Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы по кадрам которые должны быть в каждой организации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Изменения для кадровиков в 2024 году:
C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.
- Новый МРОТ (19 242 руб.).
- Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
- Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
- Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
- Новые формы отчетов в Росстат.
- Изменения в работе с иностранцами.
- Новые основания для проверок ГИТ.
- Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
- Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
- Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.
Какие документы по ОТ должны быть у работодателя
Права и обязанности работодателя в области охраны труда указали в статье 214 ТК. Исходя из ее требований в организации должны быть локальные документы, которые подтверждают, что работодатель:
1. Создал и обеспечил функционирование СУОТ.
2. Проводит обязательные процедуры по ОТ.
3. Организовал контроль и мониторинг.
4. Выполняет мероприятия по усовершенствованию СУОТ.
Провести ревизию документов по охране труда, прочитать подробности по каждому из них, сформировать чек-листы по недостающим и скачать все образцы можете в электронном сервисе.
Кадровая отчетность в военкомат
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (абз. 4, 5 п. 1 ст. 4, п. 11 ст. 8.1 53-ФЗ от 28.03.1998, постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:
| Наименование формы | Примечание | Сроки сдачи |
|---|---|---|
| Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету | Предоставляются при принятии гражданина на работу или его увольнении с работы | В течение 5 дней со дня принятия/увольнения работника |
| Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете | Предоставляются только при изменении таких сведений | В течение 5 дней со дня изменения сведений |
| Сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных состоять | Предоставляются при выявлении таких граждан | В течение 3 рабочих дней после выявления таких граждан |
| Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете | Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата | В течение 14 дней с момента получения запроса |
По постановлению № 719 руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности передают по официальному распоряжению (приказу), которое, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.
«Одноразовые» отчеты кадровика в 2024 году
Перед новым годом необходимо отчитаться о закрытии 2023 г. Перепроверьте перечень, какие отчеты сдает кадровик в конце года, и убедитесь, что все сдали вовремя, чтобы избежать штрафов в новом году.
Для многих специалистов по кадрам и работников, исполняющих их обязанности, последний рабочий месяц года такой же, как и остальные. Если перечислять все отчеты в декабре 2023 года для кадровика и сроки их сдачи, то получим следующее:
- не позже 1 декабря в военкомат необходимо предоставить отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, конкретную дату устанавливает регион;
- к этой же дате передать в Росстат сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) за ноябрь;
- до 30 декабря отнести личные карточки работников в военкомат для сверки с учетными данными;
- до 25 декабря включительно направить в СФР ЕСФ-1 за прошлый месяц;
- до 15 декабря в Росстат сдать данные о численности и заработной плате работников по форме П-4;
- подготовить отчеты отдела кадров в 2023 году в службу занятости о наличии вакансий и отправить ее в ЦЗН в сроки, оговоренные региональным законодательством. Обычно это период с 25-го по 29-ое числа.
Трудовой договор с местом работы
Трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами – работником и представителем организации. В договоре должны быть указаны следующие данные:
| 1. | ФИО работника. |
| 2. | Дата заключения договора. |
| 3. | Место работы (адрес организации). |
| 4. | Должность работника. |
| 5. | Условия труда (график работы, продолжительность рабочего времени, периодичность выплаты заработной платы и прочее). |
| 6. | Размер оплаты труда (оклад, надбавки, премии, вознаграждения и прочее). |
| 7. | Срок действия договора (если предусмотрено). |
Трудовой договор с местом работы является обязательным документом в организации, и его составление и подписание обязательны для каждого работника. Он позволяет установить четкие правила и условия работы, а также защитить интересы как работника, так и организации.
Трудовая книжка и записи в ней
Записи в трудовой книжке имеют большое значение для работника и работодателя, так как они отражают все изменения, связанные с его работой. В трудовой книжке должны быть фиксированы следующие записи:
- Записи о приеме на работу – в этой графе указывается дата начала работы, должность, подразделение и условия трудоустройства.
- Записи о переводах и перемещениях – в этой графе отражаются все изменения места работы, подразделения и должности работника.
- Записи об изменении заработной платы – в этой графе указывается информация о повышении или понижении заработной платы, о начислении и выплате премий и доплат, а также о совершенных удержаниях.
- Записи об отпусках – в этой графе фиксируются все виды отпусков (отпускные, больничные, отгулы), их длительность и периоды использования.
- Записи о командировках – в этой графе указываются данные о командировках работника (срок, цель, место).
