Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить акт выполненных работ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ
При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе
- сведения об обеих сторонах договора,
- краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
- наименование работ,
- дату проведения работ,
- качество и стоимость выполненных работ.
Унифицированной формы этого документа нет, её можно разработать самостоятельно. Удобнее всего согласовать вариант акта, как приложение к договору, и использовать только его. Если же требования к форме документа договором не предусмотрены, то обычно его составляет исполнитель и предлагает заказчику для подписания.
Законодательство не требует обязательного оформления акта, который подтверждает оказание услуг. Но стороны могут самостоятельно предусмотреть его необходимость, определить его форму и сроки составления. Обычно документ содержит следующие сведения:
- название с указанием номера договора и даты его заключения;
- сведения о сторонах;
- номер и дату подписания;
- перечень услуг, их вид и объём;
- общая стоимость;
- период оказания;
- наличие или отсутствие претензий к качеству услуги и срокам её предоставления;
- количество экземпляров;
- подписи сторон.
Акт оказанных услуг составляют в двух экземплярах. Оттиски печати ставят при их наличии в организации, поскольку обязательным реквизитом первичного учётного документа он не является. Стороны вправе включать любые дополнительные условия по своему усмотрению, добавить раздел для описания выявленных недостатков. Также в акте можно указать, что он является основанием для окончательного расчёта по договору.
Акт для бухгалтерского учета
Акты выполненных работ относятся к первичным бухгалтерским проводкам. На их основании производится оплата выполненной работы. При расчете налога на прибыль из налоговой базы организации вычитаются расходы, указанные в акте приемки. Это доказательство правильности уменьшения налоговой базы на сумму понесенных затрат.
Кроме того, акты выполненных работ часто фигурируют в суде при спорах с контрагентами. Срок хранения документа, в соответствии с правилами делопроизводства — 4 года. В течение этого времени его может запросить налоговая для проведения проверки.
Акт выполненных работ обязателен для налоговых режимов: УСН доходы/расходы, ЕСХН. При расчете НДС для вычета этот документ также необходим. В ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Если отчетность будет оформлена неправильно, на организацию могут наложить санкции — например, доначислить уменьшенный налог.
Этот документ свидетельствует о том, что на основе контракта (договора) выполнены работы или оказано обслуживание в полном объеме и в установленные сроки. В нем отражают количественные и качественные характеристики исполнения подрядчиком условий заключенного госконтракта.
Он подписывается как заказчиком, так и поставщиком и является завершающим этапом реализации государственного контракта.
Один экземпляр остается в организации, исполняющей роль заказчика, другой передается исполнителю работ.
Данный документ может служить:
- доказательством в судебных спорах заказчика с исполнителем, когда предметом конфликта оказываются услуги, не имеющие материального эквивалента, который можно было бы оценить или протестировать (объекты художественного творчества, интеллектуального труда, профессиональных знаний.
- источником при составлении промежуточной и итоговой бухгалтерской отчетности об освоении выделенных бюджетных средств.
- основанием для оплаты исполненных работ и подтверждением целевого использования бюджетных ассигнований (при подписании обоими контрагентами).
Составляют акт оказания услуг или выполненных работ и в том случае, если заказчик отказывается принимать работы, и когда работа выполнена не в полном объеме или не выполнена вовсе. В таких ситуациях в актуальном протоколе обязательно отражают обнаруженные нарушения, которые препятствуют приемке результатов госзаказчиком, и обозначают срок, в течение которого их придется устранить.
Требования, предъявляемые к оформлению актов, самостоятельно разрабатываемых предприятиями торговли и общественного питания
Самостоятельно разрабатываемые предприятиями торговли и общественного питания или их контрагентами акты выполненных работ (оказанных услуг) должны в первую очередь содержать все предусмотренные действующим законодательством (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете) обязательные реквизиты.
Во вторую очередь оформляемые акты должны содержать достоверную информацию о характере выполненных работ (оказанных услуг) с указанием их необходимости и экономической целесообразности, а также со ссылкой на осуществление соответствующих расходов в рамках той деятельности организации, которая направлена на получение дохода. Такие требования к актам определяются положениями налогового законодательства, а именно гл. 25 НК РФ.
