Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какая форма табеля учета рабочего времени действует в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Так как в Т-12 помимо учета рабочего времени выполняется еще и расчет заработной платы, она считается более сложной в заполнении. Бланк состоит из нескольких листов. На первом перечисляются используемые коды. Листы 3 и 4 ведет бухгалтерия. Рабочее время персонала фиксируется в таблице листа 2.
Отличия и правила заполнения формы Т-12
Графы 1-3 в Т-12 в точности повторяют столбцы Т-13. Затем идет небольшая разница – все календарные дни месяца размещены в одну строку. При этом числа с 1 по 15 отображаются в графе 4, а с 16 по 31 – в графе 6. Соответственно с помощью граф 5 и 7 подготовятся итоговые данные за первую и вторую половины отчетного периода.
- Графа 8 предназначена для указания количества отработанных дней.
- Графа 9 – для общего количества отработанных часов;
- Графа 10 – для указания сверхурочных часов;
- Графа 11 – для ночных часов;
- Графа 12 – работа в выходные и праздничные дни.
- Графа 13 – иные часы, подлежащие оплате.
- В 14 столбце рассчитывается общее количество отсутствий на рабочем месте, а в графах 15-17 детализируются эти сведения: причины неявок, количество пропущенных дней и часов, выходные и праздничные дни.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.
Есть два способа заполнения табеля:
- Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
- По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.
Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.
Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.
Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.
Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже – часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:
Я – явка;
В – выходной;
К – командировка;
От – отпуск.
Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.
Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.
Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.
Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.
Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т.п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.
Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.
Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.
| ФИО, должность | Табельный номер | Отметки о явках и неявках по числам месяца | Отработано за | Данные начисления зарплаты | Неявки по причинам | ||||||
| 1 | 2 | 3 | Половину месяца | Месяц | Код вида оплаты | Корреспондирующий счёт | дни | код | дни | ||
| Иванов А.А, менеджер | 15 | Я | Я | В | 8 | 16 | 2000 | 35 | 16 | К | 3 |
| 8 | 8 | 64 | 128 | ||||||||
| Сидоров В.Б., повар | 47 | От | От | От | 8 | 8 | 2012 | 35 | 10 | От | 10 |
| 64 | 64 |
Заполнение табеля учета рабочего времени следует проводить в установленные сроки. В соответствии с трудовым законодательством РФ, табель должен быть заполнен не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Таким образом, если речь идет о табеле на январь 2024 года, то его заполнение должно быть завершено до 5 февраля 2024 года.
Невыполнение требований по срокам предоставления табеля может повлечь за собой дисциплинарное взыскание согласно трудовому законодательству и локальным нормативным актам организации. Поэтому важно не просчитать дату и своевременно предоставить заполненный табель в установленные сроки, чтобы избежать возможных штрафов или других негативных последствий.
Заполнение табеля учета рабочего времени должно проводиться внимательно и аккуратно, с соблюдением требований карточки отработанного времени и правил подсчета рабочих часов. Не забывайте проверять правильность указанных данных и подписей перед предоставлением табеля руководителю или кадровому отделу организации.
В данном разделе представлены образцы заполнения табеля учета рабочего времени.
| № | Дата | Наименование работ | Время начала | Время окончания | Часы работы | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2024 | Установка оборудования | 09:00 | 13:00 | 4 | |
| 2 | 02.01.2024 | Тестирование программы | 14:00 | 16:30 | 2.5 | |
| 3 | 03.01.2024 | Отчет по проекту | 10:00 | 17:00 | 7 | Необходимо выполнить в течение дня |
Приведенные образцы позволяют понять, как правильно заполнять табель учета рабочего времени. В столбце «№» указывается порядковый номер записи, в столбце «Дата» указывается дата выполнения работы. В столбце «Наименование работ» указывается описание выполняемой работы. В столбцах «Время начала» и «Время окончания» указывается время начала и окончания работы соответственно. В столбце «Часы работы» указывается количество отработанных часов. В столбце «Примечания» можно указывать дополнительную информацию, например, постановки задач или особенности выполнения работ.
Зачем нужен табель учета рабочего времени?
Ведение табеля учета рабочего времени позволяет контролировать и управлять трудовыми ресурсами компании. Он помогает определить режим работы сотрудников, контролировать сверхурочные работы, а также вести учет выходных, отпусков и больничных. Табель позволяет регламентировать рабочее время и контролировать его соблюдение.
Также табель учета рабочего времени необходим для обеспечения соблюдения законодательства в области труда и социальной защиты работников. В некоторых случаях правильное ведение табеля является обязательным требованием, предъявляемым нормативными актами, а его отсутствие или неправильное ведение может привести к административным или даже уголовным санкциям.
Табель учета рабочего времени также служит важным инструментом для управления персоналом. По данным, содержащимся в табеле, можно анализировать эффективность работы отдельных сотрудников и всей команды в целом, определять причины возможных сбоев в производственном процессе и принимать меры для их устранения.
| Преимущества ведения табеля учета рабочего времени: |
|---|
| — Позволяет контролировать и управлять трудовыми ресурсами |
| — Обеспечивает соблюдение законодательства в области труда |
| — Используется для управления персоналом |
| — Помогает анализировать эффективность работы |
Какие данные должны быть включены в табель учета рабочего времени?
В табель учета рабочего времени должны быть включены следующие данные:
| 1. ФИО работника | В табеле должно быть указано полное имя и фамилия работника. Это позволяет идентифицировать каждого сотрудника. |
| 2. Должность | Каждый работник занимает определенную должность в организации. В табеле должна быть указана должность, которую занимает работник, для правильной организации и учета трудовых процессов. |
| 3. Даты и время работы | Табель должен содержать информацию о датах и времени начала и окончания работы каждого работника. Это позволяет контролировать его трудовую деятельность и расчет оплаты труда. |
| 4. Отпуска и больничные | Табель также должен отражать информацию о предоставленных отпусках и больничных листах. Это помогает отслеживать использование отпусков и болезней работников. |
| 5. Праздничные и выходные дни | Также в табель учета рабочего времени следует включать информацию о праздничных и выходных днях, когда работник не работал. Это позволяет правильно определить количество рабочих часов и выходных. |
Все эти данные необходимы для контроля за трудовой деятельностью работников, а также для правильного рассчета заработной платы и соблюдения трудового законодательства. Табель учета рабочего времени должен быть веден строго в соответствии с установленными правилами и сроками ведения.
Изменения в требованиях ко времени работы и отдыха
Время работы:
Согласно обновленным требованиям, рабочая неделя должна составлять 40 часов, что соответствует 5-ти рабочим дням по 8 часов в день. Для работников моложе 18 лет время работы ограничено 36 часами в неделю.
Отдых:
После 4 часов непрерывной работы работникам должны предоставляться перерывы. Длительность перерывов должна быть не менее 30 минут. Если рабочий день продолжается более 6 часов, то к перерыву также должен добавляться обеденный перерыв продолжительностью не менее 1 часа.
Обратите внимание: В случае сменной работы, время отдыха должно быть предоставлено перед каждой сменой, чтобы обеспечить не менее 11 часов непрерывного отдыха между рабочими днями.
Изменения требований ко времени работы и отдыха направлены на обеспечение безопасности и здоровья работников, а также повышение эффективности труда. Соблюдение этих требований не только защищает права и интересы работников, но и способствует созданию комфортных условий работы и повышению производительности организации.
Табели: формы и применение
В альбоме унифицированных бланков первичных документов представлено два вида табелей – форма Т-12 и Т-13. Оба варианта являются типовыми и, согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, юридически – равноправны, однако имеют отличие в применении.
В чем же разница между, казалось бы, одинаковыми документами?
Унифицированная форма Т-12 – упрощенный бланк табеля учета рабочего времени и наиболее распространенный вариант табеля, используемый на предприятиях всех форм собственности. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк документа, но удобнее использовать уже готовую его форму.
В отличие от электронного аналога (типовой формы Т-13), упрощенный бланк табеля рабочего времени более актуален для предприятий, где обработка первичной учетной информации и начисление заработной платы производится без использования электронных программ комплексного бухгалтерского учета. Либо в тех случаях, когда в используемой на предприятии программе не предусмотрен Журнал учета рабочего времени и расчет заработной платы в электронном виде.
Вывод: речь идет об одном и том же документе, но в двух его видах – бумажном (Т-12) и электронном (Т-13).
Какие данные теперь нельзя опустить
Табельный номер
Система учета рабочего времени основывается на уникальном табельном номере каждого работника. При заполнении табеля необходимо указать табельный номер, чтобы правильно идентифицировать рабочего.
Фамилия, имя и отчество
Также необходимо указать полные данные о работнике: фамилию, имя и отчество. Это нужно для установления личности, а также для связи с работником в случае необходимости.
Дата и время начала и окончания работы
Основная информация, которую необходимо указать, это дата и время начала и окончания работы. Необходимо точно отмечать время начала и окончания рабочего дня, чтобы избежать споров и несоответствий при расчете заработной платы.
Перерывы
В табель учета рабочего времени необходимо указывать все перерывы, которые работник принимал в течение своего рабочего дня. Это может включать обеденный перерыв, отдых или другие промежутки времени, когда работник не находился на рабочем месте.
Отработанные часы
Выбередные данные, которые теперь нельзя опускать — это количество отработанных часов. По этой информации будет производиться расчет заработной платы и отпусков работника.
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.
Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:
- Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
- Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Изменения в табеле учета рабочего времени на 2024 год
С 2024 года введены новые требования по ведению табеля учета рабочего времени, которые должны быть учтены работодателями. В данном году существуют основные изменения, которые касаются формы табеля, правил заполнения и сроков предоставления отчетности о рабочем времени.
В 2024 году табель учета рабочего времени должен быть представлен в виде электронного документа, который подписывается электронной подписью руководителя организации и должен содержать следующие обязательные поля:
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Фамилия | Фамилия сотрудника, работающего в организации |
| Имя | Имя сотрудника, работающего в организации |
| Отчество | Отчество сотрудника, работающего в организации |
| Должность | Должность сотрудника в организации |
| Дата | Дата, за которую ведется учет рабочего времени |
| Норма часов | Количество часов, отведенных на рабочую неделю |
| Отработано часов | Количество отработанных часов за указанную дату |
| Опоздание | Количество минут, на которое сотрудник опоздал на работу |
| Ранний уход | Количество минут, на которое сотрудник ушел с работы раньше предусмотренного графика |
| Отгулы | Количество часов, потраченных на отгулы |
| Больничные листы | Количество часов, проведенных на больничном листе |
| Отпуск | Количество часов, использованных сотрудником в отпуске |
Табель учета рабочего времени также должен быть предоставлен в Фонд социального страхования и налоговую службу в соответствии с установленными сроками.
Учитывая эти изменения, работодателям необходимо обновить форму табеля учета рабочего времени и ознакомить с ним сотрудников, чтобы избежать возможных нарушений и соблюсти правила учета и отчетности.
Изменения в законодательстве на 2024 год
В 2024 году были внесены несколько изменений в законодательство, касающееся учета рабочего времени. Важно быть в курсе этих изменений, чтобы соответствовать требованиям и не нарушать закон.
Одним из основных изменений является введение новых правил учета рабочего времени для работников. Теперь работодатель должен вести табель учета рабочего времени не только для себя, но и для каждого работника. В табеле должны быть отражены начало и конец рабочего дня, время отдыха и перерывов, а также отпусков и больничных.
Кроме того, были внесены изменения в порядок заполнения табеля. Теперь работник должен подписывать табель каждый день, подтверждая его достоверность. Работодатель также должен регулярно проверять и подтверждать сведения, указанные в табеле.
Новые правила учета рабочего времени также распространяются на удаленных работников. Для них были разработаны специальные формы табеля учета рабочего времени, которые позволяют учитывать особенности удаленной работы.
Важно отметить, что несоблюдение требований по ведению табеля учета рабочего времени может повлечь за собой административные или даже уголовные наказания для работодателя. Поэтому рекомендуется осведомиться о конкретных требованиях в своем регионе и внедрить соответствующие изменения в систему учета рабочего времени.
- Введение новых правил учета рабочего времени для работников;
- Подписание табеля каждый день работником;
- Регулярная проверка и подтверждение сведений в табеле;
- Учет рабочего времени удаленных работников;
- Возможные наказания за несоблюдение требований по учету рабочего времени.