- Записи об увольнении – в этой графе должна быть информация о причинах увольнения, дата его осуществления и наименование работодателя.
Важно отметить, что трудовая книжка должна быть ведена в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства. Работодатель обязан своевременно вносить все необходимые записи и предоставить работнику доступ к его трудовой книжке для ознакомления.
Кадровые документы, требуемые организацией в 2024 году
В 2024 году организации все еще будут требовать определенные кадровые документы при приеме на работу. Они необходимы для подтверждения квалификации соискателей и соблюдения требований законодательства.
Вот основные кадровые документы, которые будут требовать организации в 2024 году:
- Резюме: Это документ, в котором соискатель предоставляет информацию о своем образовании, опыте работы и навыках. Резюме помогает работодателям оценить подходит ли соискатель для определенной должности.
- Трудовая книжка: Это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность соискателя. Он содержит информацию о предыдущих местах работы, должностях, дате приема и увольнения, а также о выплачиваемых заработных платах.
- Диплом: Диплом является подтверждением полученного соискателем образования. Он позволяет работодателям оценить уровень образования и соответствие требованиям для конкретной должности.
- Справка о несудимости: Этот документ предоставляет информацию о том, был ли соискатель судим или нет. Он требуется для работы с конфиденциальными данными или в должностях, связанных с безопасностью.
Кроме основных документов, организации также могут запросить другие кадровые документы, специфичные для определенных сфер деятельности или требований законодательства. Важно быть готовым предоставить все необходимые документы при поиске работы в 2024 году.
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Список кадровых документов
В организации в 2024 году должны быть следующие кадровые документы:
- Трудовой договор
- Приказ о приёме на работу
- Анкета работника
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- Копия трудовой книжки
- Справка о заработной плате
- Справка о составе семьи
- Медицинская карта
- Направление на медицинское освидетельствование
- Справка об образовании
- Документ об уровне доходов налогоплательщика
- Документ об обучении и повышении квалификации
- Заявление о назначении выплат
- Трудовой распорядок
- Положение о разрешенных и запрещенных действиях при работе
- Коллективный договор
- Приказы о перемещении и переводе на другую работу
- Приказы об увольнении
- Соглашение о конфиденциальности
- Материалы о прогрессе в работе
Важность кадровых документов
Во-первых, кадровые документы позволяют правильно оформить отношения между работниками и работодателем. С их помощью регламентируется все, начиная от трудового договора и заканчивая приказами и письмами о направлении в отпуск или командировку. Это позволяет обеспечить соблюдение требований трудового законодательства и урегулировать спорные вопросы, если они возникают.
Во-вторых, кадровые документы позволяют систематизировать информацию о сотрудниках организации. Благодаря этому можно легко отслеживать изменения в их карьере, фиксировать достижения и прогресс, оценивать профессиональные навыки и опыт. Это полезно не только для HR-отдела, но и для работников, которые могут вести свою трудовую историю и демонстрировать свои достижения при переходе на новую должность или в другую организацию.
В-третьих, кадровые документы являются основой для процесса управления персоналом. На их основе выстраиваются системы оценки и мотивации сотрудников, планируется их развитие и подбирается подходящий персонал для выполнения определенных задач. Благодаря наличию точной информации в кадровых документах, управление персоналом становится эффективным и способствует достижению стратегических целей организации.
Таким образом, кадровые документы являются неотъемлемой частью работы в организации и играют важную роль в управлении персоналом. Они позволяют правильно оформить трудовые отношения, систематизировать информацию о сотрудниках и обеспечить эффективное управление персоналом.
Перечень необходимых кадровых документов
Для организации в 2024 году требуется следующий перечень кадровых документов:
- Трудовой договор. Документ, подтверждающий заключение трудового договора между работником и организацией.
- Заявление о приеме на работу. Документ, заполняемый работником при устройстве на работу и содержащий основные сведения о нем.
- Аттестационный лист. Документ, подтверждающий результаты прохождения аттестации работника и его соответствие определенным критериям.
- Трудовая книжка. Документ, содержащий записи о трудовых отношениях работника с предыдущими работодателями.
- Заявление об изменении персональных данных. Документ, заполняемый работником при изменении его персональных данных, таких как смена фамилии, адреса и др.
- Общие правила внутреннего трудового распорядка. Документ, содержащий правила поведения работника в организации.
