Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления электронной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Минусы электронной трудовой книжки
Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:
Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.
Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.
Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.
Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.
Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах
Для тех, кто не зарегистрирован на Госуслугах или по техническим причинам не может получить выписку онлайн, рассказываем, где можно посмотреть электронную трудовую книжку в этом случае.
Можно получить бумажную выписку из ЭТК в ПФР или МФЦ. Для этого придется посетить ближайшее отделение ПФР или МФЦ, обращаться по месту регистрации не нужно. Порядок выдачи сведений из ЭТК утвержден постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па.
Запрос можно подать лично или через законного представителя. Для этого понадобится паспорт и заявление, бланк которого можно скачать по ссылке в начале статьи. Если запрос подает представитель, дополнительно потребуются его паспорт и документ, подтверждающий его полномочия. ПФР выдаст ответ сразу. Забрать выписку из МФЦ можно через несколько дней.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Как перейти на использование электронной трудовой книжки?
1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности
Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:
- Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
- При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.
2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек
Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.
3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.
Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.
| Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки | Заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Сотрудник не подал заявление | |
|---|---|---|---|
| Форма Заявления |
Произвольная форма |
Произвольная форма |
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты |
| Ведение бумажной трудовой книжки | Продолжает вести бумажную трудовую книжку | Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г. | Продолжает вести бумажную трудовую книжку |
| Ведение электронной трудовой книжки | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку | ЭТК ведутся с даты подачи заявления | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку |
Работодателям об электронной трудовой книжке
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
4) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде .
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:
Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии необходимо подать работодателю до 31 декабря 2020 года. Однако могут быть исключения, когда работник вправе подать его в любое время. Например, если человек находился на больничном или в отпуске, а также если вообще не был трудоустроен.
Если оформить электронную книжку, то работнику выдадут ее бумажную версию с записью о сделанном выборе. Она не потеряет своей силы и будет использоваться наравне с электронной. Ее нужно обязательно сохранять, так как в ней содержатся сведения о работе до 2020 года. В электронной версии их не будет.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В будущем работник сможет подать заявление и перейти на электронный формат.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Ранее для получения выписки нужно было обратиться к своему работодателю с заявлением, тот готовил копию, заверял её и выдавал сотруднику.
До конца 2020 года работники должны определиться, каким образом будет дальше учитываться их трудовая деятельность — только в электронном формате, или будет дублироваться по-старому в бумажную книжку. Выбор осуществляется с помощью подачи заявления до 31 декабря 2020 года.
Независимо от выбора сотрудника все записи будут обязательно вноситься в электронную трудовую книжку (если работник захочет, то и в бумажную). Если в трудовой деятельности сотрудника происходит какое-то изменение (перевод, прием на работу, увольнение или иное событие), то работодатель заполняет отчет по форме СЗВ-ТД с данной информацией и предоставляет его в ПФР.
С того момента, как форма СЗВ-ТД будет подана впервые, начнется электронный учет. Бумажная книжка либо продолжает вестись в том же порядке, либо выдается на руки сотруднику для сохранения и подтверждения стажа до конца 2020 года.
Если работнику потребуется выписка из электронной книжки, то он может в любой момент получить одним из следующих четырех способов:
- запросить у работодателя;
- самостоятельно посмотреть на сайте госуслуг;
- оформить в отделении ПФР или через сайт фонда;
- получить в МФЦ.
Важно, что в электронной книжке данные содержатся только за периоды, начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды можно посмотреть в бумажной книжке.
Переход на электронные трудовые книжки
Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Как посмотреть свою электронную трудовую книжку
Самостоятельно заглянуть в электронную книжку пока нельзя, но можно получить выписку из нее. Сведения из ЭТК выдает пенсионный фонд в виде справки по форме СТД-ПФР.
Заявку легко сделать в многофункциональном центре или территориальном ПФР, а можно получить документ и электронно не выходя из дома. Для этого достаточно отправить запрос на «Госуслугах» или в онлайн-кабинете ПФР (необходимо иметь подтвержденную запись в ЕСИА).
Электронный документ выдают бесплатно, он приходит в тот же день в личный кабинет и «не уступает» бумажному. Данные заверяются усиленной цифровой подписью, справка имеет юридическую значимость и подойдет как для работодателя, так и для банка.
Сведения в справках отражаются с 1 января 2020 года. Данные до перехода на новый формат в реестр пока не включаются. Полную историю можно посмотреть в бумажной трудовой, поэтому для расчета страхового стажа следует просить не только справку СТД-Р или СТД-ПФР, но и традиционную книжку.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это электронный документ, который имеется только в цифровом формате.
Для чего это нужно? Трудовые книжки, представляющие собой классические бумажные носители трудовой активности человека, доставляют много хлопот и финансовых затрат при их использовании.
- Во-первых, трудовые книжки должны заполняться с учетом строгих требований. Синей ручкой, с синей печатью, от руки.
