Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостачи на предприятии: бухгалтерский и налоговый учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года.
Как списать недостачу
Обратите внимание: списать можно только товар и материалы с теми же наименованиями, с которыми они числятся в бухучёте. Если по складу и в бухгалтерской программе вроде бы один и тот же товар называется по-разному, списать его нельзя. Сначала придётся проверить, когда и от кого он получен, по каким документам и действительно ли это та позиция, которая значится в бухгалтерской программе.
Например, если по данным программы числится «линолеум полосатый под паркет», а на складе обнаружилась некондиция, которая по складским описям значится как «линолеум полосатый ёлочка дуб», а «под паркет» вообще отсутствует, то сразу списать эту некондицию нельзя. Нужно тщательно проверить, что это за остаток — от линолеума «под паркет» или вообще давно забытые остатки, которых даже по бухгалтерии нет. Во втором случае списывать нечего — просто выбросить. Если удастся найти всё-таки какие-то концы по документам, списание недостачи оформляется по всем правилам. Сделать это можно только в том случае, если недостача имеет точное количество.
Порядок списания следующий:
- Приказ о списании за подписью руководителя компании.
- Подсчёт сумм на покрытие расходов инвентаризационной комиссии.
- Их добавление к сумме недостачи.
- Её сравнение с нормой естественной убыли — недостача должна быть больше.
- Отражение проводками в бухгалтерской программе.
Как правильно оформить недостачу
Чтобы установить факт недостачи, нужно провести инвентаризацию или другую проверку на предприятии. Для этого необходимо собрать комиссию, в состав которой должен войти работник, ответственный за утраченное имущество. Важно: если проверка проводится без ведома работника или его не включили в состав комиссии, результаты считаются недействительными. Комиссия обязана установить не только факт недостачи, но и причины, по которым она возникла.
Кроме этого, с работника должны взять письменные объяснения по факту растраты. Если он не желает писать объяснительную — необходимо составить акт об отказе. Еще одно условие — определение и фиксация размера ущерба на основе рыночных цен и данных бухгалтерского учета компании.
Если инвентаризации не было, подписать акт не предлагали и расчет по размеру ущерба не предоставили, работник может пожаловаться в Трудовую инспекцию и в прокуратуру на неправомерные действия работодателя.
Инвентаризация кассы: когда и зачем проводится
Существуют различные ситуации, когда проводится инвентаризация кассы:
- При смене кассира. Инвентаризация необходима для проверки наличия денежных средств, которые передаются новому кассиру, а также для определения начального остатка в кассе.
- По итогам бухгалтерского периода. Инвентаризация проводится для сопоставления фактической наличности с данными бухгалтерского учета и обнаружения возможных расхождений.
- При закрытии предприятия или его филиала. Инвентаризация кассы необходима для подтверждения наличности средств перед завершением работы и предоставлением отчетности.
Процедура инвентаризации кассы включает следующие этапы:
- Подготовка. Необходимо определить цель инвентаризации, составить план проверки и назначить ответственных сотрудников.
- Проведение подсчета. Касса и ее содержимое должны быть проверены наличием и соответствием с бухгалтерскими записями.
- Сопоставление результатов. Фактические данные о наличности средств в кассе сравниваются с изначальными записями и выявляются возможные расхождения.
- Регистрация результатов. После окончания инвентаризации составляется акт или протокол, в котором фиксируются результаты проверки и обнаруженные расхождения.
- Принятие мер. Если в результате инвентаризации выявлены расхождения, принимаются меры для их устранения и предотвращения повторных случаев. Проводится соответствующая корректирующая бухгалтерская запись.
| Преимущества проведения инвентаризации кассы: | Недостатки |
|---|---|
| Обеспечение контроля над денежными средствами. | Необходимость проведения дополнительной работы и затраты на оплату сотрудников. |
| Предотвращение финансовых мошенничеств. | Возможность возникновения конфликтных ситуаций со сотрудниками, если будут обнаружены расхождения с их стороны. |
| Обнаружение ошибок в бухгалтерском учете. | Необходимость приостановки работы организации на время проведения инвентаризации. |
Инвентаризация кассы – важная процедура, позволяющая обеспечить контроль над денежными средствами и обнаружить возможные расхождения. Корректное проведение инвентаризации позволяет минимизировать риски и обеспечить надежность финансовых операций предприятия.
