Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная записка по недостаче на складе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объяснительная о недостаче при инвентаризации может составляться материально ответственным лицом в свободной форме при помощи чистого листа бумаги, чёрной или синей шариковой ручки. Этих средств будет вполне достаточно для формирования необходимой нам записки.
Недостача на складе – это крайне неприятная ситуация, с которой придётся разбираться руководству фирмы. В отдельных случаях даже придётся организовывать внутреннюю служебную проверку, поднимать старые учётные документы, просматривать записи с камер наблюдения, опрашивать свидетелей. В конечном итоге необходимо выявить истинную причину недостачи, ведь организация несёт ответственность по своим обязательствам перед государством и контрагентами, ведёт учёт налогооблагаемой базы.
Под недостачей понимается расхождение между официальным и фактическим в меньшую сторону. Например, согласно документам то или иное имущество должно храниться на складе, а фактически оно там отсутствует. Ответственность за это будет нести кладовщик или заведующий по административно-хозяйственной части.
В первую очередь потребуется определить, имеется ли возможность установить, где находится это имущество. Следующим шагом определяют, имеются ли в деянии кладовщика признаки уголовно-наказуемого деяния «присвоение и растрата». Если выяснится, что налицо признаки преступления, подаётся заявление в полицию.
Наказание для сотрудника
Наказание для сотрудника, допустившего недостачу, будет носить комплексный характер. Как минимум, ему потребуется возместить сумму недостачи из своего кармана, ведь он несёт полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Далее по списку будет подниматься вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности. Недостача на складе – это довольно-таки серьёзный проступок, за который работодатель может уволить. Об этом нам говорит 81 статья Трудового кодекса Российской Федерации.
В принципе, если директор посчитает, что вины его сотрудника в случившемся нет, ответственное лицо может и «выйти сухим из воды». Как бы то ни было, если человека уволить по статье за утрату доверия, устроиться на аналогичную должность в другом предприятии будет крайне сложно, если не невозможно.
Если в ходе служебной проверки выяснится, что кладовщик присвоил имущество фирмы себе или реализовал его третьим лицам, дело уйдёт на рассмотрение в руки органов внутренних дел. По статье «присвоение и растрата» предусмотрено наказание вплоть до реального лишения свободы в исправительной колонии.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
- преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
- противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
- присутствие ошибок и недочетов в документации.
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС
Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
- место проведения инвентаризации;
- даты ее начала и окончания;
- председатель и члены комиссии;
- степень охвата инвентаризационных объектов;
- причина проведения инвентаризации;
- сроки сдачи документов в бухгалтерию.
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.
- инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
- технических паспортов;
- документов на получение или сдачу ОС в аренду.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью регистрации считается пояснительное изложение причин недостатка, выявленного в ходе инвентаризации.
Чтобы свести к минимуму вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен продемонстрировать, что он не имеет никакого отношения к нарушению и что недостаток не является его виной.
Наиболее частыми причинами дефицита являются следующие факторы:
- умышленное / непреднамеренное совершение противоправных действий материально ответственным лицом (кража, порча имущества);
- незаконное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к этому месту;
- наличие ошибок и недочетов в документации.
Дополнительно при заполнении пояснительной записки сотрудники часто указывают причину недостачи как естественную убыль. Когда возникают такие обстоятельства, необходимо соблюдать определенный предел.
Не менее распространено влияние человеческого фактора. Это может быть обращение, внесение неверных данных в бухгалтерские документы и т.д.
При оформлении пояснительной документации работник должен максимально подробно указать причину недостачи.
Объяснительная по недостаче товара
В искусстве. 193 ТК РФ гласит, что любой работник за нарушение служебных и трудовых обязанностей подлежит наказанию в виде дисциплинарных взысканий. Но работодатель не может наказать сотрудника, не попросив письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в письменном объяснении произошедшего. Он обязан сделать это в течение 2 рабочих дней. Если работник отказывается и не дает объяснений в указанный срок, работодатель составляет акт. Это обстоятельство никоим образом не препятствует наложению дисциплинарного взыскания.
Этот вид документов относится к серии документов обслуживающего персонала. Его нужно доставить либо в отдел кадров, либо в секретариат менеджера, либо напрямую руководителю.
В этом официальном документе сотрудник признает факт нарушения дисциплины и указывает причины, по которым этот факт произошел.
Заметка пишется от руки на стандартном листе бумаги или на фирменном бланке компании. Он должен состоять из 2 частей:
- текущий — подтверждение опоздания;
- пояснительная — здесь сотрудник объясняет, почему опоздал. В этой части документа сотрудник приводит причины и аргументы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) факт его опоздания.
Но все официальные документы от руки требуют от сотрудников отдела кадров, а также от работодателей. Это успокаивает против обвинений. В судебной практике были случаи, когда сотрудники отказывали в признании отцовства распечатанного на компьютере документа. Отсутствие товара можно определить при инвентаризации. Затем работник, являющийся лицом, материально ответственным за вверенные ему ценности, должен написать работодателю пояснительную записку о факте недостачи.
Образец объяснительной записки о недостаче на складе
По какой форме составлять акт на недостачу? Как заполнить акт инвентаризации товаров?. Излишки и недостачи при инвентаризации, оформленные.или распоряжение за подписью руководителя организации ( Форма ИНВ-22).
Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации.
Объяснительная По факту опоздания 11.03.13. Инфо Самые распространенные виды:
- Разъяснение обстоятельств.
- Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации.
Объяснительная По факту опоздания 11.03.13. Инфо Самые распространенные виды:
- Разъяснение обстоятельств.
- Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения.
Объяснительная записка по поводу недостачи образец
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Они хотят меня наказать рублем и писать объяснительную. Правомерно ли? Уважаемая Елена с корректируйте пожалуйста вопрос. Уточните периоды работы и проведения ревизии и за какой срок.
Например, если предприятие закупает сыпучие материалы, то изменение их общего веса вследствие транспортировки вполне объяснимо. Оформление недостачи при инвентаризации в этом случае связано со списанием несоответствий на естественную убыль.
Использовать пересортицу можно далеко не всегда. Если была выявлена недостача товаров по результатам проведенной инвентаризации, то произвести взаимный зачет недостач и излишков можно в исключительных случаях, если они были выявлены в одном отчетном периоде. Причем ответственным за оба наименования должен быть один человек, а их количество и наименования должны быть одинаковыми.
Объяснительная по недостаче товара
В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.
Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:
- фактическую – это утверждение факта опоздания;
- объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.
Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации. Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.
Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления
Образец объяснительной записки
Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.
На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.
У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.
Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.
В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.
Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».
Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.
Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».
Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».
Скачать образец объяснительной записки
Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.
Объяснительная записка по недостаче на складе
Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:
- в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
- затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
- дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
- текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Объяснительная записка по инвентаризации образец
- излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
- ответственен за это один человек;
- излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.
То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может.
Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен. Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара.
Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).
Они зависят от следующих факторов:
- способов хранения;
- последовательности и технологии транспортировки;
- климатических условий;
- сезонных колебаний.
Например, если предприятие закупает сыпучие материалы, то изменение их общего веса вследствие транспортировки вполне объяснимо. Оформление недостачи при инвентаризации в этом случае связано со списанием несоответствий на естественную убыль. Но существует определенная норма естественной убыли. Она определяется на законодательном уровне и пересматривается каждые 5 лет.
Объяснительная записка по недостаче на складе
Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:
- в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
- затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
- дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
- текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Объяснительная записка по недостаче на складе
Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:
- в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
- затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
- дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
- текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Налогообложение выявленных при инвентаризации излишек и недостач
Как следует в целях налогообложения прибыли и НДС отразить полученный при инвентаризации результат (условно): излишки (100 единиц), недостача (95 единиц)?
Согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).
Согласно п.п. 5.3 и 5.4 Методических указаний для целей бухгалтерского учета по решению руководителя в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы (смотрите также п.п. 32 и 33 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/195).
Под пересортицей товаров понимается появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами ее возникновения могут быть как отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота, так и недостаточный внутренний контроль движения товаров и халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и т.п. (письмо УФНС России по г. Москве от 17.02.2010 N 16-15/016379).
Налог на прибыль организаций
Объектом налогообложения по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, которая определяется как разница между полученными ими доходами и величиной произведенных ими расходов, определяемых в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247 НК РФ).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях формирования налогооблагаемой прибыли налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В силу абзаца второго п. 2 ст. 254 НК РФ стоимость материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, определяется как сумма дохода, учтенного налогоплательщиком в порядке, предусмотренном п. 20 ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 20.05.2010 N 03-03-06/1/338). Такие поступления признаются внереализационными доходами, оценка которых осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ (без включения в них налога на добавленную стоимость, акциза) (п.п. 5, 6 ст. 274 НК РФ).
Подпунктом 2 п. 7 ст. 254 НК РФ к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. В целях налогообложения прибыли к внереализационным расходам также приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (письма Минфина России от 03.08.2011 N 03-03-06/1/448, от 20.06.2011 N 03-03-06/1/365, от 08.11.2010 N 03-03-06/1/695).
Глава 25 НК РФ не оперирует понятием «пересортица», в связи с чем обоснованность расчета налоговой базы при ее возникновении зачастую является предметом споров с налоговыми органами. Примером тому — многочисленная судебная практика.