Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
В ДОУ и прочих организациях процесс разработки Положения должен носить коллегиальный характер. Это говорит о том, что единолично руководитель фирмы не может разработать документ и применять его. Кроме того, следует учитывать, что акт должен пройти одобрение профсоюза. Такой орган выдает письменное разрешение на использование.
Подписывается Положение руководителем компании, а также лицами, которые имеют в этом заинтересованность профессионального характера. Это сотрудники отдела кадров, юридических подразделений, лица, руководящие отделами, входящими в состав фирмы. Для утверждения требуется вынести соответствующий приказ внутри компании, либо наложить гриф. После утверждения Положения необходимо ознакомить действующих сотрудников с ним.
При устройстве в образовательное учреждение
Для трудоустройства в школу разрабатывается отдельный акт, который включает в себя несколько обязательных положений:
- общие правила;
- поставленные цели;
- гарантии, предоставляемые работнику, которые устраивается на ту или иную должность;
- прохождение комиссии в медицинской организации (обязательное условие);
- документация, которую требуется представить руководству для заключения трудового соглашения;
- правила относительно заключения договоров и зачисления в штат;
- cодержание договоров;
- испытательный срок для педагогов;
- прекращение действия контракта;
- условия, предъявляемые к найму сотрудников в штат;
- заключение.
Оформление трудовой книжки
Одновременно с зачислением работника в штат происходит внесение установленных законодательством записей в его трудовую книжку.
Если устройство на службу происходит впервые, трудовую книжку оформляют в этом же учреждении.
В такой ситуации вначале происходит заполнение титульного листа. Трудовая книжка является официальным документом, содержащим сведения о работе граждан.
В титульном листе трудовой должны содержаться сведения о:
- ФИО сотрудника (полностью, сокращения не допускаются) в соответствии с документами, удостоверяющими личность;
- дате рождения. Для ее записи применяют арабские цифры в следующем порядке: число, месяц и год. Число и месяц записываются двузначным, а год – четырехзначным числом;
- образовании. Их вносят на основании подтверждающей эту информацию документации (диплома, аттестата и т. д.). Если образование неоконченное, основанием для внесения сведений служит действительный на дату записи студенческий билет или справка из учреждения;
- профессии и специальности (основанием также служат подтверждающие бумаги).
После того как гражданином проверены внесенные сведения, он расписывается в трудовой. На первой странице ставится подпись оформляющего книжку работника. Подпись заверяется печатью отдела кадров.
Учтите! В трудовой книжке должны содержаться:
- порядковый номер записи;
- наименование организации;
- запись о том, что сотрудник принят в штат;
- данные о перемещениях, присвоении разрядов и т. п.;
- данные об увольнении;
- подпись представителя работодателя и печать учреждения.
Во время зачисления новых сотрудников кадровики нередко имеют дело с особыми случаями. Например, при заключении договора с несовершеннолетними работниками, иностранцами или при оформлении вакансии по совместительству, есть ряд нюансов:
- Прием на работу иностранцев. Приезжим гражданам, которые не имеют виз, требуется патент на трудовую деятельность. Зачисление по этому допуску возможно только в том регионе, где он был получен. Если иностранец пребывает в России по визе, то готовится специальное разрешение из МВД.
- Устройство по совместительству. Изучается предоставленная работником справка с основного места труда.
- Работа с несовершеннолетними. Требуется обязательное прохождение медосмотров и разрешение родителей.
В остальных случаях процедура приема происходит по стандартной схеме. Наниматель обязан заключить договор, издать приказ и сделать записи в трудовой книге.
О каких госслужащих можно не сообщать
Постановлением Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28.11.2017г. №46 «О некоторых вопросах, возникающих при рассмотрении судьями дел о привлечении к административной ответственности по статье 19.29 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» определено, в частности, что антикоррупционное законодательство, а именно требования ст. 12 Закона № 273-ФЗ новый работодатель бывшего госслужащего обязан выполнять независимо от суммы месячного вознаграждения, назначенного этому госслужащему.
Если должность бывшего государственного служащего на момент заключения с ним трудового договора отсутствует в перечне, утвержденном указом Президента РФ от 18.05.2009 № 557, то сообщение можно не отправлять.
При переводе работника на другую должность или приеме его в порядке внутреннего совместительства в рамках одной и той же компании направлять сообщение по месту прежней госслужбы работника также не требуется.
При заключении договора ГПХ с бывшим госслужащим, сообщение по месту его прежней службы направляется только в случае, когда стоимость работ (услуг) превышает 100 000 рублей.
Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:
- будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
- будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
- работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
- по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
- в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
- в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.
Порядок приема на работу несовершеннолетних
Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.
Принимать на работу несовершеннолетних можно:
- с 16 лет — на общих основаниях, но только для выполнения работ, не способных причинить физический или психический вред, и с обязательным медосмотром;
- с 15 лет — с теми же ограничениями + при условии получения общего образования и только на легкий труд в свободное от учебы время;
- с 14 лет — с теми же ограничениями, что и с 15 лет, и при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителей) и органов опеки и попечительства.
Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.
Какие вопросы включить в программу и инструкцию вводного инструктажа?
Чтобы программа вводного инструктажа отвечала требованиям организации, в нее в дополнение к примерной программе желательно внести еще ряд вопросов. Вот некоторые из них:
- особенности заключения трудового договора и его связь с тарифно-квалификационным справочником;
- опасные и вредные производственные факторы, воздействующие на работника;
- порядок допуска к самостоятельной работе;
- условия, при которых наступает ответственность работника;
- правила взаимоотношений с инспекторами государственных структур в случае проведения проверки;
- дисциплинарные взыскания за нарушение правил внутреннего трудового распорядка и охраны труда;
- последствия невыполнения требований по режиму рабочего времени;
- перерывы для отдыха и питания;
- процедуры для установления факта употребления работником алкоголя и состояния опьянения.
В программу инструктажа необходимо также добавить раздел «О лицах, командированных в организацию, сотрудниках сторонних организаций и выполняющих работу по гражданско-правовому договору». Ведь даже если работники трудятся исключительно в офисе, в его помещении периодически могут производиться различные работы. Это и техническое обслуживание кондиционеров, и косметический ремонт помещений, и ремонт сантехнического оборудования, установка рекламы, и т. д.
Прием на работу сопровождается проверкой персонала, которая осуществляется по таким параметрам:
- уточняются данные на достоверность, указанные в резюме;
- определение подлинности поданных документов;
- проверка данных из биографии, чтобы выявить возможные факты, наличие которых недопустимо для замещения конкретной должности;
- просмотр рекомендаций от предыдущего работодателя и проверка достоверности оценочных данных;
- уточняется, не является ли соискатель ранее судимым, правонарушителем, имеет ли взыскания в виде штрафов;
- изучается кредитная история.
Процесс проверки имеет три степени:
- Поверхностная. Ее целесообразно проводить, если предстоящая должность не касается ответственности за материальные ценности. В этом случае проводится лишь сверка личных данных и определяется, существуют или отсутствуют конкретные факты, не совместимые с приемом на работу.
- Средняя степень. Кроме осуществления поверхностной, проводится собеседование с использованием методики определения, насколько искренне соискатель отвечает на вопросы. Представленные данные и результаты собеседования анализируются, и работодатель принимает решение: принять или отказать.
- Глубокая проверка необходима при приеме на материально ответственную должность и (или) предусматривающую необходимость принятия управленческих решений. Применяются все изложенные выше методы, а также изучается круг знакомых, соседей, проводится опрос их мнения о кандидате. В числе опрашиваемых может быть участковый по месту проживания соискателя. В особых случаях может применяться полиграф. Полученная информация является основой для проведения тщательного анализа и составления психологического портрета. В зависимости от того, насколько он соответствует критериям для положительного решения, делается окончательный вывод о судьбе кандидата на должность.
Какие дополнительные требования можно установить в Положении о приеме
Фактически, затребовать у соискателя не предусмотренные в ст.65 ТК РФ документы работодатель не имеет права, если это не закреплено в соответствующем нормативном акте. Именно поэтому в Положении о приеме наниматель должен перечислить не только основные, но и дополнительные, не противоречащие закону, условия для трудоустройства претендента, в том числе – документы, связанные со спецификой работы, и требуемые отраслевыми нормативными актами (например, определенные медсправки).
Также работодатель может установить в Положении требования к соискателю, которые не нашли отражения в трудовом праве, но являются существенными и характеризующими при оценке и выборе кандидата на вакантную должность. Такими требованиями, к примеру, могут стать:
- тестирование перед трудоустройством — сегодня это актуальный тренд при подборе персонала, который помогает выявить истинный уровень подготовки соискателя, его соответствие требованиям, предъявляемым к исполнителю вакантной должности;
- предъявление характеристики с предыдущего места работы — для подтверждения уровня квалификации и способности выполнения конкретных задач;
- наличие загранпаспорта (для специалистов, чья работа связана с загранкомандировками);
- наличие удостоверений, подтверждающих необходимую квалификацию специалиста или прохождение профобучения и т.д.
5.1. Целью проведения телефонного интервью является:
— уточнение информации, предоставленной соискателем в резюме;
— отбор кандидатов, наиболее соответствующих требованиям, указанным в Заявке, для приглашения на собеседование в Компанию или передачу лицу, ответственному за Заявку.
5.2. На основании информации, полученной от соискателя, интервьюером формируется Характеристика кандидата (Приложение 2).
5.3. При невозможности проведения первичного собеседования в Службе персонала резюме кандидата и Характеристика передается на рассмотрение лицу, ответственному за Заявку.
Заключение трудового договора
- Заключение трудового договора происходит после процедуры полного оформления необходимых документов.
- Сторонами при заключении трудового договора являются работник и работодатель, но могут быть и участники- профсоюзы.
- Заключение трудового договора закрепляет за каждой из договорных сторон определённые права и обязанности.
- Работник обязуется выполнять свою работу или служебные обязанности строго придерживаясь внутреннему распорядку, установленному работодателем, выполнять установленные нормы труда , соблюдать технику безопасности.
- При этом, работник имеет право на своевременную оплату труда, на положенный законами отдых, право на повышение своей квалификации и прочий перечень, предусмотренный ТК РФ.
- Работодатель, согласно трудовому договору обязан предоставить работнику достойную и полную оплату за выполненную работу, обеспечить работника социальным страхованием, соблюдать трудовое законодательство в полном объёме, улучшать бытовые условия работника и многое другое.
- Работодатель имеет право изменять и расторгать трудовые договора в определённых случаях, совместно с профсоюзом работников вести коллективные переговоры, поощрять или наказывать работников материально и дисциплинарно, согласно положениям Трудового кодекса РФ.
Ответственность за неоформление трудовых отношений
Работодатель должен быть готов к тому, что в случае ненадлежащего и несвоевременного оформления трудовых отношений ему придётся отвечать перед законом. Для работодателей предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность.
Ответственность по субъекту разделяется на два вида:
- Ответственность должностного лица (ряда сотрудников, для которых официальное оформление наёмных работников является прямой должностной обязанностью). Они отвечают перед руководством предприятия, санкции по закону не предусмотрены.
- Ответственность работодателя в статусе юридического лица.
Административная ответственность наступает в том случае, если работодатель уклоняется от оформления трудового договора с работником или заключает его ненадлежащим образом.
Такая ситуация подразумевает наложение следующих штрафов:
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица — от 5 до 10 т. р.;
- для юридических лиц — от 50 до 100 т. р.
Если это уже не первое подобное нарушение, то сумма штрафов значительно возрастает. Если трудовая деятельность неоформленного работника продолжается длительное время, нанимателю грозит уголовная ответственность за уклонение от уплаты налогов и сборов (ст. 199.1 УК РФ). В таком случае провинившимся грозит штраф до 300 т. р. или лишение свободы с возможным запретом на дальнейшее ведение деятельности в данной сфере.
Порядок приема на работу: пошаговая инструкция
Правильно оформленные кадровые документы защитят работодателя от претензий Трудовой инспекции и судебных разбирательств. Мы составили простую пошаговую инструкцию для предпринимателей, которым нужно принять на работу сотрудника и самостоятельно оформить все бумаги.
Нового сотрудника уволили за прогулы: отработав одну смену, он исчез на 2 недели. А затем подал иск в суд, требуя восстановить его в должности.
Свое требование работник мотивировал тем, что «не знал о необходимости ходить на работу каждый день». Как ни парадоксально, суд удовлетворил его иск.
Причина непопулярного решения – в оплошности работодателя, который не ознакомил хитроумного сотрудника с трудовым распорядком под роспись.
Чтобы избежать подобных проблем, следуйте правилам приема на работу новых сотрудников. Каким – расскажем в нашей статье.
А если у вас нет времени изучать тонкости кадрового документооборота — но и собственного HR-отдела тоже нет, советуем воспользоваться помощью специалистов Главбух Ассистент.
Они помогут правильно оформить или уволить сотрудника, наведут порядок в учете и отчетности компании, решат вопросы, связанные с налоговой.