Кто входит в состав инвентаризационной комиссии
Проводки по недостаче товара за счет виновного лица — это в первую очередь записи в бумажных журналах или компьютерных товарно учетных системах об изменении состояния объектов, находящихся на балансе предприятия. Заниматься созданием таких выкладок (и внесением их в отчеты и документацию) могут исключительно ответственные представители коллектива. Люди, наделенные подобным статусом посредством выпуска приказа, получают ряд особых полномочий, список которых также варьируется в зависимости от политики фирмы.
Данная область бухгалтерских дел контролируется законодательством, однако все предложенные правительством перечни носят рекомендательный характер. По правительственным нормативам предприниматель волен самостоятельно выбирать сотрудников, каждый из которых впоследствии войдет в состав ревизионного совета.
В качестве основных членов комиссии могут выступать не только главные бухгалтеры, но и рядовые кассиры, водители, управленцы любых отделов и так далее. Важным моментом здесь становится приказной бланк — именно он устанавливает список полномочий, присваиваемых определенным работникам.
Как выявляется недостача
Нетрудно догадаться о том, что весь процесс ревизионной деятельности регламентирован соответствующим разделом трудового и бухгалтерского законодательства. Основополагающий документ, устанавливающий правоприменение в данной области — это приказ Министерства финансов России от 13.06.1995. Как уже говорилось ранее, ревизия представляет собой исключительно подведомственный процесс, проводимый со стопроцентным упором на государственные постановления. В том случае, если во время реализации всех надзорных и контрольных операций был обнаружен недоучет, ответственные лица в обязательном порядке составляют следующие бумаги:
- сличительная ведомость;
- акт о расхождении;
- протокол деятельности комиссии;
- объяснительные материалы.
Причем учреждение может задействовать как типовые, унифицированные бланки и сертификаты, так и документацию, оформленную по внутренней бухгалтерской редакционной политике компании.
Почему образуются излишки и недостачи
Когда инвентаризация проведения, по её итогам сравниваются учётные и фактические сведения по количеству конкретных видов ТМЦ. Если фактические показатели превышают учётные, то появляется излишек, а когда наоборот — недостача.
Излишки и недостачи ТМЦ образуются по самым разным причинам:
- ошибки при инвентаризации;
- неверное отражение имущества на счетах бухучёта;
- естественная убыль ТМЦ;
- хищения;
- ошибки в ведении складского учёта и др.
Как учитывать пересортицу
Возможны не только излишки или недостача при инвентаризации, но и пересортица по схожим видам ТМЦ. Она означает, что по одному виду имущества образовалась недостача, а по другому — излишек, но общее фактическое количество их обоих соответствует учётному.
В данной ситуации можно произвести зачет недостач излишками при соблюдении условий:
- обнаружены в одном и том же периоде;
- выявлены по одному проверяемому лицу;
- относятся к ТМЦ одного названия, но неодинаковых сортов;
- объем недостачи и излишка одинаковый.
Пересортица подтверждается через инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Кроме того, нужно получить объяснительную от ответственного работника. Решение провести зачёт оформляется приказом руководителя.
Для пересортицы нужно оформить такие бухгалтерские проводки:
- Зачет пересорта производится по счетам аналитического учёта. Соответственно, и по дебету, и по кредиту будут одни и те же синтетические счета, но с разной аналитикой. Например:
- Дт 10 (вода питьевая газированная 1,5 л.) Кт 10 (вода питьевая негазированная 1,5 л.)
- Если размер недостачи больше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на виновника через корреспонденцию:
- Дт 94 Кт 73
- Когда лицо, виновное в недостаче, не выявлено, разница считается недостачей и относится на расходы производства или продаж.
- Если размер недостачи меньше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на прочие доходы через корреспонденцию:
- Дт 10 (41 и др.) Кт 91.1
Вариант N 4. Недостача имущества, списанного с баланса
Отдельно скажем про недостачу имущества, которое уже списано. Например, недорогой компьютер или офисную мебель списали единовременно как МПЗ. А спустя какое-то время обнаружилось, что актива нет.
Хоть стоимость имущества уже списана, такая недостача все равно является для фирмы ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения. Причины этого могут быть те же, как описаны в вариантах 1 — 3. То есть естественная убыль, действия виновных лиц или форс-мажор.
Если недостача возникла из-за естественной убыли или форс-мажора, никаких проводок делать не нужно. Просто спишите недостающее имущество с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Так же действуйте, если виновник недостачи не выявлен. Причина в следующем. В учете компании нет оснований учитывать расходы, поскольку имущество уже ранее списали. Оснований отражать доходы также нет, ведь поступлений в счет возмещения ущерба не будет.
