Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списочная численность сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Куда относятся декретники
Выше продемонстрировано, что процедура вычисления количественных характеристик персонала достаточно проста. Путаница возникает, как правило, в связи с существованием среди персонала тех, кто входит в численность работников списочного состава, но не входят в среднесписочный состав. Это касается, к примеру, такой категории, как женщины (в некоторых случаях мужчины), находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Входят ли декретники в списочную численность работников? Утвердительный ответ на этот вопрос дает п. 77 Указаний Росстата (утв. Приказом Росстата от 22.11.2017 №772). Однако п.79.1 этого же документа гласит, что данная категория работников не включаются в среднесписочный показатель. Правило распространяется и на лиц, обучающихся или поступающих в образовательное учреждение при нахождении в отпуске без сохранения заработной платы.
Как производится подсчет?
Чтобы провести подсчет, необходимо воспользоваться алгоритмом, который дает возможность осуществить определение точного количества работников, осуществляющих трудовую деятельность на предприятии. В целом методика подсчета ничем особым не отличается от того, как происходит расчет среднесписочной или среднегодовой численности.
Списочная численность персонала в первую очередь рассчитывается по каждому рабочему месяцу в одном календарном году. То есть необходимо сначала посчитать количество всех сотрудников, связанных трудовыми отношениями с организацией, за каждый отдельный месяц и даже за каждую календарную неделю и день.
Это необходимо, поскольку за 1 год кадровый состав предприятия претерпевает некоторые изменения: число работников может либо увеличиваться, либо сокращаться. По этой причине и нужен детальный расчет.
Типовые нормы численности персонала
Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.
Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный : при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата. Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.
Количество штата сотрудников
Рекомендации по определению штатной численности работников тесно связаны с таким понятием, как количество штата. По сути, это произведение значения нормативной численности сотрудников и соответствующего коэффициента, который должен учитывать плановый невыход персонала на работу. Естественно, невыход учитывает только уважительные причины, такие как болезни, декретные отпуска, командировки, обстоятельства срочного семейного характера. Таким образом определяется то количество сотрудников, которое необходимо вашему предприятию, для полноценного функционирования, учитывая все возможные жизненные обстоятельства.
Рассчитывается это так. Плановый коэффициент невыхода сотрудников складывается с процентом невыходов, который, в свою очередь, переводят в доли, путем планомерного деления на 100. Такая методика определения штатной численности работников считается одной из наиболее перспективных.
Так что же такое явочная численность?
Явочная численность работников – это определенные количественные показатели, которые дают понять, сколько же конкретно сотрудников должно каждый день приходить на свое рабочее место и выполнять обязанности. Указанный показатель наглядно демонстрирует, сколько лиц нужно для того, чтобы реализовывать запланированные технологические процессы, позволяющее запустить производство и довести его до своего логического завершения.
В своем итоге расчет должен показать явочное количество трудящихся, которое должно быть значительно меньше списочного. Все это происходит потому, что в явочное число рабочих входят только те сотрудники, которые пришли на предприятие и отработали свою смену. Те же сотрудники, которые по каким-то причинам не пришли на работу, в явочный состав не входят.
Явочное число трудящихся на предприятии – это численность работников, которые должны присутствовать в рабочую смену.
Правила расчета среднесписочной численности работников. Порядок расчета по разным промежуткам времени
Сведения о среднесписочной численности сотрудников должны быть рассчитаны за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения.
Расчет за месяц производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.
На 1 марта в организации было трудоустроено 28 сотрудников. 5 марта один из них уволился. С 10 марта был принят новый сотрудник, 12 марта еще один. На период с 20 по 25 марта было привлечено 3 временных сотрудников по причине пиковой нагрузки.
Расчет среднесписочной численности будет выглядеть следующим образом:
- С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28+28+28+28=112)
- С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27+27+27+27+27=135)
- 10 и 11 снова 28 сотрудников (28+28 = 56)
- Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
- С 20 по 25 было 32 сотрудника (32+32+32+32+32+32=192)
- С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29=174)
Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112+135+56+232+192+174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Среднесписочная численность за март получится 29.
Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три. Расчет за год аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать.
Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.
Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29+34+40)/3=34 сотрудника за квартал.
Предположим, что организация начала работу с 15 июня. Первоначально в ней работали 2 человека. Через 3 месяца – с 15 сентября – их количество увеличилось до 5. С 1 декабря сотрудников стало 20.