Составляемыми актами прежде всего фиксируется выполнение закрепленных в договоре (соглашении) обязательств той стороной по договору, которая является исполнителем. Как правило, именно фиксация данного факта влечет за собой обязанность заказчика по оплате работ (услуг).
Образец составления акта выполненных работ
Образец акта выполненных работ и услуг должен включать обязательные пункты, несмотря на отсутствие унифицированной формы. Стандартный документ составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, поскольку по стандарту предусматривает две стороны – заказчика и исполнителя.
В АВР целесообразно указать следующую информацию:
- Порядковый номер для отражения в бухгалтерских регистрах учёта.
- Дату составления документа. Если на принятие заказчиком необходимо дополнительное время, то целесообразно напечатать в бланке место с указанием заказчиком даты приёмки, служащей моментом перехода права собственности и датой реализации.
- Реквизиты заключённого договора, согласно условиям которого выполняются договорные обязательства.
- Период выполнения с указанием момента начала и окончания.
- Объёмы и конкретный перечень выполненных работ с отражением материальных составляющих, затраченных в процессе выполнения. В частности, в акт выполненных работ по техническому обслуживанию целесообразно включить использованные комплектующие и материалы в количественном и стоимостном выражении, что позволит исполнителю отразить безболезненно стоимость в составе налоговых расходов.
- Общую стоимость с включением НДС. Акт выполненных работ без НДС составляется, если:
- исполнитель не является плательщиком налога;
- операция льготируемая и относится к необлагаемым НДС;
- местом реализации территория России не признаётся при оказании посреднических услуг.
- Реквизиты сторон, включающие полное наименование согласно учредительным документам.
- Подписи и печати участников. Акт выполненных работ для физических лиц не требует оттиска печати, поскольку печать не предусматривается для граждан при вступлении в гражданско-правовые сделки.
Какие документы подтверждают факт оказания услуги?
В соответствии с нормами ГК РФ документом, подтверждающим факт оказания услуг (выполнения работ), является акт или иной аналогичный документ, который содержит описание оказанных услуг (выполненных работ).
При этом к договору о возмездном оказании услуг применяются общие положения о подряде и бытовом подряде, установленные ст. 702–739 ГК РФ (ст. 783 ГК РФ).
Обязанность составления акта приемки-передачи, подписанного обеими сторонами договора, предусмотрена ч. 4 ст. 753 ГК РФ только при приеме результатов работ по договору строительного подряда. При выполнении прочих подрядных работ такая обязанность действующим законодательством не установлена.
Однако из ч. 2 ст. 720 ГК РФ следует, что факт приемки подрядных работ стороны могут отразить в акте или ином документе.
Соответственно, с точки зрения гражданского законодательства РФ факт оказания услуги (выполнения работы) может быть подтвержден как актом об оказании услуг (выполнении работ), так и иным документом.
Таким документом, например, могут быть отчет исполнителя об оказанной услуге (выполненной работе), детализация счета за оказанные услуги (выполненные работы), платежные документы и др. Однако на практике чаще всего применяется акт об оказании услуг (выполнении работ).
При согласовании сторонами договора вида и формы документа, подтверждающего факт оказания услуг (выполнения работ) в качестве приложения к договору возмездного оказания услуг (выполнения работ), приемка оказанных услуг (выполненных работ) должна осуществляться по документу, утвержденному сторонами договора.
Как заполнять форму КС-2
В Постановлении ГКС № 100 указано, в каких случаях заполняются КС-2 и КС-3, — после окончания и приемки результата по строительным и ремонтным работам.
Актируют объемы и итоги строительства в форме с кодом по ОКУД 0322005. Акт заполняют поэтапно. В первую очередь оформляется титульная часть документа:
- строки «Инвестор» (при наличии), «Заказчик» и «Подрядчик» заполняются в соответствии с точными юридическими данными об организациях: полное наименование, организационно-правовая форма, юридический адрес, номера телефонов, факса, ОКПО;
- в поле «Стройка» вносится название стройки и ее адрес, а в позиции «Объект» — полное наименование строительного объекта;
- далее вносится вид деятельности по ОКПД;
- указываются номер и дата (ДД.ММ.ГГГГ) договора (контракта) в соответствующей графе;
- проставляются номер и дата формирования, отчетный период по вышеуказанному контракту;
- прописывается сметная стоимость ремонта, монтажа, строительства, которые выполнял подрядчик и по которым отчитывается перед заказчиком в соответствии с заключенным контрактом;
- сумма указывается в рублях.
Переходим к табличной части документа и заполняем каждый столбец:
- порядковые номера;
- «Номер позиции по смете» — нумерация выполняемой работы или используемого материала на основании сметной документации. Если бланк заполняется в соответствии с несколькими сметами, то нумерация дублируется;
- «Номер единичной расценки» — шифры из сметы на базе сборников ФЕР;
- «Единица измерения» — указывается качественное обозначение выполненных действий по договору подряда;
- в следующем столбце вносится количественное обозначение подрядных действий. Запрещено указывать долю выполнения в процентах;
- столбец 7 включает данные о цене за единицу на основании сборников единичных расценок. Если цены по контракту фиксированные, то в столбце проставляются прочерки;
- последняя колонка заполняется в любом случае. В ней указывается стоимость подрядных работ либо в соответствии с контрактом, либо на основе рассчитанного показателя из сборников ФЕР.
Если у представителей организации-заказчика были установлены замечания к срокам, объемам или качеству выполненных работ, их необходимо зафиксировать в акте.
Реквизиты акта выполненных услуг
Планирую оказывать услуги по общественному договору (т.е. Для составления акта выполненных работ с помощью моё дело не требуется обладать даже исходными познаниями бухгалтерии. неотклонимые реквизиты в актах выполненных работ. Если вам придется выступать ответчиком в суде, то на подготовительном заседании арбитр попросит предоставить отзыв. В представленном обзоре новостей подобраны самые животрепещущие и обсуждаемые действия прошедшей недели.
Акт как первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ). Так, в Акте должно быть наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также их подписи с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Опасные реквизиты счета-фактуры
Что нельзя пропускать:
| Дата составления счета-фактуры | Эти данные нужны для того чтобы определить срок оплаты налога, пропускать не стоит и ошибиться тем более; |
| Ф.И.О или название сделки | Позволяет найти налогоплательщика в базе; |
| Адрес покупателя и продавца | Нужно указать:
1. Если это физ. лицо-место прописки 2. Если это юридическое лицо-место регистрации Ошибкой будет являться адрес деятельности сторон |
| ИНН и КПП | Код позволяет найти в базе данных, без кода документ будет не рассмотрен |
| Данные об отправителе и получателя груза | Если выполняют продавец и покупатель, то делаем пометку «ОН ЖЕ»; |
| Подпись владельца | Подпись должен ставить предприниматель, собственноручно; |
| Объем товаров и их стоимость | Эти данные нужны для установки расчета НДС; |
| Тип продуктов | Если товар облагается по разным ставкам, то прописываем отдельно; |
| Страна выпуска товара | Необходимо прописывать страну товара, для того чтобы установить плательщику НДС; |
| Реквизиты платежного документа | Чтобы в ходе проверок была возможность сравнить данные в счете быть первичные документы (квитанции, ордера, чеки); |
Как выписать и подтвердить ЭАВР в ИС ЭСФ?
Для оформления ЭАВР в ИС ЭСФ поставщику необходимо:
- авторизоваться на портале;
- выбрать модуль «Акты выполненных работ» (отразится Журнал АВР);
- нажать кнопку «Создать АВР»;
- заполнить необходимые поля (дата выписки, БИН, реквизиты исполнителя и заказчика и т.д);
- оформленный ЭАВР можно сохранить в Черновик, отправить на подтверждение, либо закрыть форму.