А вот когда виновник недостачи есть, все интереснее. Организация имеет право взыскать материальный ущерб (п. 1 ст. 1064 ГК РФ, ст. 243 ТК РФ). Раз стоимость вещи уже списали, возмещение ущерба в результате недостачи можно как с использованием счета 94, так и без него. Можно выбрать любой из указанных вариантов.
Пример 2. В октябре ООО «Механики», в соответствии с отраслевыми нормами, закупило для слесарей спецодежду (срок носки 12 мес.) стоимостью 1770 руб. (в т.ч. НДС — 270 руб.). В этом же месяце спецодежду выдали работнику.
Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:
- небрежным хранением;
- воровством со стороны сотрудников или клиентов;
- естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
- другими факторами.
Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.
Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:
- Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
- Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.
При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:
- Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
- Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
- Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.
Что делать, если обнаружилась недостача?
Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:
- недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
- недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
- недостачей по вине работников (хищение);
- недостачей при отсутствии виновного лица.
Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
| Этапы инвентаризации |
| Выявление несоответствий, заполнение документации |
| Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче |
| Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки) |
| Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты |
| Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника |
Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации
Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?
Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.
Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?
В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».
Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?
Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.
Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?
Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.
Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?
Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.
Одной из наиболее актуальных проблем, которая возникает при недостаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в программе 1С, является отсутствие виновного лица. В таких случаях невозможно однозначно определить, кто несет ответственность за ущерб, возникший в результате недостачи.
Недостача — это разница между фактическим количеством товаров на складе и их остатками в бухгалтерии. Причины недостачи могут быть различными: естественная убыль, ошибки при учете, хищения и т.д. Однако, не всегда возможно правильно определить и документально подтвердить причины недостачи.
Примеры недостачи могут быть разнообразными. Например, в результате проверки было обнаружено, что количество товаров на складе не соответствует данным документа. В таком случае, недостающий товар может быть списан по приказу руководителя предприятия. Однако, вопрос о виновности остается открытым.
Нормативное регулирование отсутствия виновного лица при недостаче ТМЦ в бухучете практически отсутствует. Суд может рассмотреть материалы дела и принять решение о взыскании суммы недостающего товара с должностного лица, если будет установлено его виновное участие в недостаче. Однако, шансы на такое решение суда невелики.
Важно отметить, что при отсутствии виновного лица невозможно восстановление недостающего товара или компенсация ущерба. Прибыль предприятия также остается неполной из-за материальных расхождений.
Существует несколько способов оформления недостачи в бухгалтерии. Один из них — списание недостающего товара по дебету счета «Товары» и зачисление средств по кредиту счета «Недостачи». Другой способ — проведение операции по списанию излишков товаров с дебета счета «Товары» и зачисление средств по кредиту счета «Материальные излишки».
В заключение, отсутствие виновного лица при недостаче ТМЦ в программе 1С является актуальной проблемой. Несмотря на наличие нормативного регулирования и возможность обнаружить и устранить причины недостачи, восстановление ущерба и взыскание суммы недостающего товара часто остаются невозможными.
Счет 94 предполагает следующие типичные проводки:
- ДТ94 КТ01. Недостача ОС по их остаточной стоимости.
- ДТ94 КТ03. Активов, которые используются для передачи в аренду.
- ДТ94 КТ07. Техники, которая нуждается в сборке.
- ДТ94 КТ08. ТМЦ, входящих в структуру внеоборотных активов.
- ДТ94 КТ10. Материалов.
- ДТ94 КТ11. Павших животных.
- ДТ94 КТ16. Списание сумм отклонений, которые относятся к недостающим или порченным ТМЦ.
- ДТ94 КТ19. Списание размера НДС по порченным ценностям.
- ДТ94 КТ20. Фиксация недостач, обнаруженных в рамках основного производства.
- ДТ94 КТ21. Отражение недостачи полуфабрикатов, изготовленных на самом предприятии.
- ДТ94 КТ23. Отражение недостач, обнаруженных в побочном производстве.
- ДТ94 КТ29. Недостачи, обнаруженные в обслуживающих производствах.
- ДТ94 КТ41. Недостача товаров.
- ДТ94 КТ42. Сторнирование наценки по продукции, выбывшей вследствие порчи.
- ДТ94 КТ43. Недостача изготовленной продукции.
- ДТ94 КТ44. Списание трат на продажу активов, которые относятся к испорченной и недостающей продукции.
- ДТ94 КТ45. Отражение недостачи активов, ранее зафиксированных как отгруженные.
- ДТ94 КТ50/1. Отражение недостачи денег, обнаруженной при проверке кассы.
- ДТ94 КТ50/2. Отражение недостачи бумаг, связанных с денежными расчетами, выявленной при ревизии кассы.
