Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Основания для проведения описи имущества
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Как правильно оформить недостачу
Чтобы установить факт недостачи, нужно провести инвентаризацию или другую проверку на предприятии. Для этого необходимо собрать комиссию, в состав которой должен войти работник, ответственный за утраченное имущество. Важно: если проверка проводится без ведома работника или его не включили в состав комиссии, результаты считаются недействительными. Комиссия обязана установить не только факт недостачи, но и причины, по которым она возникла.
Кроме этого, с работника должны взять письменные объяснения по факту растраты. Если он не желает писать объяснительную — необходимо составить акт об отказе. Еще одно условие — определение и фиксация размера ущерба на основе рыночных цен и данных бухгалтерского учета компании.
Если инвентаризации не было, подписать акт не предлагали и расчет по размеру ущерба не предоставили, работник может пожаловаться в Трудовую инспекцию и в прокуратуру на неправомерные действия работодателя.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
-
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
-
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
|
Проводка |
Операция |
|
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91 |
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации |
Бухучет: возмещение ущерба виновным лицом
Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае сотрудник должен возместить организации всю сумму причиненного ущерба (ст. 243 ТК РФ). Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).
Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– погашена задолженность по недостаче сотрудником.
Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;
Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– погашена задолженность по недостаче сотрудником.
По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:
Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.
Такой порядок следует из пункта 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Инструкции к плану счетов.
Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:
Дебет 94 Кредит 98
– отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;
Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника.
По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:
Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.
Такие правила следуют из Инструкции к плану счетов.
Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника. С сотрудником был заключен договор о коллективной материальной ответственности? Инвентаризация проводилась после увольнения.
Ответ: нет, нельзя.
В статье 232 Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что недостача имущества возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении. По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать недостачу также нельзя.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Украденный товар: как списать недостачу
Главным моментом при документальном оформлении списания украденной продукции становится составление объяснительной о произошедшем факте. Пояснительная составляется материально-ответственным лицом и прикрепляется к документам учета.
Независимо от стоимости и вида пропавшего товара обязательно производится выявление виновного лица. После того как будет установлен виновник, производится плата-возмещение. В ситуациях, когда нет доказательств причастности лица к недостаче, выявленное расхождение декларируется как убытки магазина.
При отсутствии виновных лиц недостачи могут оформляться как расходы текущего финансового периода. Однако важно, чтобы размеры расхождений коррелировались с нормой запланированной убыли. Документально эта ситуация оформляется посредством соответствующего приказа или распоряжения.
Списание недостачи на виновное лицо производят в ситуации, когда сумма расхождения по фактическим остаткам в сравнении с документально оформленными превышает норму естественной убыли. Законодательные нормы РФ предусматривают, что виновное лицо обязано возместить торговому предприятию полную сумму нанесенного ущерба в соответствие с 243 статьей Трудового Кодекса.
Определить сумму нанесенного ущерба, предусмотренную к возврату, позволяют данные о стоимости украденных материальных ценностей актуальные в момент обнаружения недостачи.
Случаи обязательного проведения инвентаризаций
Предприятия наряду с необходимостью организации внутреннего учета несут обязательства по проведению инвентаризаций.
Важно! Периодичность проверок должна быть отражена в учетной политике в разделе об обязательном документообороте.
По мнению Минфина, субъекты учета сами определяют сроки, объекты, порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев обязательных проверок активов.
Директор Департамента С.В.Романов (Письмо Минфина РФ от 13.01.2015 № 02-06-10/70)
| Необходимость проведения инвентаризация | Время реализации мероприятия контроля | Особенности |
| Составление годовой отчетности | До начала формирования данных, в 4 квартале отчетного года | Исключение составляет инвентаризация ОС, проводимая 1 раз в 3 года |
| Смена материально ответственного лица (МОЛ) при увольнении, призыве в ВС РФ, использовании отпуска, смерти, других причин | При передаче материальных ценностей от одного ответственного лица к другому | В случае отсутствия МОТ (например, увольнения без отработки) инвентаризация проводится без его участия |
| Изменение организационной структуры предприятия в форме реорганизации или ликвидации | В сроки, установленные приказом руководителя или решением учредителей | Инвентаризация проводится до составления разделительного или ликвидационного баланса, подписания передаточного акта |
| Инициация конкурсного производства предприятия-банкрота | В течение 3 месяцев со дня начала процедуры с правом продления периода | Период включает время, отведенное на проведение обязательной независимой оценки |
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Готовим и проводим инвентаризацию
Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.
Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:
| Этап | Документ | Пояснение |
| Подготовка | Приказ руководителя о проведении инвентаризации | В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии |
| Проведение | Инвентаризационная опись | Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния |
| Сопоставление данных | Сличительная ведомость | Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений. |
| Оформление и утверждение результатов | Бух.справка | Приведение в соответствие данных бух.учета фактическому наличию. Списание недостачи или оприходывание излишков |