Покупатель (заказчик) должен подтвердить ЭАВР в системе. Для этого необходимо:
- авторизоваться на портале;
- выбрать модуль «Акты выполненных работ» (отразится Журнал АВР);
- выбрать АВР со статусом «Не просмотрен» и нажать на кнопку «Открыть»;
- после просмотра документ можно подтвердить с помощью кнопки «Подтвердить» (сделать это можно как из Журнала, так и находясь в открытой форме ЭАВР);
- подтвержденный ЭАВР нужно подтвердить своей ЭЦП, при этом документ получает статус «Подтвержден».
Особенности УПД и его применения
Сразу скажем, что созданный налоговиками документ, соединяя все необходимые признаки первичного и расчетного документа, подходит для замены собой, как одного акта выполненных работ (АВР) в отдельности, так и акта вместе с соответствующим счетом-фактурой (СФ). Просто следует принять во внимание некоторые существенные моменты, о которых поговорим далее.
Форма УПД, подготовленная и утвержденная в ФНС 21.10.2013 письмом №ММВ-20-3/96@ – это документ рекомендованный, но не обязывающий организации к тотальному применению. Фирмы и бизнесмены могут по-прежнему составлять АВР и СФ, но могут и перейти на оформление единого документа, призванного уменьшить существующий сегодня весьма громоздкий документооборот.
Принятие решения в части применения УПД в компании следует отразить соответствующим распоряжением руководителя. Необходимо также закрепить этот факт в учетной политике, поскольку документ отвечает требованиям, предъявляемым к первичной документации.
Компаниям разрешено изменять форму документа, дополняя необходимыми элементами в силу специфических особенностей деятельности или же упразднять ненужные строки, однако часть, отведенная под счет-фактуру, не должна подвергаться изменениям. Надо помнить и о перечне реквизитов первичной формы, которые делают ее действительной, т. е. убирать строки, несущие подобную информацию, из документа нельзя.
Где должны стоять обязательные и рекомендованные подписи в УПД от лица водителя в образце и с привычной для покупателя стороны
Никто не заставляет организации пользоваться этой бумагой, в их доступе любая первичка. А если ее применяют, то это еще не значит, что понадобится подпись экспедитора. Чаще это зависит от фирмы и ее внутренних распоряжений. Если руководство считает это нужным, то в бланке будет строчка специально для шофера. Обычно это касается грузов, которые транспортируют с пломбами.
В остальном необходимо проверить, отметились ли:
- кто выполнял отгрузку;
- отвечающий за корректное оформление от имени продавца;
- кто принимал ТМЦ;
- ответственный за правильность подготовки у выгодоприобретателя.
Главное — не забыть о реквизитах. Все остальные строки могут быть на усмотрение составителя.
Какие документы заменяет
Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.
Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.
Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.
А что должно быть в акте выполненных работ?
Определенной универсальной формы для актов нет. Это значит, что любая организация может самостоятельно разработать для себя шаблон. Но важно, чтобы в нем имелись основные данные для сверки.
В произвольной форме акта должна быть указана следующая информация:
- Наименование документа. Например, «Акт сдачи-приема работ».
- Номер акта и дата. Если договор между ИП и заказчиком заключен на длительный период времи (полгода-год и более), то акты обычно выставляются за каждый прошедший месяц. Этим и объясняется необходимость указания порядкового номера и даты.
- Ссылка на договор. Любые услуги, которые ИП оказывает другому предпринимателю или организации, предоставляются по договору. Нужно указать номер и дату заключения договора, на основании которого составлен акт, предмет договора, а также информацию об исполнителе и заказчике.
- Наименование оказанных услуг и их описание. В этом пункте ИП излагает, что именно он сделал для заказчика.
- Период оказания услуг. Сроки для каждой услуги прописываются отдельно.
- Стоимость услуг. Обычно предприниматели работают без НДС, но, если НДС все же уплачивается, нужно отдельно указать «голую» цену и отдельно – размер НДС.
- Подписи сторон и печать.
Акт выполненных работ обычно выглядит как таблица с шапкой из основной информации о договоре. Образец можно скачать, например, тут.