть завизирован заинтересованными лицами.
В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату.
Кроме того, может быть добавлена расшифровка должности визирующего лица.
Чтобы при необходимости у сотрудников организации была возможность делать ссылки на определенный документ, служебные записки лучше всего регистрировать, для чего проставляется порядковый номер и дата документа.
Если на предприятии не практикуется ведение документооборота в электронном виде, то упростить процесс можно следующим образом.
Гораздо целесообразнее будет выделить на жестком диске компьютера определенную папку, в которую можно поочередно помещать служебные записки, каждую под следующим порядковым номером.
Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?
Пример технического задания № 8 на поставку картриджей для принтеров (вариант 1 неоригинальные картриджи) Максимальное и (или) минимальное значение показателей (конкретное значение показателя устанавливает участник закупки). Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.
В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы.
Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание. Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.
Статья 22 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя обеспечить работника всем необходимым, для того чтобы он мог в полном объеме выполнять свою трудовую функцию. Если работнику требуется для выполнения его работы принтер, он может попросить о нем с помощью служебной записки.
Служебная же записка о замене принтера составляется в случаях, когда принтер уже был предоставлен работнику, но:
- сломался;
- морально устарел;
- поврежден или погиб и т.п.
В зависимости от причины замена принтера может быть осуществлена как в плановом порядке, так и в экстренном. В первом случае расходы на приобретение принтера уже заложены в годовом бюджете организации, и от автора служебной записки просто потребуется указать это в качестве обоснования. Во втором случае также потребуется обоснование, однако здесь окончательное решение останется за руководителем.
Вне зависимости от причины и плановости/экстренности замены приобретение принтера потребует отражения в бухгалтерских документах. Служебная записка в этом случае будет являться первичным документом.
Служебная записка может составляться в свободной форме, поскольку унифицированных форм ее не существует. В организации может иметься своя форма этого документа, составленная с учетом особенностей бухгалтерского документооборота. На нашем сайте имеются образец и бланк служебной записки, которыми также можно воспользоваться в работе.
В записку потребуется внести:
- наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
- данные автора записки — ФИО, должность, подразделение;
- заголовок, например, «О замене принтера в отделе капитального строительства»;
- причину замены;
- принтер, который требуется купить (модель, марка);
- дату составления записки;
- подпись.
Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения. Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.
Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.
Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.
Срочный ремонт оргтехники — Сервисный центр Дока-Сервис
Любая настройка принтера или другого печатающего устройства требует от мастера определенных навыков и знаний. Но перед этой процедурой обязательно необходимо провести сервисное обслуживание аппарата.
- Диагностика оборудования.
- Проведение очистки оптической системы, которая состоит из зеркал, датчиков, линз и пр.
- Очистка механизма подачи бумаги и блока, по которому она транспортируется дальше.
- Смазка и ликвидация мусора с области шестерен передаточного устройства.
- Зачистка участков тубуса отработанного тонера.
- Проверка пригодности картриджа.
- Очистка лотков для бумаги.
- Наладка валов (тефлоновый, прижимный).
- Замена отработанных деталей.
- Проведение тестирования собранного аппарата.
Данный вид услуги инженер сервисного центра оказывает на офисе, так как транспортировка оборудования может добавить ему неисправностей.
Перед тем, как приступить к ремонту офисной техники, специалист определяется с категорией сложности поломки. Всего насчитывается 3 уровня сложности выявленной неисправности.
- Проведение диагностики поломки узлов и деталей оборудования, ремонт которых не требует разборки агрегата. Сотрудники организации выполняют визуальный осмотр с необходимым мелким ремонтом деталей.
- После осуществления диагностики необходимо выполнить ремонт, требующий частичной разборки техники с последующей заменой запчастей, вышедших из строя.
- После осмотра аппарата он полностью разбирается, и проводится восстановление структурных элементов, исчерпавших свой ресурс. Выполняется полная очистка техники, обновление программных компонентов и настройка установленных продуктов.
При выполнении ремонта оргтехники с выездом мастера на дом стоимость расходных материалов и деталей включается в стоимость предоставления услуги. Диагностика оплачивается только в том случае, когда:
- клиент отказывается от ремонта;
- отсутствуют необходимые детали и запчасти на складе сервисного центра.
После того, как обнаружится дефект офисной техники или внезапная остановка в процессе работы, необходимо обратиться в сервисный центр «АСТ-Принт», сотрудники которого быстро проведут диагностику аппарата и выявят причину поломки. Кроме оперативности предоставления услуги, компания выделяется среди аналогичных организаций следующими положительными сторонами:
- демократичная ценовая политика;
- несколько способов оплаты: банковский перевод, наличный или безналичный расчет (для юридических лиц);
- профессиональная команда квалифицированных сотрудников;
- использование только качественных, оригинальных деталей и расходных материалов, которые всегда имеются в наличии;
- возможность сотрудничества с юридическими лицами на договорных отношениях;
- предоставление гарантийного талона на все виды оказываемых услуг;
- наличие положительных отзывов реальных клиентов, благодаря которым центр держит высокую планку;
- возможность выезда мастера на дом в течение одного часа после приема заявки.
После обращения в компанию «АСТ-Принт» клиенты навсегда забудут о проблемах, вызванных поломкой техники, так как мастера оперативно ее решат, а заказчик уйдет с хорошим настроением и работающим оборудованием.
После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.
Кроме того, прежде чем ходатайствовать о приобретении нового устройства, можно устно переговорить со специалистами по компьютерной технике.
Вполне возможно, что у них есть необходимая или более новая модель, либо они могут предложить модернизацию используемого компьютера.
М.
- Ежегодная закупка компьютерной техники планируется на основе сводной служебной записки, которую можно оформить следующим образом:
Принимая в затраты издержки на печать визитных карточек, следует обращать внимание на информацию, на них представленную, и на способ их передачи. Визитные карточки как таковые должны содержать контактные и координационные данные сотрудника фирмы и передаваться конкретным лицам с целью налаживания партнерских отношений в интересах фирмы
Такие затраты могут быть учтены в полном размере для расчета налога на прибыль. Но они не берутся в расход при расчете налога по УСН. Главный момент — отсутствие рекламных моментов на карточках и немассовая их раздача. В противном случае карточки теряют свойства визиток и интерпретируются как рекламный раздаточный материал, затраты на который учитываются в пределах 1% выручки.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Пример написания служебной записки
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.