Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет рабочего времени, табелирование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция
- Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
- Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
- В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
- В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
- В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
- В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
- В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.
Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Понятие режима рабочего времени
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Существуют следующие режимы рабочего времени:
- Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
- Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
- Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
- Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
В унифицированных формах вы можете использовать только те обозначения, которые для них разработаны. Например, для заполнения формы Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространённые условные обозначения для ведения учетного табеля:
- Я (сокращение от «явка», цифровой код 01) – соответствует обычному рабочему дню. Если учёт ведётся по количеству отработанных часов, а не только по дням, то буква «Я» проставляется в верхней графе, а в нижней указывается фактически отработанное время.
- Н (сокращение от «ночь», цифровой код 02) – используется для обозначения ночных смен (+время, если ведётся учёт отработанных часов).
- РВ (сокращение от «работа в выходные», код 03) – проставляется только для обозначения дней/явок, отработанных в выходные и праздничные дни.
- С (сокращение от «сверхурочно», код 04) – для явок и дней/часов, отработанных сверхурочно.
- К (сокращение от «командировка», код 05) – так обозначают дни, когда работник был в командировке.
- ОТ (сокращение от слова «отпуск», код 09) – дни оплачиваемого ежегодного отпуска (внимательно отнеситесь к соблюдению норм законодательства).
- ДО (сокращение от словосочетания «день отгула», код 16) – дни неоплачиваемого отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
- Б (сокращение от «болезнь», код 19) – дни оплачиваемого больничного, обязательно должны закрываться больничным листом.
- ПР (сокращение от «прогул», код 24) – дни неявки, то есть отсутствия без уважительных причин или законных оснований.
- В (сокращение от «выходной», код 26) – выходные, а также нерабочие праздничные дни.
- НН (сокращение от «невыясненные неявки», код 30) – проставляются только для прогулов, по которым пока нет подтверждённых причин отсутствия. После получения необходимых документов обозначение меняется на правильное/соответствующее.
Какое время называют рабочим?
Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:
— перерывы для обогрева и отдыха (предоставляются сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам на основании ст. 109 ТК РФ);
— перерывы для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, оплачиваются в размере среднего заработка в силу ст. 258 ТК РФ);
— периоды простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, которая оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)).
Максимальный предел длительности рабочего времени устанавливается законодательством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Такое ограничение обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и сохранение его профессиональной трудоспособности.
Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены:
— сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст. 92 ТК РФ);
— неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).
Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.
Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч. Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников. Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.
Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).
Табель учета рабочего времени: кто заполняет?
Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.
Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.
Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.
Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.
Кто отвечает за ведение табеля
Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.
Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.
Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
Нюансы внесения разных сведений
Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:
- допускается увеличивать количество граф;
- вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
- у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
- за совместителями закрепляется два номера;
- указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
- в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
- если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
- указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.
Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.
Особенности ведения (заполнения)
Как и любой значимый документ, табель учета имеет свои особенности при заполнении. Все сведения должны быть внесены грамотно. А информация достоверной, заблаговременно проверенной и основанной на фактах. Прежде чем проставить сотруднику код, необходимо удостовериться в его правильности. Важно понимать, что табель прямо влияет на трудовую характеристику рабочего и на оплату его труда. Например, если человек не пришел на работу, а причина неизвестна, проставить следует «НН».
Существуют и другие особенности заполнения таблицы. Например, при внесении данных об отпуске. Так как отпуска бывают разных видов, важно учитывать это. Например, очередной обозначается так: «ОТ», административный «АД», по уходу за ребенком «ОЖ» и т. д. Кроме этого, следует учесть период отпуска (начальная и конечная дата отдыха).
Обозначения в табеле учета рабочего времени должны соответствовать достоверным сведениям.
Эта форма заполняется тогда, когда учёт рабочего времени ведётся на предприятии вручную. Титульный лист заполняется точно так же, как и у формы Т-12, а вот в табличной части есть некие дополнения. Необходимо заполнить сведения о заработной плате, которые указываются в графах 7 – 13. Делается это так:
- в графах 7-9 фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе;
- если работник отсутствовал в какой-либо день (причина отсутствия роли не играет), эта информация прописывается в графах 10, 11, 12 и 13;
- в 14 графе проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Данные указываются в часах и днях;
- графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу;
- в 17 графе указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.
По итогам заполнения документ должен быть подписан уполномоченными лицами:
- сотрудником, который отвечает за ведение данного табеля;
- представителем отдела кадров;
- начальником подразделения, для которого этот табель составлялся.
При подписании нужно указать:
- должность;
- фамилию полностью, а имя – отчество инициалами;
- подпись;
- дату подписания. Как правило, это последний день календарного месяца.
Порядок применения табеля учёта рабочего времени
По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.
- Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
- Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.
Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.
Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.
Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.
Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».
Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.
Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.
Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:
- Заработная плата — код 2000.
- Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
- Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
- Больничные — код 2300.
Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.
Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.
Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.
Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:
- Название фирмы полностью.
- Код организации исходя из справочника ОКПО.
- Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
- Порядковый номер табеля.
- Дата документа.
- Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).
Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.
Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).
Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.
Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).
Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:
- «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
- «К» — служебная командировка работника.
- «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
- «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
- «Б» — больничный сотрудника.
- «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
- «Р» — отпуск по беременности и родам.
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
- «НН» — неявка без причины.
Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом