Что такое кадровый аутсорсинг и почему он выгоден для руководства компании обзор лучших аутсорсиноговых агентств

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кадровый аутсорсинг и почему он выгоден для руководства компании обзор лучших аутсорсиноговых агентств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Насколько оправдан аутсорсинг персонала для руководящих должностей

Итак, популярность услуги привлечения сторонних специалистов из года в год растет. Владельцы компаний выбирают прежде всего первоклассных профессионалов, имеющих опыт работы в известных компаниях мирового уровня, прошедших практику за рубежом, обладающих множеством сертификатов и дипломов.

Таким образом поступают даже транснациональные корпорации. В них к работе привлекаются топ-менеджеры, которые никогда не состояли в штате.

С одной стороны, такая практика выглядит весьма разумной, с другой — она чужда для российского менталитета. Дело в том, что среди отечественных руководителей традиционно принято уважать труд лишь тех специалистов, которые успели проработать в штате компании длительное время.

Аутсорсинг в управлении персоналом сопряжен с еще одной проблемой — привлеченному специалисту будет трудно управлять компанией, в специфике которой он досконально не разбирается. Это актуально прежде всего для узкоспециализированных отраслей. Например, деревообрабатывающее производство требует глубоких знаний, специфичных для этой отрасли.

Находясь на грани банкротства, компания заинтересована в привлечении антикризисного управляющего. Однако такой специалист компетентен прежде всего в финансовых вопросах, а не в производственных. В данной ситуации целесообразнее привлечь аутсорсера, который будет выполнять роль советника или бизнес-тренера, нацеленного на помощь в решении приоритетных для компании проблем. Давать этому специалисту полномочия полноценного руководителя все же не рекомендуется.

Как правильно оформить договор аутсорсинга персонала

Взаимоотношения на рынке аутсорсинга регулируются составлением специального договора. И хотя в правовом поле такое регулирование до сих пор не закреплено, к оформлению регулирующего документа нужно относиться особенно внимательно.

В договоре на аутсорсинг временного персонала должны быть максимально детально отражены следующие моменты:

• требуемая квалификация привлекаемых сотрудников;
• максимальные сроки предоставления и замены персонала;
• процедуры входа и выхода из проекта, а также требования по исполнению возложенных задач;
• ответственность аутсорсера за качество труда привлеченного персонала;
• описание сведений, представляющих коммерческую тайну, а также правила соблюдения приватности;
• штрафы в случае досрочного расторжения договора и различных нарушений.

Когда и кому необходим

Вопрос относительно рациональности аутсорсинга каждое предприятие решает индивидуально. Для каких задач и когда к работе можно привлечь стороннего специалиста:

• для выполнения краткосрочной задачи, имеющий разовый характер, когда нужна команда специалистов, которых нет в штате фирмы. Например, необходима разработка мобильного приложения и чат-бота для супермаркета. Так вот в этом случае оформлять официально по трудовому договору программиста и его команду не стоит. Достаточно обратиться в аутсорсинговую компанию и подобрать сотрудников.
• для выполнения небольшого ряда задач и функций, имеющих системный характер. Например, индивидуальному предпринимателю или небольшой фирме незачем нанимать бухгалтера, поскольку объем проводимых операций и документооборот достаточно небольшой. Им вполне достаточно один раз в месяц передавать на сторону всю первичную документацию, чтобы внештатный бухгалтер мог систематизировать информацию и подготовить промежуточные отчеты.
• для решения кадровых вопросов по подбору персонала. При небольшой текучести кадров и постоянной деятельности необходимость в новых сотрудниках весьма небольшая. Зачем, например, фирме менеджер по подбору персонала, который будет выполнять свои функции 1–2 раза в квартал, если достаточно воспользоваться услугами кадрового агентства.

Это не значит, что воспользоваться аутсорсингом персонала можно только для выполнения каких-то временных функций. Абсолютно нет. Юридические и бухгалтерские услуги могут предоставляться на постоянной системной основе.

• Какие виды аутсорсинга популярны в России:
• Сотрудники бухгалтерской сферы, налогообложения и юристы оформляются для выполнения определенного спектра задач.
• Строительный и рабочий персонал. Фирма нуждается в уборщицах, плиточниках, малярах, охранниках. При этом такие работники могут выполнять как разовую, так и постоянную работу. Как правило, они приходят на место своего трудоустройства со своим инструментом, техникой, инвентарем.
• Персонал склада. Для обеспечения нормальной работы склада и вспомогательных подразделений в найм оформляются грузчики, операторы набора, охранники, водители электропогрузчика.
• Сотрудники кол-центров. Малая доля фирм готовы содержать в своем штате сотрудников кол-центра, которые систематически отвечают на вопросы клиентов, проводят опрос и другие подобные функции.
• ИТ-специалисты, выполняющие те задачи, которые перед ними ставят менеджеры и другие сотрудники фирмы.

Что такое аутсорсинг персонала?

Практически любое предприятие в той иной степени сталкивается с необходимостью выполнения определенных работ, не относящихся напрямую к его сфере деятельности. Кто-то должен выполнять эти работы, и нанимать для этих целей штатный персонал не всегда экономически выгодно, поэтому можно воспользоваться услугами аутсорсинга.

Аутсорсинг персонала — это перекладывание некоторых непрофильных функций в работе предприятии на стороннюю компанию — аутсорсера, согласно договору.

Понятие «аутсорсинг» заимствовано из английского языка: (outsourcing: outer-source-using), и дословно означает «использование внешнего ресурса».

Чаще всего услуги аутсорсинга предоставляются в области ведения бухгалтерии, оказания юридической помощи, уборки помещений, осуществления перевозок, IT-сфере и т.д.

Рассмотрим, что такое аутсорсинг персонала на примере. Допустим, у нас есть небольшая компания, которая производит и продает пластиковые окна. Профильные работники этой компании — это, во-первых, производственный персонал, который занимается непосредственно изготовлением продукции, во-вторых, менеджеры по продажам, которые эту продукцию продают, в-третьих — монтажники-установщики, которые устанавливают купленные изделия покупателям. Именно эти люди обеспечивают доход компании и финансовый результат ее деятельности.

Но при этом компании обязательно нужны:

• бухгалтер, который бы вел отчетность;
• юрист, который бы проверял договора, заключаемые с клиентами и, в случае необходимости, представлял интересы компании в суде;
• IT-специалист, который создал бы и администрировал сайт компании;
• уборщица, которая убирала бы в офисе;
• электрик определенного разряда и ответственный за пожарную безопасность, потому что этого требует законодательство.

Как решить вопрос с этим персоналом? Можно принять всех в штат, но тогда придется:

• регулярно платить им заработную плату со всеми отчислениями;
• обеспечить им всем рабочее место: помещение, мебель, технику и т.д.;
• каким-то образом обеспечивать им замену на время отпуска или болезни.

Все это повлечет огромные затраты, благодаря чему предприятие вообще может стать убыточным, ну или, как минимум, его потенциальная прибыль сократится в несколько раз. Чтобы этого избежать, можно прибегнуть к аутсорсингу персонала: нанять всех этих сотрудников через аутсорсинговую компанию по договору, что существенно снизит возможные затраты и позволит избежать решения всех вышеперечисленных проблем.

Преимущества и недостатки кадрового аутсорсинга

Плюсы такого выбора очевидны:

Вы получаете услуги профессионалов ровно в том объёме, который вам нужен. В штатном режиме с вашей компанией может работать один специалист, но, допустим, при найме сотрудников на новый объект к задаче могут моментально подключиться ещё специалисты и в том количестве, которое необходимо для ее решения. Вам не нужно искать кадровиков, проводить с ними собеседования, проверять их компетентность, нанимать их на работу: достаточно просто запросить больший объём услуг у подрядчика;

Вы платите ровно за тот объем работ, который необходим вашему предприятию.

Недостатки аутсорсинга достаточно условны и, как правило, они исчезают при выборе хорошего подрядчика.

Из возможных проблем стоит отметить:

Поверхностное представление о работе фирмы. Аутсорсер не работает в вашей компании и может быть незнаком с её спецификой, но эта проблема сойдет на нет при выборе подрядчика, который имеет в своем портфеле клиентов из разных сфер бизнеса. Его специалисты знают, как грамотно выстроить взаимодействие, и какие вопросы нужно вам задать, чтобы максимально быстро погрузиться в специфику вашей организации.

Удалённость сотрудников. Пугает то, что вы не можете контролировать работу удалённого работника – только её результаты. Но будьте спокойны, вам и не нужно этим заниматься: аутсорсеры дорожат репутацией и несут материальную ответственность за результат своей работы. Кроме того процесс взаимодействия с клиентами выстраивается таким образом, что качество и сроки выполнения задач регламентируются изначально;

Риск нарушения конфиденциальности. Данное сомнение снимается на стадии подписания договора: как правило, там указываются обязательства аутсорсера по сохранению конфиденциальной информации (в том числе коммерческой и банковской тайны), а также ответственность за её разглашение.

В конечном счёте – и при грамотном выборе подрядчика – риски сходят на нет, а выгода от перехода на аутсорсинг быстро окупает все затраты на поиск аутсорсера и организацию работы с ним.

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

1. Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
2. Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
3. Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
4. Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
5. Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
6. Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Минусы кадрового аутсорсинга

Как и любое внешне привлекательное предложение, вместе с очевидными плюсами аутсорсинг имеет определенный набор минусов, оценить риски от которых необходимо заранее, до заключения договора. Перечень таких недостатков включает следующие пункты:

• Опасность некачественного решения поставленных задач. Репутация и опыт работы говорят о многом, но фактически в достоверности утверждений компании можно убедиться лишь по окончании сотрудничества.
• Отсутствие понимания корпоративного стиля. Нюансы этики и взаимоотношений внутри коллектива и с партнерами необходимо донести до сторонних исполнителей заранее, на стадии согласования условий контракта.
• Опасность утечки важной коммерческой информации и личных данных. Конфиденциальность — главная проблема современного общества. Опасаясь рисков, связанных с незаконным использованием важных сведений или возможной передачей их третьим лицам, нужно досконально прописать в договоре права и обязанности компании в части разглашения информации.
• Зависимость результата от профессионализма других людей. Отношения на доверии неизменно приводят к убыткам. Гарантия защиты — наличие раздела о материальной ответственности сторон за нарушение условий соглашения.
• Отсутствие контроля и рычагов управления. Арендованные сотрудники и подразделения не входят в штат компании заказчика, поэтому не обязаны подчиняться приказам ее руководства. Решение проблемы — присутствие персонального менеджера по аутсорсингу, который отвечает за связь заказчика с аутсорсерами.
• Риск ухода от ответственности за счет недостатков правовой базы в отношении новых способов управления. Неблагонадежность компаний, которые специализируются на услугах по аутсорсингу кадров, или их банкротство могут привести к продолжительным судебным разбирательствам. Фактическое качество работы аутсорсингового агентства можно оценить только по отзывам реальных клиентов.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.

• Получение результата от бизнес-процессов без управления ими. Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.

• Привлечение компетентных специалистов. Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.

• Экономия на трудовых ресурсах. Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.

• Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда. Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.

• Рост эффективности основной деятельности. Избавиться от выполнения непрофильных функций — значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.

• Сохранение юридического статуса компании. Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.

• Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство. Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.

• Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами. Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.

• Исключение споров и разногласий с персоналом. Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.

• Исключение проблем с государственными службами. Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.

• Контрактная форма отношений. Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.

• Оплата за результат. Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.

• Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство — предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.

• Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.

• Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.

• Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.

• Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.

• Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.

• Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.

• Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.

К минусам относят:

• Невозможность вносить корректировки в условия контракта. На своего человека можно возложить целый ряд задач, поручить ему функции, не входящие в прямые должностные обязанности и при этом не тарифицировать зарплату. А аутсорсер работает исключительно в рамках контракта.
• Сложность внедрения работника в нюансы работы компании.
• Невозможность оценки потенциала привлекаемых профессионалов.
• Возможность недопонимания между штатными и подрядными специалистами.
• Вероятность простоев. Например, на сторону вынесен ремонт техники на производстве. Пока приедет специалист, штатный мастер, который всегда на своем месте, мог бы самостоятельно устранить неполадку в разы быстрее.

Как правильно составить договор аутсорсинга персонала

Как правило, юридически предоставление персонала – аутсорсинг оформляется между двумя бизнес-субъектами как договор на оказание услуг. Форма составления документа произвольная. Главное – соблюдать деловую и нормативную терминологию и общие правила делопроизводства.

В соглашении обязательно расписывают все условия сотрудничества. В большинстве случаев рекомендуется использовать не типовые соглашения, а индивидуальные.

Составляя договор аутсорсинга на предоставление персонала, внимательно оценивайте следующие нюансы:

1. Официальные термины в документе нужно использовать дословно, если рассматриваемая тема регулируется законодательно.
2. Предмет договора должен быть четко определен и максимально детализирован. Важно, чтобы в нем было сказано, какие работы нужно выполнить, какие обязательства несут участники, какие услуги необходимо предоставить и на каких условиях. Обычно специалистам-аутсорсерам платят за по факту отработанное время, результат и конкретный период.
3. Соглашения должны подписывать уполномоченные на это представители двух сторон. Это очень важно для специалистов по кадрам – их обязанности на предприятии на подписание такой документации должны быть указаны в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к нему или правилах внутреннего распорядка.

Вот что обязательно должно быть описано в договоре:

• предмет;
• количество и квалификация привлекаемых сотрудников;
• объем работы, которую нужно выполнить;
• цена на услуги аутсорсеров;
• порядок оплаты привлеченным работникам;
• права и обязанности участников;
• период договора;
• порядок приемки услуг.

При этом сами договоры заключают на аутсорсинг разного типа:

• Полный. Аутсорсер узнает все (или почти все) о работе предприятия и оказывает все виды услуг в выбранном направлении. Например, может разрабатывать и внедрять оптимальные логистические решения на всех уровнях деятельности компании.
• Частичный. Аутсорсер получает лишь часть обязанностей в конкретном направлении. Допустим, обслуживает определенное программное обеспечение, но при этом не получает доступ ко всей IT-системе бизнеса.
• Совместный. Аутсорсер получает часть задач по субдоговорам. Например, бухгалтерию компании ведет один человек, а сдает налоговую отчетность привлеченный им подрядчик.
• Промежуточный. Здесь собственные специалисты предприятия передаются под управление аутсорсера.

Необходимо учитывать, что российское законодательство не регулирует вопрос выполнения работ на условиях аутсорсинга. Это, конечно, недостаток сотрудничества с компаниями-аутсорсерами. Именно поэтому единственный вариант контролировать ход выполнения условий работы с партнером – договор.

В документе нужно описать пути разрешения всех вероятных споров. Также должен быть указан подробный список выполняемых работ. Соглашение подписывают стороны, имеющие на это право. Иногда целесообразно проверять, есть ли у компании-аутсорсера лицензия на предоставление услуг.

Бизнес в Европе и аутсорсинг услуг

Опыт стран с давней историей развития бизнеса подсказывает, что эффективность зависит не столько от постоянного присутствия сотрудника на рабочем месте, столько от уровня его профессионализма и мотивации выполнять работу качественно. Сейчас среди европейских стран (Нидерланды, Дания, Финляндия) наметилась тенденция к сокращению рабочей недели до 4 дней, чтобы повысить мотивацию сотрудника и предоставить ему время для личного саморазвития. Тем самым работодатель не только не стремится удержать сотрудника на рабочем месте, но и заботится о его состоянии здоровья, психологическом благополучии, развитии. От такого работодателя и уходить самому не захочется. Поэтому вопрос привлечения персонала на аутсорсинг или по трудовым договорам должен решаться в пользу профессионалов, а не контроля за использованием ими рабочего времени.

Минусы кадрового аутсорсинга

Как и любое внешне привлекательное предложение, вместе с очевидными плюсами аутсорсинг имеет определенный набор минусов, оценить риски от которых необходимо заранее, до заключения договора. Перечень таких недостатков включает следующие пункты:

• Опасность некачественного решения поставленных задач. Репутация и опыт работы говорят о многом, но фактически в достоверности утверждений компании можно убедиться лишь по окончании сотрудничества.
• Отсутствие понимания корпоративного стиля. Нюансы этики и взаимоотношений внутри коллектива и с партнерами необходимо донести до сторонних исполнителей заранее, на стадии согласования условий контракта.
• Опасность утечки важной коммерческой информации и личных данных. Конфиденциальность — главная проблема современного общества. Опасаясь рисков, связанных с незаконным использованием важных сведений или возможной передачей их третьим лицам, нужно досконально прописать в договоре права и обязанности компании в части разглашения информации.
• Зависимость результата от профессионализма других людей. Отношения на доверии неизменно приводят к убыткам. Гарантия защиты — наличие раздела о материальной ответственности сторон за нарушение условий соглашения.
• Отсутствие контроля и рычагов управления. Арендованные сотрудники и подразделения не входят в штат компании заказчика, поэтому не обязаны подчиняться приказам ее руководства. Решение проблемы — присутствие персонального менеджера по аутсорсингу, который отвечает за связь заказчика с аутсорсерами.
• Риск ухода от ответственности за счет недостатков правовой базы в отношении новых способов управления. Неблагонадежность компаний, которые специализируются на услугах по аутсорсингу кадров, или их банкротство могут привести к продолжительным судебным разбирательствам. Фактическое качество работы аутсорсингового агентства можно оценить только по отзывам реальных клиентов.

Похожие записи:

• Самая маленькая пенсия в России в 2023 году: списки по регионам
• Какие законы о недвижимости заработают в 2023 году
• Коробка Собянина для новорожденных в Москве в 2023 году