Чтобы рассчитать среднюю численность за год, сначала вычислим это значение для каждого месяца отдельно:
- Июнь: 2 * 16 / 30=1
- Июль: 2 * 31 / 31=2
- Август: 2 * 31 / 31=2
- Сентябрь: (2*14 + 5*16) / 30=4
- Октябрь: 5 * 31 / 31=5
- Ноябрь: 5 * 30 / 30=5
- Декабрь: 20*31 / 31 = 20
Итого сотрудников в течении года: 1+2+2+4+5+5+20=39.
Среднесписочное за год: 39 / 12 = 3.
В данном примере следует обратить внимание на то, что действие умножения применяется только потому, что в течении каждого месяца количество сотрудников практически не меняется.
Кто исключается из расчета
Как сказано выше, списочная численность включает в себя работников, заключивших с предприятием трудовые отношения вне зависимости от их характера и продолжительности. В соответствии с п.79 упомянутых выше Указаний Росстата, в списочную численность не включаются работники:
- принятые на работу по внешнему совместительству;
- работающие по договорам гражданско-правового характера;
- работающие по специальным договорам предприятия с госслужбами о привлечении рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание);
- переведенные на работу в другую организацию;
- направленные на обучение с отрывом от работы и без сохранения заработной платы;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения;
- адвокаты;
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.
Порядок расчета среднесписочной численности
В целях отражения в отчетности Фомы-4 ФСС РФ достоверных данных о среднесписочной численности работников, Государственное учреждение — Архангельское региональное отделение Фонда социального страхования сообщает.
Расчет среднесписочной численности работающих должен быть произведен в соответствии с Указаниями по заполнению форм статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(М) «Основные сведения о деятельности организации» (далее – Указания), утвержденными Приказом Федеральной службы государственной статистики Министерства экономического развития Российской Федерации от 12.11.2008 г. № 278.
- Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании ежедневного учета списочной численности, которая постоянно уточняется в соответствии с унифицированными формами первичной документации по учету труда и оплаты труда (приказами (распоряжениями) о приеме, переводе работника на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении), табелями учета рабочего времени, расчетно-платежными ведомостями).
- Обращаем внимание: Численность показывается в целых единицах.
- В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации, в том числе:
- — фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
- — находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
- — не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
- — не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
- — принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором.
Обращаем внимание, что согласно п. 84.1 Указаний, не включаются в среднесписочную численность:
- · женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам; лица, находившиеся – в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
- · работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в – дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения,
- · находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.
Кроме этого, в соответствии с п. 83 Указаний, не включаются в среднесписочную численность работники, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера, принятые на работу по совместительству из других организаций.
- В соответствии с пунктом 81 Указаний, среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1‑го по 30‑е или 31‑е число (для февраля – по 28‑е или 29‑е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
- Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
- При наличии двух или более выходных либо праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.
- Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы организации за период с начала года.
Как рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный период?
Ведение бухгалтерской отчетности – дело хлопотное и непростое. Особенно это касается владельцев небольших предприятий, которые занимаются ведением бухучета самостоятельно, не прибегая к помощи профессионалов.
Ежегодно необходимо подавать заполненные отчетности в различные государственные службы, в первую очередь – в налоговую. Необходимо всегда успевать в срок, да еще и предоставлять отчетности без малейших ошибок. В противном случае можно получить немаленький штраф.
Однако на самом деле ведение бухгалтерской отчетности не представляет особых проблем и сложностей для того, кто полностью разобрался в ее принципах и правилах. И сегодня мы постараемся максимально доступно объяснить один из аспектов бухучета, а именно расчет среднесписочной численности работников предприятия.
Это достаточно важный показатель, который включается в обязательном порядке практически во все годовые отчеты компаний. Он необходим налоговым службам для проведения – как выборочной проверки работников, так и общего контроля за деятельностью предприятия. Среднесписочная численность сотрудников показывает среднее число работников за какой-либо отчетный период.
Как правило, за отчетный период принимается один месяц либо один год. Причем расчет среднесписочной численности сотрудников за год основывается на месячном расчете. Поэтому в любом случае необходимо овладеть навыком расчета для обоих из этих отчетных периодов.
Расчеты подкрепляются соответствующей правовой базой, которая позволит руководителям и бухгалтерам решать определенные спорные вопросы, например:
- учитывается ли в расчетах сотрудник, отправленный на работу за границу;
- учитываются ли при расчете среднесписочной численности рабочие на простое;
- нужно ли принимать во внимание сотрудников на испытательном сроке.
Чем отличаются между собой численность и среднесписочная численность: разница в подсчетах
- Как мы уже поняли, понятие численности – это более обобщенный термин, его используют для определения количества сотрудников на конкретную расчетную дату. При этом новых сотрудников данный термин включает в себя, а выбывших нет. Калькуляция проводится за элементарной математической формулой, которую мы предоставляем ниже.
- Значение среднесписочного показателя имеет более конкретные рамки, больше ограничений и высокую точность подсчета. Рассчитывается путем суммирования всех человеко-часов за каждый день, поделенных на количество дней отчетного периода. Если берется квартал или полугодие/ год, тогда расчет происходит при делении на месяцы. Но это напрямую зависит от стабильности количества сотрудников.
Сведения о среднесписочной численности работников
Отчетность «Среднесписочная численность работников в 2020 году» необходимо подавать в налоговую инспекцию в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ. Форма отчета — КНД 1110018.
Эти сведения являются очень важными для ИФНС, так как на основании средней численности определяется законодательно принятый способ сдачи отчетности.
В том случае, если у предприятия за предыдущий период зарегистрирована численность, равная 100 и более, то все отчеты в территориальную налоговую инспекцию подаются только в электронной форме — путем электронного документооборота через специализированные программы по телекоммуникационным каналам связи (ст. 119.1 НК РФ). Если данное требование будет нарушено, организации придется заплатить штрафные санкции в размере 200 рублей.
При численности служащих, зафиксированной на отметке ниже 100 человек, работодатель имеет возможность выбора формата подачи отчетности: сведения можно предоставлять как электронно, так и в бумажном виде.
Сведения о численности также подтверждают право применения специальных режимов налогообложения. Если предприятие выбрало упрощенный налоговый режим, его среднесписочная численность работников не должна быть более 100 человек.
Порядок подачи сведений о среднесписочной численности работников
В том случае, если данные предоставляются в бумажном виде, руководитель может выписать доверенность на любого сотрудника, который, в свою очередь, лично предоставит отчетность в территориальную ИФНС. Подать информацию также можно по почте, составив в обязательном порядке опись направляемого пакета документов.
Если налогоплательщик выбрал электронный способ сдачи отчета, то ответственный специалист формирует сведения о СЧР в соответствующей программе для электронной отчетности, подписывает документ электронной цифровой подписью и направляет в территориальную налоговую инспекцию по ТКС.
Налогоплательщики обязаны соблюдать сроки подачи информации и ни в коем случае не нарушать их. Так, за непредоставленные или просроченные данные о среднесписочной численности работников налоговая инспекция выставит штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Должностным лицам тоже придется заплатить неустойку, согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, в размере от 300 до 500 рублей (Письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-179 от 07.06.2011).
Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время
Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.
Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:
- Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
- После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.
Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.
Чтобы рассчитать среднюю численность работников данной категории, нужно выполнить следующие действия:
- Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
24 часа — на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
36 часов — на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
40 часов — на 6,67 ч или на 8 ч соответственно. - После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).
При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каждый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.
Группы работников, не включаемые в расчет списочного состава
Трудящиеся, не включенные в ССР, формируют несписочный состав работников (НСР). Это перечень нанятых лиц, не отражаемых в статформах.
Действующие нормы определяют, что специалист может включаться либо в одну, либо в другую категорию, но не в обе сразу.
Не включаются в списочный состав работники:
- единоразово нанятые на работу по соглашению ГПХ;
- трудоустроенные в качестве внешних совместителей;
Внутренние совместители, оформленные на две должности внутри хозсубъекта, включаются в ССР.
- делегированные в другую компанию без сохранения зарплаты;
- делегированные компанией для получения образования с отрывом от работы;
Исключаются из ССР, но не формируют НСР уволившиеся в положенный по закону срок, до его истечения или в одностороннем порядке, без извещения администрации.
Среднесписочная численность
Само название показателя говорит нам о том, что среднесписочная численность — это средняя списочная численность работников за какой-то период времени. Как правило, за месяц, квартал и год. Квартальный и годовой расчет будет опираться на месячный. Далее мы на примерах покажем все расчеты. Но прежде обращаем ваше внимание на важный момент. В среднесписочную численность включают не всех работников из списочного состава (п. 89 Постановления). В нее не войдут:
- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
- лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родительного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
- работники, поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.
Справка. Рассчитать списочную и среднесписочную численности помогут следующие документы:
- Приказ о приеме на работу (форма N Т-1),
- Приказ о переводе работников на другую работу (форма N Т-5),
- Приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6),
- Приказ о расторжении трудового договора (форма N Т-8),
- Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9),
- Личная карточка работника (форма N Т-2),
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),
- Табель учета рабочего времени (форма N Т-13),
- Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).