- Во-вторых, люди, теряющие трудовые книжки получают очень много проблем с их восстановлением, сбором информации о предыдущих местах работы. А сколько проблем, если фирма, где трудился человек, давно закрылась и нет никого, кто мог бы выдать справку о том, что человек несколько лет официально и честно трудился у этой фирмы.
- В-третьих, сами работодатели несут убытки на ведение учета работников на предприятии путем классических трудовых книжек, что тоже совершенно не выгодно и неудобно. Например, в пенсионном фонде, специалисты вынуждены вручную вносить данные в каждую трудовую книжку. А ведь почерк у всех людей разный, приходится каждый раз разбирать понятный — непонятный шрифт. Где-то за долгие годы чернила в трудовой книжке растекаются, тускнеют, текст становится неразборчивым. То же происходит и с печатями. В общем, данный вид трудового учета уходит в прошлое.
Получение электронной трудовой книжки
Процесс введения в оборот документа в новом формате завершается. На основании законодательства работодатели обязаны довести до своих кадров информацию о данном изменении.
Сотрудники, в свою очередь, должны письменно зафиксировать решение о переходе на новый формат. Это значительно упростит документооборот, обеспечит безопасное хранение личных данных и предоставит доступ к персональным сведениям через портал Госуслуг. Свой выбор гражданин подтверждает заявлением.
Для тех, кто по разным причинам не смог вовремя определиться и подать заявление, сроки сдвигаются. К такой категории относятся:
- временно безработные граждане;
- работники, находящиеся в ежегодном отпуске или по уходу за ребенком;
- отстраненные от выполнения должностных обязанностей;
- контрактные лица, не состоящие в данный момент на службе.
Как перейти на электронный формат
Формировать ЭТК россияне начали не так давно – это стало возможным с первого дня 2022 года. Но переходить на рассматриваемый формат или нет – дело каждого работника. Эта мера не насильственная и проводиться исключительно по согласию работника. Но такое правило уже не касается людей, которые получат свою первую официальную работу в 2022 году. Им уже не будут оформляться бумажную версию, а заведут только электронную.
Если человек хочет получить ЭТК ему потребуется сделать следующее:
- написать специальное заявление работодателю, при этом указав, желает ли он сохранить бумажный вариант;
- можно заявить, что желаете пользоваться старым образцом документа;
- в бумажном формате будет поставлена печать о наличии электронной версии;
- сохраните обычную трудовую, так как в ней информации о стаже до 2022 года.
Что такое электронная трудовая книжка и как она выглядит?
После 1 января 2020 года трудовые книжки потеряют привычный физический носитель и будут использоваться лишь в цифровом формате. Чтобы просмотреть данные о трудовой деятельности, можно воспользоваться следующими ресурсами:
- Сайт Пенсионного фонда РФ – в личном кабинете пользователя;
- Портал Госуслуг;
- Соответствующие мобильные приложения для гаджетов.
По письменному запросу возможно получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Отправить такой запрос сможет:
- Территориальное управление ПФР;
- Многофункциональный центр предоставления госуслуг (далее — МФЦ);
- Бывший или текущий работодатель сотрудника.
Законодательство предусматривает экстерриториальный принцип предоставления выписки: они не будут привязывать к месту работы или месту фактического жительства человека. Как отмечают многие эксперты в сфере трудового законодательства, ожидаемый переход на цифровой документооборот дает несколько ощутимых преимуществ:
- Быстрый и комфортный доступ работников, работодателей и контролирующих органов к актуальной информации о трудовой деятельности;
- Минимальный риск предоставления неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности граждан;
- Новые возможности для дистанционного трудоустройства в стране;
- Минимизация издержек работодателей на приобретение трудовых книжек, оплату труда лиц, ответственных за их ведение и хранение;
- Возможность дистанционного оформления пенсий и пособий без дополнительного документального подтверждения – только по данным лицевого счета;
- Использования данных из электронной трудовой книжки для заказа госуслуг;
- Аналитическая обработка данных о трудовой деятельности граждан;
- Повышенный уровень безопасности персональных данных.
Особенности перехода на цифровой формат трудовых книжек в 2020 году
По плану формирование электронных документов о трудовой деятельности граждан должно начаться с 1 января. Важно заметить, что переход на новый формат сведений является для граждан строго добровольным мероприятием. Формирование электронной трудовой книжки возможно только с письменного согласия работника.
У этого правила есть исключение. Добровольный характер процедура будет носить только в течение 2020 года. С 1 января 2021 года для принимаемых на работу граждан информация о трудовой деятельности будет вестись лишь в электронном формате без традиционных бумажных документов.
Работники старшего поколения часто задают вопросы нашим консультантам: а что делать с бумажными трудовыми книжками. Если вы хотите сохранить ее, работодатель не имеет права препятствовать. До конца 2020 года подайте соответствующее заявление в произвольной форме, и ваша бумажная трудовая будет вестись параллельно с электронной.
Если заявление не подано в установленный срок, то бумажные трудовые книжки выдаются работникам на руки. Данные за предыдущий период трудовой деятельности будут перенесены в электронный формат, а кадровый учет будет вестись только в цифровом виде.