- ДТ94 КТ60. Отражение недостачи при приемке ТМЦ, которые направленны поставщиками.
- ДТ94 КТ71. Отражение подотчетных сумм, если они были потрачены необоснованно или по ним не отчитались.
- ДТ94 КТ73/2. Размер ущерба, отнесенный за счет сотрудника и не подлежащий взысканию. Запись подтверждается документом, согласно которому взыскание может не выполняться (к примеру, это может быть судебное решение).
- ДТ94 КТ76/2. Сумма недостач и потерь, прежде отнесенная за счет поставщиков. Не подлежит взысканию.
В приведенном выше списке счет 94 был дебетовым. Рассмотрим случаи, когда он является кредитовым:
- ДТ08/3 КТ94. Списание недостачи ТМЦ, которые находились на складе и предназначались для стройки. Предполагается, что размер недостачи будет находиться в пределах естественной убыли.
- ДТ20 КТ94. Недостачи ТМЦ в рамках норм ЕУ учтены в структуре трат главного производства.
- ДТ23 КТ94. Учет недостач в структуре трат дополнительного производства.
- ДТ25 КТ94. Учет в структуре общепроизводственных трат.
- ДТ26 КТ94. Учет в структуре общехозяйственных трат.
- ДТ29 КТ94. Учет в структуре трат обслуживающего производства.
- ДТ44 КТ94. Учет в структуре трат на реализацию.
- ДТ70 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, удержана из зарплаты.
- ДТ73/2 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, списана за счет виновного.
- ДТ91/2 КТ94. Включение недостачи сверх норм ЕУ в структуру прочих трат.
Последняя проводка используется в том случае, если взыскать сумму ущерба невозможно. К примеру, запись актуальна в тех случаях, когда виновные не обнаружены или суд отказал в праве на взыскание.
Недостачи и инвентаризация
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием товаров и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ).
Нормы естественной убыли
Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.
Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.
Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.
В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.).
В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.
Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.
Как списать задолженность по недостаче, если виновное лицо не установлено?
Вопрос аудитору
В бюджетном учреждении произошла кража основного средства. Его стоимость отнесена на недостачу. Предварительное следствие приостановлено по п. 1 ч. 1 ст. 208 УПК РФ (не установлено лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого). Основное средство списано с баланса на основании заключения правоохранительных органов. Правильно ли будет при такой формулировке списать задолженность по недостаче по дебету счета 2 401 10 172 и кредиту счета 2 209 71 667 и отнести ее за баланс? Или такая задолженность должна числиться на балансе?
В соответствии с п. 81 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, при установлении факта хищения в учреждении обязательно проводится инвентаризация.
Стоимость украденных объектов следует списать с учета, поскольку имущество, фактически отсутствующее в учреждении, не отвечает понятию «актив». Профильная комиссия учреждения может принять решение об исключении с балансового учета недостающего основного средства в связи с невозможностью его дальнейшего использования.
Одновременно со списанием с учета объекта основных средств, выбывшего в результате хищения, сумма ущерба должна быть учтена на счете 209 00 (п. 220 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее — Инструкция № 157н). Расчеты по ущербу основным средствам отражаются на счете 0 209 71 000 (пп. 109, 110 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, далее — Инструкция № 174н).
Размер ущерба определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба (сумма денежных средств, которая необходима для восстановления активов). Далее задолженность по ущербу должна учитываться на балансовых счетах бухгалтерского учета с момента возникновения и до полного погашения.
В рассматриваемой ситуации предварительное следствие по уголовному делу приостановлено, поскольку не выявлено лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого (п. 1 ч. 1 ст. 208 УПК РФ). Приостановленное предварительное следствие может быть возобновлено или прекращено (ст. 211, 212 УПК РФ).
Поскольку в таком случае период получения ущерба не определен, полагаем, что изначально сумму ущерба следует отразить в составе доходов будущих периодов с применением счета 0 401 40 172 (п. 301 Инструкции № 157н).
Таким образом, в учете учреждения должны быть отражены бухгалтерские записи:
При списании по указанному основанию задолженность является сомнительной, но не безнадежной. Поэтому в дальнейшем такая задолженность подлежит учету на забалансовом счете 04 в целях наблюдения за возможностью ее взыскания. Безнадежной такая задолженность может быть признана по истечении сроков исковой давности, т.е. по истечении трех лет с момента возбуждения уголовного дела (по аналогии с продолжительностью общего срока исковой давности, установленной ст. 196 ГК РФ).
Следовательно, списание суммы ущерба по причине того, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, отражается записью:
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схемуДт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:Дт 91/2 Кт 94.