Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как называются нитки для сшивания документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов :
• Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов;
• Необходимо правильно начинать подшивать документы;
• Проверка нумерации страниц документов;
• Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера;
• Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов;
• Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости). Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;
• Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.
Для чего сшивать документы нитками
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности. Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.
Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.
- Обложка/лицевая часть.
- Титул/опись.
- Документы.
- Опись/заверитель.
- Обложка/тыльная часть.
- Лист/фиксатор узелка.
Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.
Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.
Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?
- Кадровая документация по итогам текущего года
- Документация бухгалтерии
- Входящая и исходящая документация делопроизводителя
- Документы для налоговой
- документы для сдачи отчетности в ПФР
- документы в различные отделы банка
- документы на тендер
- копии уставных документов
- документы при заключении особо важных соглашений
- книги учета прибыли
- нотариально удостоверенные копии и переводы
- при подготовке документации к сдаче в архив
Сшивка бумаг: как и зачем это делать
Сшивание документов – это процесс, который решает сразу несколько проблем:
- Предотвращается потеря отдельных листов. Все они скреплены, каждый на своем месте. Выпасть ничего не может.
- Поддерживается порядок в папке. Всем знакома ситуация, когда в деле ищут нужную бумагу, а после поисков все остальные документы лежат уже далеко не в идеальном порядке. После сшивки документов такое исключено.
- Предотвращается подделка документов в деле. Если купить суровую нить для скрепления бумаг, то вытащить хотя бы один документ станет невозможно.
Помимо практической пользы, иногда специальная нитка или дырокол для прошивки документов просто необходимы: есть определенные виды отчетности, которые обязательно нужно хранить в сшитом виде, согласно закону:
- при подаче отчетов в архив;
- если нужно сдать отчетность в налоговую службу;
- когда дела передаются в суд;
- если пакет бумаг нужен для участия в тендере;
- когда готовится объемистая документация для других официальных задач.
Как прошить документы для налоговой
Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка.
Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.
Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.
Прошивать необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают, которые требуется передать в архив.
Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.
Подшивка документов на предприятии
На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.
Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.
Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.
Как правильно прошить документы по ГОСТ
Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.
Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.
Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
- Типовая инструкция по делопроизводству.
- Инструкции по документированию Центробанка России.
Нитка для сшивания документов как называется
Для прошивки документов преимущественно используется обыкновенная игла и нить. Полиэфирное волокно представляет собой синтетические волокна, которые изготавливаются посредством формования из расплава полиэтилентерефталата ПЭТ , второй вариант — переработка ПЭТ отходов. Данное волокно также используется для производства лавсановой нити. Полиамидные волокна — синтетический материал, в частности, это капрон, который применяется для получения капроновых нитей. Джут считается наиболее прочным материалом и задействуется для получения банковых джутовых шнуров, которые в дальнейшем нужны для опломбирования при помощи свинцовых пломб.
Как подшивать нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. Как правильно сшить?
Какую документацию нужно прошивать
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Как сшить копии документов?
Сшивание документов делайте прочной нитью на 2–4 прокола. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите их узлом. Наклейте на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления бумажную наклейку в форме прямоугольника. Ее размеры: 40–60 мм х 40–50 мм.
Как правильно сшивать документы для налоговой?
В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
Что такое лента Шибори?
Шибори — это лента из 100% натурального шелка, окрашенная вручную по одной из древних китайских методик. Сначала ёе скручивают, завязывают узелками, складывают особым образом и затем окрашивают разноцветными красками. В итоге шелковая ткань приобретает оригинальный окрас с множественными переходами цвета.
Что такое лента Васи?
Washi (или «васи» по-русски) — это японская бумага, если перевести дословно. А washi tape, то есть «лента из васи», — это нечто похожее на малярный скотч, только гораздо тоньше. Лента делается из полупрозрачной рисовой бумаги.
Как называется лента для фиксации?
Термин «Тейп» произошел от английского tape (teip), в переводе с английского – «лента, тесьма», а точнее «клейкая лента». Таким образом, тейп – это клейкая полоска из ткани (хлопковая или с добавлением небольшого количества нейлона) с внутренним гипоаллергенным клеевым слоем, напоминающая с виду лейкопластырь.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Для чего сшивать документы нитками
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Как прошить оригиналы документов нитками?
Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.
Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:
- кадровых;
- проверочных;
- архивных;
- бухгалтерских.
Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.
Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.
Самые распространенные способы подшивки:
- В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
- В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
- В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
- В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.