- Квалификационное удостоверение. Документ, подтверждающий наличие у работника определенных навыков и квалификации, необходимых для выполнения конкретной работы.
- Анкета работника. Документ, содержащий сведения о работнике, его образовании, работовой и профессиональной истории.
- Согласие на обработку персональных данных. Документ, подписываемый работником и разрешающий организации обрабатывать его персональные данные в соответствии с законодательством.
- Приказ о приеме на работу. Документ, оформляемый организацией и подтверждающий факт приема работника на работу.
Вышеперечисленные документы являются необходимыми для правильной и юридически обоснованной организации кадровых процессов в организации в 2024 году.
Актуальный список кадровых документов
Для эффективной работы организации в 2024 году требуется наличие определенного набора кадровых документов. Ниже представлен актуальный список таких документов:
| Наименование документа | Цель | Срок действия |
|---|---|---|
| Трудовой договор | Установление отношений между работником и работодателем | Бессрочно |
| Заявление на прием на работу | Запрос работника о желании принять предложение о работе | Одноразовый |
| Анкета работника | Сбор информации о работнике для составления кадрового дела | Одноразовый |
| Паспорт работника | Определение личности работника | Бессрочно |
| Трудовая книжка | Фиксирование трудовой деятельности работника | Бессрочно |
| Справка о доходах | Подтверждение доходов работника | Ежегодно |
| Медицинская справка | Установление состояния здоровья работника | 3 года |
Это не полный список документов, необходимых в организации. В каждой конкретной ситуации может потребоваться дополнительная документация, связанная с особенностями деятельности организации.
Изменения в кадровых отчетах
В 2024 году в кадровых отчетах произошли изменения, которые требуют особого внимания со стороны работодателей и кадровых служб. Новые требования установлены с целью повышения прозрачности и эффективности кадровой деятельности.
Важным изменением стало обязательное предоставление информации о жалобах на дискриминацию и пристрастие. Теперь работодатель должен включить в кадровый отчет данные о количестве жалоб и их характере. Это позволит более точно отслеживать проблемы в организации и принимать меры для их устранения.
Еще одно изменение касается информации о равноправии и инклюзии. Теперь работодатель должен указать количество сотрудников с ограниченными возможностями и меры, предпринятые для создания равных возможностей для всех работников. Это поможет оценить эффективность политики компании в сфере инклюзии и принять меры для ее улучшения.
Также стоит отметить изменения, касающиеся персональных данных работников. Теперь работодатель должен включить информацию о сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудников, а также об уровне защиты этих данных. Это не только обеспечит соблюдение требований Закона о персональных данных, но и позволит работодателю формировать политику безопасности данных и предотвращать утечки информации.
- Обязательным стало предоставление информации о лояльности и удовлетворенности сотрудников. Работодатель должен указать количество сотрудников, выразивших желание остаться в компании, а также проведенные мероприятия для улучшения работников.
- Остается важным отразить информацию о численности персонала. Работодатель должен указать общее количество сотрудников, их распределение по должностям и численность персонала по отделам и подразделениям компании.
Все эти изменения в кадровых отчетах позволят работодателям и кадровым службам более точно анализировать ситуацию в организации и принимать меры для ее улучшения. Теперь отчеты станут еще более информативными и полезными инструментами для управления кадровыми процессами.
Изменения в системе обучения
С 2024 года в системе образования России произойдут несколько значимых изменений. Одним из ключевых моментов будет переход к модульной системе обучения. Вместо традиционного учебного года, учебный процесс будет организован по модулям, что позволит студентам более гибко планировать свое время и выбирать интересующие предметы. В рамках модульной системы также будет введена возможность накопления и переноса зачетных единиц между университетами.
Кроме того, с 2024 года вводится обязательное прохождение практики для всех студентов вузов. Это позволит студентам приобрести реальный опыт работы в выбранной сфере и подготовиться к будущей карьере. Практика будет организовываться как внутри учебного заведения, так и за его пределами, в реальных предприятиях и организациях.
Также в системе образования будет уделено больше внимания развитию профессиональных навыков студентов. В учебные планы будут включены дисциплины, направленные на развитие коммуникационных, предпринимательских и технических навыков, которые будут востребованы на рынке труда.
В результате этих изменений система образования будет более адаптирована к современным требованиям и потребностям студентов. Они смогут получить более гибкое и качественное образование, которое поможет им успешно начать свою карьеру и достичь личностного и профессионального роста.
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |